Digitale flytterapporter Digitale flytte rapporter via tablet Boligselskaber i Danmark
Data flow Lokal afd. Hovedkontor Database Lejer/ fraflytter Entreprenører Lejer/ fraflytter
Processerne Lejer/ fraflytter Lokal afd. AAB hovedkontor Digitale flytterapporter oprettes via systemet hvor alle priser og mål er indtastes på forhånd Entreprenører
Hovedkontor Modtager opsigelse fra lejer Opretter en digital flytte sag hvor priser og m2 mål er tastet ind på forhånd Der sendes info til lokal afd. og entreprenører om flytningen inkl. deadlines Datoer for fraflytning og indflytning er synlige i systemet Sender en inspektør som laver syn sammen med fraflytter via en tablet Alt dokumentation skrives ind på stedet via opkobling på server Der sendes info om synet til lokal afd. og entreprenørerne. Fraflytter får besked om omkostninger i forbindelse med fraflytningen via systemet Entreprenører får rekvisitioner via systemet efter synet er lavet. Godkender alle faktura fra lokal afdelingen via systemet.
Lokal afdelingen Modtager flytte sagen direkte fra hovedkontor inkl. deadlines Efter syn fra inspektør modtager lokal Afd. Kopi af alle rekvisitioner til alle entreprenørerne. Modtager overslagspriser for alle faggrupper via systemet. Tidsplanen bekræftes af entreprenører til lokal afdelingen Varmemester ordner alt det praktiske med fraflytter og tilflytter Godkender faktura fra entreprenører via systemet
Entreprenører Modtager info fra systemet via hovedkontoret ang. deadline Modtager rekvisitioner på arbejder efter syn er foretaget Bekræfter tidsplanen overfor lokal Afd. Udfører arbejdet i henhold til tidsplan og andre faggrupper Sender faktura til lokal afdelingen på baggrund af rekvisitioner
System specifikationer Administrations-systemet bygges på en Microsoft platform (.NET) Den mobile del vil blive udviklet som en ”cross-app” og vil virke både på IOS (iPhone og iPads), Androids, Blackberrys m.fl. Systemet vil være webbaseret og tilgængeligt blot man har en netforbindelse Der vil især blive lagt vægt på brugervenlighed og hastighed.
Fordelene Indtastningen laves kun 1 gang i systemet Forenklet arbejdsproces for alle involverede parter - ingen papirer som skal flyttes imellem hænder de involverede parter Synsmanden kan laves alt arbejdet på stedet og behøver ikke lave indtastninger på kontoret efterfølgende lokal afd. skal ikke bruge tid og ressourcer på det administrative arbejde i forbindelse med flyttesager Entreprenører skal kun fokusere på at overholde tidsplanen – unødvendige omkostninger i forbindelse med prissætning og besigtigelse minimeres Der kan laves prisaftaler med entreprenørerne når priserne skal lægges ind i systemet sådan at afdelingen ved hvad tingene koster i en periode Der kan faktureres hurtigere og mere korrekt da priserne er indtastet på forhånd