Leverandørmøde D. 10. februar 2012 Leverandørmøde

Velkomst og præsentation • Indkøbsfællesskabet Sjælland – Et fællesskab bestående af 14 erhvervsskoler • Selandia CEU - værtsinstitution • EUC Nordvestsjælland • TEC • Københavns Tekniske Skole • Erhvervsskolen Nordsjælland • Roskilde Slagteriskole • Hotel- og Restaurantskolen • CELF • Campus Bornholm • CPHWest • Køge Handelsskole • SOSU Sjælland • SOSU Nykøbing Falster • SOSU C • Ansatte i fællesskabet – Karina With, Indkøbschef, cand.jur. – Camilla Larsen, udbudsjurist, cand.jur. – Steen Groth-Olsen, cand.jur. – Pia Jeppesen, udbudskonsulent – Stinnah Langholm, udbudskonsulent (Barsel) – Lene Lindenholt (vikar)

Indledning • Indkøbsfællesskabets første leverandørmøde på computere og tilbehør • Målsætning for indkøbsfællesskabet Sjælland – Målet er at modtage input til udarbejdelse af endeligt udbudsmateriale. • Sikre en kravspecifikation med en konstruktion, som reelt er attraktiv at byde ind på – Vi vil gerne have Jeres faglige input • Sikrer seriøst udbudsmateriale • = seriøse tilbud • = godt resultat

Hvordan konstruktivt samarbejde? • Vores kompetencer – Professionel udbudsproces – Fagligt kompetente medarbejdere på skolerne med forskellige interesser - deltager via brugergruppemøder • De kender behovene! • Jeres kompetencer – Faglighed omkring computere og tilbehør • I kender markedet og Jeres produkter! • Tilsammen har vi det bedste resultat!

Hvordan konstruktivt samarbejde? • Vores kompetencer – Professionel udbudsproces – Fagligt kompetente medarbejdere på skolerne med forskellige interesser - deltager via brugergruppemøder • De kender behovene! • Jeres kompetencer – Faglighed omkring computere og tilbehør • I kender markedet og Jeres produkter! • Tilsammen har vi det bedste resultat!

Udbudsprocessen • Spørgsmål og svar periode – Vi betragter Jeres spørgsmål som ny viden, som er med til at sikre Jeres seriøse bud • Modsat holdning – Irritation over at vi evt. skal ændre de krav, der er fastlagt

Markedet for computere og tilbehør • Vi er meget interesserede i at høre, hvordan markedet for computere og tilbehør bevæger sig? • Vi forestiller os en prisregulering baseret på dollarkursen på computere. Måske anderledes med skærme og tilbehør? • Eks. Alle kender markedet for benzin – Den er afhængig af dollaren, oprør i Mellemøsten etc. • Hvordan er markedet for computere og tilbehør? – Bevægeligt? – Forudsigeligt? – Afhængigt af priserne på andre markeder?

Udfordringer • Hvordan bliver I skarpest på prisen? • Hvad har I behov for? • Eks. – Forsikring? (Forsikringsdækningen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på 5 mio. danske kr., og evt. selvrisiko må ikke overstige danske kr. pr. skade.)

EU-udbud på computere og tilbehør • Udbuddet vil ske i form af rammeaftale • Det forventes, at der bliver valgt én leverandør pr. delaftale. • Det forventes, at aftalerne bliver 2-årige med optioner på 2 x 1 års forlængelse

Rammeaftalen • Forventes opdelt på 4 delaftaler: 1.Bærbare computere 2.Stationære computere 3.Skærme 4.Tilbehør • Tildelingskriteriet på delaftale – Økonomisk mest fordelagtige tilbud • Pris • Kvalitet • Tildelingskriteriet på delaftale – Laveste pris • Alle kontraktuelle forhold, herunder leveringsbetingelser vil være kendt og givet på forhånd.

Kravspecifikation og tilbudsskema • Arkopdeling af kravspecifikation og tilbudsskema for delaftalerne bærbare og stationære computere: – Generelle mindstekrav – Funktionelle mindstekrav – Beskrivelse af de ønskede maskiner • Arkopdeling af skærme og tilbehør for delaftalerne skærme og tilbehør: – Generelle mindstekrav – Beskrivelse af de ønskede skærme og tilbehør

Forventelig tidsplan AktivitetDato Forventet publicering via februar 2012 Udløb spørgefrist13. marts 2012 Tilbudsfrist (forventelig)27. marts 2012 Tildeling (forventelig)30. marts 2012 Stand still (forventelig)Frem til 10. april 2012 Kontrakttildeling (forventelig)11. april 2012 Kontrakt ikrafttræden (forventelig)15. april 2012

Dialog omkring tekniske beskrivelser • Hvad skal der til, før I kan byde seriøst på vores kravspecifikation? • Hvordan sikrer vi, at varerne bliver de bedste og billigste? • Hvilke udfordringer, har I erfaret – Virker? – Virker ikke?

Beskrivelse af bærbare computere – delaftale 1 Vi forventer at kravspecifikationen er opdelt på følgende måder • Generelle mindstekrav – gældende for samtlige maskiner • Funktionelle mindstekrav – gældende for samtlige maskiner • Bærbare computere – Vi forventer, at følgende er omfattet delaftalen: • Lille bærbar (ca. 12”) • Mellem bærbar (ca. 14”) • Stor bærbar (ca. 15,5”) • Ekstra stor bærbar (ca. 17”) • Elevmaskine (ca. 14”) – som skal kunne videresælges til eleverne • Ultrabook – En del optioner til de bærbare, f.eks. dockingstationer, ekstra strømforsyninger, ekstra batterier, RAM, tilkøb af on-site service på 36 mdr. m.v.

Beskrivelse af stationære computere – delaftale 2 Vi forventer at kravspecifikationen er opdelt på følgende måder • Generelle mindstekrav • Funktionelle mindstekrav • Stationære computere – Vi forventer, at følgende er omfattet delaftalen: • 2 maskiner – Alm – Maskine til brug for CAD eller tilsvarende – Optioner til de stationære, f.eks. andre typer harddiske (SSD) og RAM.

Beskrivelse af skærme – delaftale 3 Vi forventer at kravspecifikationen er opdelt på følgende måder • Generelle mindstekrav • Skærme – Vi forventer, at følgende er omfattet delaftalen: • 4 størrelser – Min. 22” – Min. 23” – Min 24” – Min 27”

Beskrivelse af tilbehør– delaftale 4 Vi forventer at kravspecifikationen er opdelt på følgende måder • Generelle mindstekrav • Skærme – Vi forventer, at følgende er omfattet delaftalen: • Mus • Tastatur • Computertasker • USB Memory sticks • osv-.

Beskrivelse af tilbehør– delaftale 4 Vi forventer at kravspecifikationen er opdelt på følgende måder • Generelle mindstekrav • Skærme – Vi forventer, at følgende er omfattet delaftalen: • Mus • Tastatur • Computertasker • USB Memory sticks • osv-.

Produktgaranti • Forskelligt pr. delaftale (forventeligt) • Bærbare computere – Produktgaranti og service på 36 måneder, hvor der er mulighed for tilkøb på on-site service • Stationære computere – Produktgaranti og on-site service • Skærme – Produktgaranti og on-site service • Tilbehør – Alm. produktgaranti på 36 måneder.

Levering • Distribution – Aflæsning – egen palleløfter skal medbringes • Levering? – Fejlleveringer? – Fri levering – uden beregning? • Betydning for prissætning af varer?

Miljø • Generelle miljøkrav, som I generelt overholder? • Findes der generelle standarder? • Findes der branchebestemte standarder?

Spørgsmål • Har I nogle spørgsmål til os?