Digital post til virksomheder Tina Elkjær, Jobcenter Sekretariat Tonny Andreasen, IT- og digitalisering

Disposition Fakta om Jobcenter Aalborg En case og dertil hørende arbejdsgange Hvorfor skal vi gøre det Aalborg Kommunes tekniske setup Overvejelser om metadata Standardisering og formidling Aktører

Jobcenter Aalborg Organisering Jobcentret er placeret i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen. Jobcentret består af Jobcentersekretariatet, 4 lokale jobcenterområder og de kommunedækkende enheder: Jobbutikken, Virksomhedscentret og Job- og Vejledningscentret, Jobcenter Integration, Jobcenter Ung, Revalideringscenter Aalborg, Projektafsnittet og Sprogcentret. Kerneopgaver i Jobcenter Aalborg samarbejde med ledige og virksomheder om at bringe ledige (tilbage) på arbejdsmarkedet samt servicere og imødekomme virksomhedernes behov. Jobcentrets omdrejningspunkt bliver den enkelt borger, hvor samtaler, indsatser, og virksomhedskontakt er nogle af redskaberne til at sikre: at borgeren kommer i arbejde, at lovgivningen på området overholdes, at virksomhedernes behov for arbejdskraft tilgodeses samt sikring af korrekte refusioner så det økonomiske grundlag for indsats er tilstede.

Aalborg i tal Indbyggertal 203.475 personer per 01.01.2013 30 % af alle borgere over 15 år i Aalborg er tilmeldt Digital Post 37 % af de ledige i Aalborg er tilmeldt Digital Post 300.000 breve udaf 450.000 mulige sendes via Fjernprint (2013) heraf går cirka 22 % i Digital Postkasse Af de 300.000 breve sendes ca. 96.000 fra job-centret, hvoraf ca. 41 % går i digital post Antal virksomheder med ansatte i Aalborg Kommune cirka 10.000 Antal borgere i berøring med Jobcentret 23.270 personer Ledige målgruppe 2.1 -2.3 er 11.847 hvoraf 6664 personer er på kontanthjælp

Arbejdsgangen Samtaler, indsatser og virksomhedskontakt Jobcentrets daglige arbejde består i høj grad af samtaler med borgere, der afstedkommer kontakt til virksomheder, der langt hen ad vejen resulterer i en konkret indsats. Hvis udgangspunktet er borgere på kontanthjælp i målgruppe 2.2 og 2.3

Arbejdsgangen er som følger: JC indkalder borger til samtale via brev fra fagsystem. JC udarbejder en jobplan, der sendes som brev borger Borger returnerer brevet med underskrift JC kontakter virksomhed – oftest telefonisk – for aftale om etablering af VIP JC udsender blanket fra fagsystem for dokumentation for forholdstallet. Virksomhed underskriver og returner JC udsender blanket fra fagsystem for dokumentation af høring af ansatte. Virksomhed og medarbejderrepræsentant underskriver og returnerer

Arbejdsgangen fortsat… JC udarbejder 1 tilbudsblanket samt vejledning i 3 kopier (borger, virksomhed og JC). Alle 3 parter underskriver alle 3 blanketter og beholder hver en kopi. JC udarbejder timesedler som virksomhed og borger løbende 1 gang pr. måneden udfylder og returnerer til JC, som evt. videresender til YK til brug for evt. sanktionering i ydelsen. JC vurderer om borger og virksomhed kan være berettiget til at modtage hjælpe til hjælpemidler, arbejdspladsindretning, personlig assistance m.v. Der kan evt. være tale om et udlån til borger eller virksomhed, der så skal underskrive en fremsendt erklæring og returnere til JC

Særligt omkring mentor… JC vurderer om borger er berettiget til brug af mentorordning forud for opstart Virksomheden kan af egen drift og på opfordring ansøge om mentorordning via blanket fra f.eks Virk.dk JC vurderer tilsendte blanket og giver en evt. bevilling på side 3 af tilsendte blanket, som sendes til virksomhed eller uddannelsesinstitution JC fremsender besked om afgørelse via brev i fagsystem til borger JC tilretter ved bevilling føromtalte jobplan i fagsystemet, sender til borger, der underskriver og returnerer Virksomheden fremsender anmodning om udbetaling af mentorbevilling til JC fra virk.dk vedlagt dokumentation i form af lønsedler fra berørte medarbejdere.

Blanket/brev Bemærkning Skematisk oversigt -over kommunikationen af breve og blanketter mellem borger, virksomhed og Jobcenter Blanket/brev Borger Virk-somhed Job-center Bemærkning Indkaldelse til samtale X Kræver intet svar Jobplan Borger underskriver og returnerer til Jobcenter Blanket om forholdstal Virksomhed underskriver og returnerer til Jobcenter Blanket om høring Virksomhed og medarbejderrepræsentant underskriver Tilbudsblanket Alle 3 parter underskriver samme blanket Timeseddel Borger og virksomhed underskriver

Volumen på arbejdsgangen Proceduren gentages, hvis der er tale om forlængelse udover den først aftale periode, der som oftest kan være max. 13 uger. Ved hver etablering af VIP dannes der i gennemsnit 7 blanketter og breve, hvoraf de 4 som minimum er til virksomheden – og ved forlængelse fremsendes der nye blanketsæt. Der dannes yderligere 4 blanketter til virksomheden, hvis der etableres mentorordning ifm. VIP I Jobcenter Aalborg har vi følgende tal til rådighed på området: De 6664 borgere på kontanthjælp, skal som minimum efter nuværende lovgivning indkaldes skriftligt til samtale i JC hver 3. måned. Dette giver i alt 26.656 forsendelser. Potentielt kan alle disse samtaler føre til en virksomhedsrettet indsats, der afstedkommer et gennemsnit på 7 forsendelser i alt 186.592 jf. tidligere beskrevet arbejdsgang Det bør også bemærkes at der i ovenstående arbejdsgang kun er taget udgangspunkt i etablering af virksomhedspraktik for 2 af Jobcentrets 14 målgrupper. Lignende arbejdsgange er tilstede for andre målgrupper og med Kontanthjælpsreformen per 01.01.2014 vil volumen forøges.

IT- understøttelse og digitalisering Jobcentrets kerneopgaver er langt hen ad vejen IT-understøttet dels for at sikre overlevering af data til rette instanser og dels for at understøtte den daglige arbejdsgang. Der anvendes i stor stil elektroniske blanketter og standardbreve, der via fjernprint sendes til borgere og virksomheder. Mængden af elektronisk post er stigende, og der vil fortsat være noget at hente, hvis disse i højere grad var tænkt ind i en sammenhængen og forlængelse af arbejdsgangen. Digitaliseringsgraden skal give mening Jobcenter Aalborg vil rigtig gerne den øgede digitalisering; det giver god mening for mange. Men vi er kun halvvejs i mål. Det kan være vanskeligt at forsvare en kanalstrategisk tanke om, at alle forsendelse skal være digitale i afsenders ende, hvis ikke det er muligt i modtagers ende. Ved føromtalte eksempel beder vi som Jobcenter borger og virksomhed om at printe vores elektroniske forsendelse, påføre fysisk underskrift, for herefter at sende den til os. Da Aalborg Kommune i denne sammenhæng selv er en virksomhed, ser vi fortsat helst breve fremsendt med PostDanmark, da vi endnu som virksomhed ikke er klar til at håndtere fordelingen af indgående elektronisk post. Virksomheden Aalborg Kommune har kun 1 sikker postkasse knyttet på CVR- nr., og mængden og kompleksiteten i den indgående post fordrer væsentlige ressourcer til håndtering og fordeling.

Der er plads til forbedring og forenkling - men hvor giver det mest mening at starte: Er det føromtalte blanketter dels pga volumen og dels pga kompleksiteten Er det alle blanketter på en gang eller ud fra en prioritering Er lovgiver eventuelt indstillet på en påkrævet forenkling af regler på området Er der behov for en sondring mellem virksomhedernes behov og myndighedernes behov Er der fortsat et behov for blanketter eller kan disse på kort eller lang sigt erstattes af egentlige selvbetjeningsløsninger Er der gevinster at hente uanset om der er tale om en virksomhed eller en myndighed - Og hvorfor skal vi gøre det: Aalborg Kommune har et klart politisk mål om at være en erhvervsvenlig kommune, hvor servicering af virksomheder på forskellig vis er omdrejningspunkt for det daglige arbejde. Set i lyset af kontanthjælpsreformen forudser vi en ikke uvæsentlig stigning i antallet af tidligere omtalte placeringer, hvor vi kan se, at en øget elektronisk og digitaliseret arbejdsgang vil hjælpe vores virksomheder, os selv som virksomhed og os selv som myndighed. Mon ikke andre kommuner har samme overvejelser…

Vores tekniske setup Den fælles kommunale digitaliseringsstrategi Indsats 2.4 : Ny generation af forretningssystem på beskæftigelsesområdet Aalborg Kommunes arbejdsmarkedssystem Workbase - i drift siden november 2010 Fjernprint Doc2Mail – i drift siden november 2011 Egen udviklet fordelingsmotor (Input Manager) 30 % af borgerne (o 15  år) er tilmeldt digital post i ak (28 % på landsplan)   Af ledige er 37 % tilmeldt – landsplan 37 %  KK og Århus 41 % og Nordjylland 34 %

Overvejelser omkring metadata Input management i virksomheden Modtagelse af evt. svar i job-centret Afsender: CVR Ang-Person: CPR Ang-Virksomhed: CVR P-nummer Ang-Emne: KL-e + evt. FORM) Evt Blanket: Blanketnummer Standardbrev: Brevtype Sagsoplysninger (om det brev, der svares på) Sagsbærende system Sagsnummer Dokumentnr Virksomhedoplysninger Afsender: CVR Personoplysninger Ang-Person: CPR

Standardisering og formidling af metadata For hvert sagsområde/sektor: Job-centrene, miljø, Skat, Arbejdstilsynet etc. Kun ét autoriseret sæt af metadata Metadata – uanset sektor Skal findes i en og kun en offentlig database Myndigheder skal kunne lægge nye data (definitioner) ind Myndigheder og private virksomheder skal kunne hente definitioner til deres input og output management systemer Stilles til rådighed for kommunerne via serviceplatformen

Aktører Digitaliseringsstyrelsen KL Kommunerne Leverandører Igangsætter og organiserer processen for alle offentlige myndigheder - stat, regioner og kommunerne KL Driver og organiserer processen for landets kommuner Prioritering af områder – hvor skal vi starte? Understøttelse/ sammenhæng til den kommunale digitaliseringsstrategi og rammearkitektur Igangsættelse og aftaler med f. eks. KOMBIT Kontakt til Digitaliseringsstyrelsen Kontakt til de relevante leverandører Kommunerne Stiller faglig ekspertice til rådighed Har ansvaret for at implementere standarderne og indkøbe de nødvendige systemer Leverandører Skal implementere de aftalte standarder Fagsystem-leverandørerne Fjernprint-leverandørerne Sikkerpost/IO-management leverandørerne

Skal vi ikke se at komme i gang? Hvad så nu? Skal vi ikke se at komme i gang?