dekansekretariater i den nye organisering Styregruppemøde 25. maj 2018 Dekan Rasmus Antoft

Fakultetets kerneopgave Skabe og understøtte en fælles faglig referenceramme for hovedområdet Intern profilering Ekstern profilering Skabe og optimere fælles rammer for kerneopgaverne på hovedområdet Sikre koordinering på tværs af enheder og fagligheder på hovedområdet Igangsætte og drive udvikling af hovedområdet

Sekretariatets kerneopgaver (opgavetyper) At understøtte dekanatet proaktivt og reaktivt i alle dekanatets aktiviteter, fx via: Radar / overvågning af tendenser, initiativer og arrangementer på relevante områder Rådgive og understøtte dekanatet vedr. eksterne sager (fx. Mødeforberedelse, mødedeltagelse, interessevaretagelse, profilering, mv.) Rådgive og understøtte dekanatet vedr. AAU-sager (fx. Direktionsmøder, interne processer, igangsætte og lede projekter, Fakultets strategi, Viden for Verden, mv.) Til enhver tid at sikre relevant ledelsesinformation og leverancer til dekanaterne fra resten af organisationen Sekretariatsbetjene dekanatets ledelsesfora AR, FSU, FL, DM, Sekretariatsbetjene dekanatets planlagte og ad hoc møder (med interne og eksterne). Praktisk understøttelse af dekanatets (og sekretariatets) aktiviteter ved fx kalenderbooking, mødeforplejning, frugtordning, printerrum, kontorartikler, logistik, mv.

Snitflader til FS og institut-administration Otte principper at arbejde videre med… Dekansekretariaternes fokus er på understøttelse af dekanaternes strategiske arbejde. At dekanen er ansvarlig for et område, er ikke ensbetydende med, at administrationen skal ligge i sekretariatet (da dekanerne er ansvarlige for stort set alt, som ikke ligger direkte hos Rektor) Dekansekretariaterne skal IKKE opbygge egne specialistkompetencer ift. HR, IT, Jura, Journalisering, (drifts)økonomi, Campus Services etc. – behov for kritisk masse Hvor det er muligt skal administrative opgaver, der kan standardiseres, løses uden for sekretariaterne – behov for særlige driftsmæssige kompetencer og viden Det skal afklares hvorledes og hvornår der kommunikeres i hvilke mønstre (1-5-19/ 1-5+19) (fx hvilke høringer og indstillinger skal forsat koordineres af dekansekretariatet og hvilke kan gå direkte til institutterne) – dekansekretariater skal involveres ved eksterne/centrale interessenter Der skal være en ret/mulighed fra dekanaterne og sekretariaterne til at kunne trække oplysninger fra FS til understøttelse af det strategiske arbejde. Desuden skal der være en pro-aktivitet (initiativpligt) fra FS til at gå i dialog med dekanaterne og dekansekretariaterne ved ”driftsmæssige udfald” (eks. økonomi) Der må tilstræbes et vist mål af ensartethed i disse principper på tværs af de fem sekretariater. I sidste ende er det direktionen på baggrund af indstilling fra dekanerne, der træffer beslutning om, hvilke opgaver, der skal løses i dekansekretariaterne. 1-5-19?   Grundprincipper for organisering af opgaverne i sekretariatet

Køreplan frem mod etablering af de nye sekretariater - aktiviteter og deadlines Arbejdet i den nye arbejdsgruppe? Bemanding af gruppen – dekanerne med understøttelse fra de kommende sekretariatsledere Leverance – RA oplæg for styregruppen Deadlines – afklares med projektleder Koordinering på tværs af dekaner og kommende sekretariatsledere Behov for møde mellem alle ovenstående?