Ændr 2. linje i overskriften til AU Passata Light 2. JUNI 2016 AARHUS UNIVERSITET AU FÆLLES BESLUTNINGSMODEL - FOR PROJEKTER DER KAN INVOLVERE AU IT VEDTAGET AF LEA 1

Den fælles beslutningsmodel er sat i værk for at: 1. Gøre det rigtige 2. Gøre det rigtigt 3. Skabe større synlighed og transparens MÅLET 2

1) Overblik 2) Prioritering 3) Gennemførelse HVAD? 3

HVORFOR? 4

Beslutningsmodellen består af følgende 6 beskrivelser: 1. Fra ide til prioriteret projekt for henvendelser der kan involvere AU IT 2. Porteføljeindgange i AU IT 3. Forventninger til systemanvendelsen 4. Prioritering af projekter med IT - Årshjul 5. Beslutningsprincipper 6. Beslutningskompetence i rollerne omkring projekt og porteføljestyring HVORDAN? 5

Den fælles beslutnings- model inkluderer desuden en fælles projektmodel. Samt en værktøjskasse med fælles skabeloner og tjeklister. HVORDAN? 6

​ Fælles beslutningsmodel Modellen gælder for alle projekter, der kan involvere AU IT - også før et projekt får brug for AU IT’s ressourcer. HVEM? Fælles IT projektmodel Modellen skal benyttes for alle prioriterede projekter, der har en projektleder, uanset projektlederens organisatoriske tilhørsforhold. 7

ALLE skal: ændringshåndtering statusrapportering HVILKE PROJEKTER I PRAKSIS? 8

Projekterne SKAL: 1. følge den fælles projektmodel. › Projektinitieringsdokumentet (PID) er projektets ramme og SKAL udarbejdes. › Minimumsleverancerne SKAL gennemføres. Porteføljeudvalget i AU IT (PFU) kan godkende afvigelser. › PFU skal se alle PID med henblik på metodemæssig godkendelse. › PFU skal godkende arkitekturleverancer i projektet. 2. arbejde med ændringshåndtering i hele projektets livscyklus. › Hvis det ikke er beskrevet i de godkendte projektrammer, er det en ændring. 3. have en styregruppe. › AU IT ledergruppen skal være repræsenteret i styregruppen. 4. udpege én overordnet ansvarlig projektleder i de projekter, der har mere end en. 5. statusrapportere månedligt til PFU › Projekterne SKAL benytte den fælles skabelon og SKAL aflevere den 5 i hver måned. 6. tildeles ressourcer fra alle deltagende organisatoriske enheder, således at projektet kan gennemføres inden for de godkendte projektrammer. HVAD BETYDER DET FOR PROJEKTERNE? 9

Vi tager den fælles beslutningsmodel i brug NU! HVORNÅR? 10

Besøg medarbejdere.au.dk/beslutningsmodel for mere information.medarbejdere.au.dk/beslutningsmodel Alle projektledere bliver kontaktet med henblik på en gennemgang af projektmodellen og en snak om, hvordan den kan bruges sammen med deres projekt. Der gennemføres styregruppekursus i efteråret 2016 for: LEA LEA udpeger funktionschefer og andre relevante deltagere funktionscheferne udpeger projektledere Har du spørgsmål, kan du kontakte Nanna Garner fra Porteføljeenheden i AU IT HJÆLP OG SPØRGSMÅL? 11

Find de dokumenter, der er en del af den fælles beslutningsmodel, men som ikke er præsenteret. Dokumenterne kan gennemgås enkeltvis via link på slide 4 og 5 eller efterfølgende, når præsentationen er gennemgået. Hvis man klikker på bilaget sendes man tilbage til slide 4/5 i præsentationen. BILAG 12

Forventninger til systemanvendelsen ​ Efterår: ​ Struktureret indsamling af ønsker og forventninger både for systemforvaltning og projekter. 1) prioriterer ressourcefordeling mellem projekter og systemforvaltning. 2) lister hvilke projekter, der prioriteres. 3) lister hvilken prioriteringsrækkefølge projekterne skal have. Forår: ​ Fokus på ændringer og nye ønsker. ​ Revideret oplæg til prioritering for Q3 og Q4 samme år. 13

​ Årshjul 14

​ Prioriteringsprincipper for projekter Projektprioritering sker af den samlede portefølje. 4 prioriteringsprincipper for projekter: - Ressourcetilgængelighed - Effekt. - Konsekvens ved ikke at gennemføre projektet. - Projektafhængighed i projektleverancer. Der planlægges med en BUFFER 15

​ Beslutningskompetence i rollerne i forbindelse med porteføljestyring 16

​ Bilag: Projektmodellen I 17

​ Projektmodellen 18 Minimumsleverancer

AARHUS UNIVERSITET AU 19