Projektmanagement PV 9Efteråret 2012 Datalogi og Software Lars Peter Jensen, Billede: © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

 Konflikthåndtering, oplæg fra grupper  Værktøjer til ressourcestyring – Traditionelle tidsplaner, ressourceplaner, milepælsplaner.  Projektledelse  Gruppearbejde Indhold © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Læringsmål  At få ideer til hvordan konflikter bedst kan håndteres  På kort sigt at blive i stand til at afprøve en række redskaber til projektstyring og projektledelse  På længere sigt at kunne redegøre for redskabernes anvendelse i gruppen og reflektere over potentialerne i forhold til jeres fremtidigt projektarbejde. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Få styr på ressourcerne © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Projektledelse (management) §Projekteter og deres mål og rammer §Management af tid (tidsplaner) § Management af mennesker

Projektarbejde Et projekt er karakteriseret ved: §En unik engangsopgave, som indeholder mange og komplekse aktiviteter og derfor kræver mange projektmedarbejdere med forskellige kompetencer.  Projektet er målorienteret, begrænset i tid og ressourcer, og ender op med et færdigt resultat.

Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke!

Tag hensyn til jeres forskellige forudsætninger

Tidsplaner Deadline is deadline !

Gode råd til projektledelse 1

Gode råd til tidsplaner 1  Få lavet tidsplan fra dag 1, så der er styr på de forskellige deadlines. Det kan desuden være en god idé at sætte god tid af til de forskellige ting, så der i værste fald er tid til at lave det om. Det kan derudover være en god idé at planlægge hvad der skal laves fra gang til gang, så alle får lavet noget og tidsplanen overholdes. Disse ting gør det både nemmere at rette til og giver meget mere struktur på arbejdsgangen.  At starte med at lave en tidsplan er en rigtig god ide, så har alle en måde hvorpå man kan følge godt med i hvor langt man er i projektet. Det er en god ide at starte bagfra.

Gode råd til tidsplaner 2  Brug meget tid på planlægning i starten. Få det diskuteret igennem, så man ved, hvad man vil. Få lavet en rød tråd med det samme. Få lavet nogle overskrifter, lav stikord til hver.  Bliv enige om hvornår man arbejder, og hvornår man har pause.  Læg et skema for dagen.  Dem, der kommer for sent (uden aftale, eller dårlig grund), giver kage (eller lignende).  Læg plan for hele perioden. Tilret løbende.  Have et mål for hvad for man skal lave den pågældende dag.

Gode råd til tidsplaner 3  Bedre planlægning ved, at skabe et overordnet overblik fra starten. Indføre milepæle for projektet, således det er nemmere, at overholde en tidsplanlægning. Få drøftet fritidsaktiviteter og arbejdsvaner, således hver person i gruppen, er klar over hvornår den enkelte har tid, og hvornår personen udføre sine opgaver.  Dag til dag planlægning er en rigtig god ide. Simpelthen at give hinanden lektier, så folk ved hvad de skal lave, og ikke bare ligger på sofaen derhjemme, fordi de ikke vidste de burde arbejde.  Altid opsummere fra dag til dag, hvad folk har fået skrevet, og hvor langt man er nået. Samt en fordeling af arbejdsopgaver derudfra.

Tidsplaner Planlæg med forskellige tidshorisonter: §Langsigtet – hele projektperioden – overblik l Store opgaver, få milepæle §Aktivitetsniveau – fra milepæl til milepæl l Der hvor i er lige nu l Detaljeret aktivitetsplan med mange mindre opgaver l Deadlines §Dag eller ugeplaner – når der er travlt l Hvad skal vi nå i dag l To do lister © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Aktivitetsplaner §Bestem de nødvendige aktiviteter (aktivitetsliste = ’at gøre’ liste) © SLP-gruppen, Aalborg Universitet §Skriv aktiviteterne på Post It lapper,  og sortér i nødvendig rækkefølge (aktivitetsdiagram = ’at gøre’ liste på grafisk form)

Eksempel på aktivitetsplan

Ressourceplanlægning §Estimér et realistisk tidsforbrug for hver enkelt aktivitet – lad personen selv være med til at gøre det! §Lav en tids- og ressourceplan, inkl. milepæle og delprodukter – tag hensyn til ferier, fravær, sygdom etc. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet §Fordél ressourcer – hvem gør hvad hvornår?

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Gantt-kort §X-aksen er en tidsakse –een enhed per projekt minimodul §Y-aksen er aktivitetslisten §En kollonne til start-sluttidspunkt §En kolonne til tidsressourcer §En kolonne til arbejdsressourcer §En kolonne til bemærkninger §Deadlines/milepæle er klart identificerbare §Forskellige signaturer for planlagt og aktuelt tidsforbrug

© SLP-gruppen, Aalborg UniversitetReference: Mikkelsen & Riis (1998:379)

Eksempler på tidsplaner Tegnet af Helle Algreen Ussing © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Kilde:P2 procesanalyse B212, juni 2004

Eksempler på milepælstidsplan

Tidsplaner §Et konkret eksempel

28 8X 10X 4X XX 2X 6X 14X Ialt: 70X

29 Hvordan finder vi X ? §Vi skal bruge 70 X §Der er 6 personer i gruppen §Der er 35 halve projektdage til aflevering Hvad er så X ? §X = 35/70 [½projektdage] = ½ [½projektdage] ? §X = (35/70)x6 [½persondage] = 3 [½persondage]

30 Uge dag Fmofmtofmofmtofmotfmotfm

31 Uge dag Fmofmtofmofmtofmotfmotfm Problemanalyse 6

32 Uge dag Fmofmtofmofmtofmotfmotfm Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3

33 Uge dag Fmofmtofmofmtofmotfmotfm Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3 Valg af delproces 6 Kodning delproces 2 Procesmodel 2 Kodning model 4 Test+vurdering 6 Teknologi..+samfund6 Afslutning 6

34 Justering af tidsplan Ved hver overskredet milepæl/deadlines vurderes: §Hvorfor har det taget længere tid ? §Kan vi arbejde forsinkelsen ind ? §Kan vi organisere arbejdet på en anden måde ? §Kan vi skære noget af projektet fra ? §Hvad bliver konsekvenserne af vores forskellige valgmuligheder ?

Management af mennesker §Projektledelse, hvorfor og hvad? §Ledelsesopgaver §Ledelsesformer §Ledelsesroller

Projektledelse- citater Vi vil ikke have nogen projektleder til at bestemme hvad vi skal – vi ønsker en demokratisk ledelse ikke nogen bussemand! Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

Gode råd til projektledelse  Rollefordelingen skal på plads tidsligst muligt, det er smart at vide hvem der laver hvad, for at kunne fordele opgaverne bedst.  Rollefordeling med en projektleder som kan tage beslutninger for projektet.  På et organisatorisk plan vil det være fint med en projektleder. Det skal dog gøres klart om hvad ”pligter” og ”magt” som projektleder har.  Projektleder – En person kan stå med hele arbejdet, blive ekskluderet fra gruppen eller hurtigt blive for ”bossy”.

Projektledelse - citater ”Det er som at være en lus mellem 2 negle. Ledelsen vil have at jeg skal være leder i traditionel forstand. Projektdeltagerne vil have, jeg skal være praktisk gris. Og jeg selv har mest lyst til at være almindelig projektdeltager!” Citat: Projektledelse – i tværfaglige teams af Michael Karø s. 195

39 PAUSE 15 min.

Projektledelse §Skelne mellem 2 begreber: §Projektledelse- funktioner §Projektlederen – en person

Hvad er ledelse? §Blake og Moutons def. fra 1985 §”Ledelse vil sige at opnå resultater – målt if. Organisationens mål – gennem og ved hjælp af medarbejderne”.

Lederegenskaber §Passende intelligens §Sund dømmekraft og tænkning §Tillid til og tro på sig selv og andre §Ansvarsfølelse §Social interesse for andre mennesker §Kunne motivere §Faglig kunnen §Kommunikations- evne §Tåler stress

Klip fra Krøniken Møde i ledelsesgruppe §Hvad foregår der? §Hvordan praktiserer man ledelse? §Hvordan er stemningen? §Hvordan er kulturen?

Lederopgaver Agne Lundquist §Instrumentelle §Emotionelle §Varetagelsen af den faglige side af arbejdet herunder planlægning og kontrol §Vedrører forholdet til og mellem medarbejderne samt deres forhold til arbejdsopgaverne

Lederopgaver §Repræsentative§Består i at repræsentere firmaet, afdelingen eller arbejdsgruppen udadtil.

Lederroller Adizes´lederroller Hør ham selv forklare sine ideer. §Producentrollen (P) §Administratorrollen (A) §Entrepreneurrollen (E) §Integratorrollen (I) Hvis en af disse roller ikke varetages fører det til ”mismanagement”.

Producentrollen §Lederen skal skabe resultater §Må være i besiddelse af viden og handlekraft og have en stærk præsentationstrang §Indgående kendskab til branchen, virksomheden og markedet samt den teknologi, der skal til for at skabe resultater

Administratorrollen §Lederen skal opstille retningslinier for arbejdets udførelse, udarbejde detailplaner og koordinere og kontrollere aktiviteterne §Må besidde sans for systematik, orden og detaljer.

Entrepreneurrollen §Lederen skal tænke langsigtet, sætte mål og udforme strategier. §Dette kræver kreativitet, risikovillighed samt et vågent øje for nye muligheder og trusler

Integratorrollen §Skabe samarbejde, enighed og effektive grupper til at løse nye opgaver. §Lederen må have interesse og sans for mellemmenneskelige relationer, indfølingsevne samt lyst og evne til at få andre til at samarbejde.

Opgaver §Lav langsigtede tidsplaner for jeres projektarbejde (det overordnede niveau), start f.eks. med at lave et aktivitetsdiagram med de store overordnede opgaver §Hvordan vil i håndtere projektledelses opgaverne i jeres gruppe: l Hvilke opgaver er der og hvem skal varetage dem l Tag f.eks. Adize’s ledelsesstil test og diskuter om i har alle egenskaberne i gruppen og hvad i vil gøre hvis de ikke er til stede. Alle elementer i opgaverne er belyst og bearbejdet med øvelser og diskussioner under workshop’en. Desuden kan der hentes inspiration fra: §Adize’s lederstiltest §Ledelsesstiltest på papirform