Digitaliseringsstyrelsen den 31. oktober 2012 Infomøde om digital post for virksomheder

Lov om Offentlig digital post En del af digitaliseringsstrategien Loven blev vedtaget i juni og trådte i kraft 1. juli bekendtgørelser er på vej på Fritagelse Ikrafttrædelse af det bliver obligatorisk

virksomheder klar til at modtage post I meget nær fremtid, så modtager alle virksomheder posten digitalt, HVIS myndighederne sender digitalt Derfor er det tidspunktet, hvor myndigheder skal til at lukke de gamle fysiske postkanaler Få del i besparelserne og send digitalt Opfordring til at tage kontakt til jeres leverandører eller leverandørerne kan tage kontakt til myndighederne

Agenda Velkomst v Michael Busk-Jepsen (DIGST) – 10.45Information om overgangen til digital post v Tina Dyrby (ERST) – 11.00Pause – 11.20API til tovejskommunikation (initiere og svare ) – v Erik Knudsen (e-Boks) – Hvordan bliver myndighederne klar til at sende digital post til virksomheder? v Anders Krabbe (DIGST) Frokost – 13.00Hedensted Kommunes erfaringer med deres virksomhedspostkasse v Jesper Overgaard (Hedensted) – 13.30Hvad skal de offentlige virksomheder gøre for at blive klar til at modtage digital post? v Anders Krabbe og Klaus Cramer (DIGST) – 13.50Hvad kan attentionformat bruges til? V David Arbirk (DIGST) – 14.00Pause – 14.50Live demonstration af nye funktioner i virksomhedens digital postkasse v Klaus Cramer (DIGST) – 15.00Networking

Overgang til obligatorisk digital post Videreudvikling af løsningen – virksomhedspakke 1 5.nov, virksomhedspakke 2 ult. Jan 2013 Indkøringsperiode med udvalgte virksomheder inkl. 2 kommuner og 1 region 5.nov-1.dec Informationskampagne forventet 1.halvår 2012 Udsendelse af brev om obligatorisk brug før samt adviseringsbrev efterfølgende

Fritagelse og læseadgang Overordnet samme procedure som for borgere – pers. henv. på borgerservice Fritagelse m/u fuldmagt Etablering af læseadgang m/u fuldmagt To grupper – virksomheder og personer med erhvervsaktivitet Fritagelseskriterie – manglende bredbåndsforbindelse på 512 kbit Tidsbegrænset fritagelse på 2 år

Support og hjælp Alle virksomheder kan få telefonisk support på brug af den digitale postkasse hos e-Boks Alle virksomheder kan få hjælp til at logge på Virk.dk hos Virk.dk supporten Der udarbejdes et hjælpeunivers på Virk.dk Erhvervsstyrelsen og Kultursstyrelsen har desuden indgået samarbejde om pilotprojekt med hjælp til de mindre it-parate virksomheder

Kommunikation om overgangen Det er Erhvervsstyrelsens ansvar at varetage kommunikationen til virksomheder om overgangen til obligatorisk digital post Kampagne i perioden op til når det bliver obligatorisk Vejledninger til virksomheder om hvordan deres digitale postkasser kan opsættes Information til den enkelte virksomhed om at det bliver obligatorisk Digitaliseringsstyrelsen informerer løbende myndigheder om indholdet i virksomhedspakkerne Vejledning til myndighederne om sende til virksomheder forventes klar medio uge 45

Tidslinje for overgang til digital post marfebaprmaj Virksomhedspakke 1 implementeret Digital post obligatorisk Indkøringsperiode decoktnovjan Virksomhedspakke 2 Forventet implementeret Høringsperiode for bekendtgørelse Virksomhedskampagne Brev udsendes til virksomheder Forberedelse indkørings- periode GO/NO GO for fastsættelse af dato

Pause

API til tovejskommunikation (initiere og svare) - e-Boks fremlagde koncept

Hvordan bliver myndighederne klar til at sende digital post til virksomheder?

Send digital post til virksomheder Digital post til virksomheder er et supplement ikke et alternativ til almindelig I en række tilfælde vil kommunikation mellem myndighed og virksomhed stadig være mest effektiv Digital post har en række fordele: Der findes ikke et samlet register over adresser på virksomheder og det betyder at man ikke kan automatisere forsendelser til virksomheder via denne kanal er ikke egnet til masseforsendelser Sikker er vanskelig at håndtere og det betyder at myndighederne, i de tilfælde hvor der skal kommunikeres fortrolig personfølsom information, ofte har været nødsaget til at skrive via traditionel papirpost Juridisk er myndighederne på sikker grund ved at kommunikere til virksomhederne via digital post

Send digital post til virksomheder Forberedelser af digital virksomhedskommunikation: Direktionen, der skal sikre commitment og fokus på gevinstrealisering Medarbejderne generelt, der skal tage løsningen i brug og ændre daglige arbejdsgange – Nu skal CVR og muligvis P nummer tænkes ind i brevforsendelserne Mellemledere i de berørte enheder/forvaltninger, der skal ændre arbejdsgange, sikre udrulning og realisering af gevinster - FORANDRINGSLEDELSE Leverandører, der skal tilpasse fagsystemer Myndighedens IT-afdeling, der skal indgå i den tekniske implementering og drift af løsninger der indgår i virksomhedskommunikation

Send digital post til virksomheder Digital post til virksomheder sendes på samme måde som til borgere blot anvendes CVR evt. suppleret med P-nummer (via Attentionformatet som vedlægges meddelelsen som xml metadatafil) Der er følgende måder at sende meddelelser til virksomheder: Output management: Generisk (standard produkt/”hyldevare”) Kostuminiseret (indbygget i et brevdannende system) Sikker med add-on software

Send digital post til virksomheder BrevtypeBeskrivelse Automatiske forsendelser Brevet oprettes automatisk og sendes automatisk. Omfatter den brevtype der tidligere har fået betegnelsen ”Masseforsendelser” (f.eks. lønsedler) og breve der f.eks. oprettes i forbindelse med et selvbetjeningsforløb f.eks. en kvittering. Semiautomatiske forsendelser Brevet oprettes automatiks men sendes manuelt. Omfatter f.eks. indkaldelse til jobsamtaler eller rykkere fra biblioteker. Manuelle forsendelser Myndighedsinitierede Svar på borgerhenvendelse Brevet oprettes manuelt og sendes manuelt. Omfatter den brevtype der tidligere har fået betegnelsen ”enkeltforsendelser”. Er typisk breve der er meget individuelle og led i et sagsforløb. Manuelle flettebreveBrevet oprettes manuelt, flettes med en flettefil og sendes manuelt. Er typisk enslydende meddelelser til en gruppe borgere. F.eks. en høring.

Send digital post til virksomheder Generisk output management Kostumiseret output management Sikker e- mail med add-on software Automatiske forsendelser x Semiautomatiske forsendelser x Manuelle forsendelser - initierede xxx Manuelle forsendelser - svar xxx Manuelle flettebreve xx(x)

Send digital post til virksomheder med add-on software: Digital post er ikke et mailsystem men man kan godt sende sikre (S/MIME) til systemet når blot mailen tilføjes de nødvendige metadata Hidtil har sikker primært været interessant ved retursvar på borger/virksomhedshenvendelser idet myndighedsinitierede henvendelser for ofte ville løbe ind i problemet at modtagerne ikke var tilmeldt digital post Med obligatorisk digital post for virksomheder vil både myndighedsinitierede meddelelser og svar imidlertid kunne sendes via denne kanal

Send digital post til virksomheder med add-on software – levernadører: Logiva med produktet SignFlow Tieto med produktet SEPO (send digital) Trifork Andre??

Send digital post til virksomheder CVR og P-numre: P-numre gør det muligt at videredistribuere en meddelelse men forudsætningen for at kunne supplere en forsendelse med et P- numre afhænger af udvikling hos leverandøren af output management og sikker så de kan håndtere attentionformatet. Derfor er det vigtigt at myndighederne tager denne problemstilling op med leverandørerne. Man kan finde CVR og P-numre på:

Frokost

Hvad skal de offentlige virksomheder gøre for at blive klar til at modtage digital post?

Klar til at modtage digital post Myndigheden tager stilling til hvem der skal kunne tømme myndighedens ”virksomhedspostkasse” og hvordan dette gøres mest effektivt for den enkelte myndighed Modtagelsen af digital post skal tænkes sammen med afsendelse af digital post Virksomhedens LRA - opretter en indbakke på virk.dk Myndigheden tager stilling til om den vil: Anvende web interfacet på virk.dk Få indholdet fra den digitale postkasse hentet ned i egne systemer

Klar til at modtage digital post Web interfacet på virk.dk – der er følgende muligheder Download en meddelelse: hvis ”Postfordeleren” kan se at meddelelsen er til ”egen afdeling” Benyt videresend funktionen i digital post: Hvis meddelelsen ikke indeholder fortrolig personfølsom information Benyt vedhæft til funktionen i Adobe Reader: Hvis meddelelsen indeholder fortrolig personfølsom information

Download en meddelelse

Benyt videresend funktionen i digital post

Videresend funktion den hurtigste - særligt hvis der skal videresendes meddelelser med bilag.

Benyt vedhæft til i Adobe Reader

Attentionformat

Meddelelsesinfrastrukturen Myndighed Digital post Myndigheder kan sende til virksomheder Myndigheder kan modtage som virksomhed Virksomhed

Udfordringer Meddelelser havner i hovedpostkassen Manglende mulighed for at angive att.-oplysninger Mangler et format for yderligere information, der kan bruges til input-håndtering i den modtagende organisation Metadata om indholdet af meddelelsen Mangler format til beskrivelse af indholdet af meddelelsen Mangler format til metadata genereret ved brug af sag- og dokumentstandarderne

Løsning To nye formater: Attentionformat Sagdokumentformat Formaterne vedlægges meddelelser som xml-filer attention.xml sagdokument.xml

Meddelelse Dokumenter Meddelelsestekst Hoveddokument Vedlagte filer Kanaldata Afsendelsesdato Adsender Modtager Emne/Titel Digital post: Materiale Returpostkasse FESDmetadata Attentionformat Angivelse af attentionsoplysninger Sagdokumentformat Metadata jf. sag- og dokumentstandarderne

Attentionformatet Formatet er designet primært til input-håndtering i den modtagende organisation. Dvs. oplysninger den afsendende organisation angiver for at ”pege ned i” den modtagende organisation. Formatet vil blive læst af digital post-løsningen og kan bruges til at opsætte arkiveringsregler. Formatet kan indeholde attentionsoplysninger om P-nummer Organisatorisk enhed Klassifikation (FORM, KLE m.v.) adresse Personnavn Formatet kan udvides til at indeholde op til 50 yderligere referencer, der kan aftales bilateralt.

Sagdokumentformat Formatet er designet til at indeholde metadata jf. sag- og dokumentstandarderne. Formatet er primært designet til at overføre metadata, der kan bruges ved oprettelse af sager og dokumenter i den modtagende organisation, samt til fælles reference. Formatet indeholder en beskrivelse af de dokumenter, der er knyttet til meddelelsen. Dokumentbeskrivelse Sagsreferencer Referencer til de genstande, sagen og dokumentet vedrører Mulighed for at udvide formatet til beskrivelse af andre objekter ifølge sag- og dokumentstandarderne.

Brug af meddelelsesformaterne Myndighed Enhed Person System Input management og sagsoprettelse Virksomhed Afsendersystem: P-nummer = Dokumentbeskrivelse Inputmanagement og ESDH: Hvis p-nummer er lig , placer på sag og opret dokument

Videre proces Specifikationerne til formaterne kan findes på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside: NemSMS-og-Fjernprint/Om-produkterne/Meddelelsesformater Proces: Vi arbejder med en række samarbejdsparter, blandt andet Odense Kommune, om at validere hypoteserne bag meddelelsesformater. Digital post virksomhedspakke 1 sættes i drift i 4. kvartal 2012 og fjernprintleverancernes fase 2 sættes i drift i 1. kvartal På baggrund disse samarbejder om udviklingen og test af løsningerne vil de endelige specifikationer blive offentliggjort.

Pause

Live demo af ny funktionalitet

Overordnet indhold af virksomhedspakke 1 Nye roller Adgang til mapperne kan styres, så udvalgte medarbejdere får adgang til udvalgte mapper Ved hjælp af attentionformatet kan myndigheder supplere deres adressering med blandt andet p-nummer, , person og enhed. Afgørende for input management til modtagende virksomheder Ekstra arkiveringsregler inde i den digitale postkasse Virksomheder kan benytte udvidet funktionalitet ved ”besked ved ny post” NemSMS er udskilt fra digital post

Overordnet indhold af virksomhedspakke 2 Logning af aktivitet i den digital postkasse Mulighed for at sætte prioritet, flag, farvekoder mv. på meddelelser (alm. mail funktionalitet)

Rolleoversigt Administrator med adgang til alle mapper (kan alt) Administrator uden mappeadgang Almindelig postbruger med adgang til alle mapper Almindelig postbruger med adgang til udvalgte mapper Postfordeler med læseadgang Postfordeler uden læseadgang

Administrator med adgang til alle mapper Rollen der kan alt i løsningen Enkeltmandsvirksomheden vil benytte rollen

Administrator uden mappeadgang Rollen til virksomheder, hvor en personen skal kunne opsætte og administrere mv. i løsningen Rollen indeholder ikke mulighed for at læse meddelelser og sende meddelelser

Almindelig postbruger med adgang til alle mapper Rollen til virksomheden hvor personen, skal kunne læse alle meddelelser og sende meddelelser Rollen til en medarbejder der har fået det løbende daglige ansvar for den digitale postkasse, men ikke for selve den administrative opsætning

Almindelig postbruger med adgang til udvalgte mapper Rollen til virksomheden hvor personen, skal kunne læse meddelelser i udvalgte mapper og sende meddelelser Rollen til en medarbejder der har fået det løbende daglige ansvar for dele af den digitale post. Det kunne være løn-, refusions- eller regnskabsområdet

Postfordeler med læseadgang Rollen til virksomheden hvor personen, skal kunne fordele post til mapper Rollen kan godt åbne og læse posten

Postfordeler uden læseadgang Rollen til virksomheden hvor personen, skal kunne fordele posten mapper Rollen kan kun se afsender og emne på meddelelse

Networking