Introduktion til arbejdet som klubsekretær

Præsentationer af emnet: "Introduktion til arbejdet som klubsekretær"— Præsentationens transcript:

1 Introduktion til arbejdet som klubsekretær
Skal det være computer eller skrivemaskine? Skrivemaskine er vist på vej til at blive forældet. Sekretær

2 Dagsorden Instruktionsmøde
Præsentation af deltagere Jobbet som sekretær Sekretærens opgaver Referat af bestyrelsesmøde Månedsbreve Diverse indberetninger Arkivering Kom godt i gang Hvad har jeg dog sagt ja til? Sekretær

3 Præsentation Kommende klubsekretærer Kommende distriktssekretær
De andre er da søde Det skal nu nok gå Nævn deltagerne i lokalet, giv navnene på kommende distriktssekretær og distriktssekretær, hvis de er til stede Sekretær

4 Jobbet som sekretær Vælges for ét år ad gangen, kan max. fungere i 3 fortløbende år Varetagelse af de administrative opgaver i klubben IT-kompetence, en fordel, men ikke en nødvendighed Sekretær

5 Sekretærens opgaver_1 Forberede møder sammen med præsidenten
Støtte bestyrelsen i det administrative arbejde Sørge for opdatering af vejledninger og dokumenter Skrive referater af klub- og bestyrelsesmøder, som godkendes af præsidenten Organisere valg til klubbestyrelsen og sørge for opdatering af database nationalt (senest d. 1. marts, brug formular 2) Sekretær

6 Sekretærens opgaver_2 Modtage mails fra distrikt og nationalbestyrelse
Videresende information til rette modtagere Sikre at både præsident og sekretær er informeret om alt materiale, modtaget fra distrikt og nationalbestyrelse Sørge for overdragelse til sin efterfølger Sekretær

7 Månedsbreve_1 Vejledning i IW Håndbogen
Upload af månedsbreve – vejledning på IW Danmarks interne side Distriktets IT-konsulent kan sørge for evt. autorisation Vedr. skrivning , se uddybning på næste dias Sekretær

8 Månedsbreve_2 Få skabelon fra den tidligere sekretær
Hurtigst muligt efter mødet – godkendes af præsident senest 8 dage efter mødet Kun en fil – dvs. ingen bilag Undgå at benytte æ, ø eller å i filnavn Må ikke komme på internettet : Følsomme oplysninger Cpr., tlf. adresser – persondatalov Hvem klubben stemmer på Egoforedrag Distriktspræsidentens foredrag Ophavsret Foredragsholdere – kun efter aftale Sekretær

9 Indberetninger Information om møder til hjemmesiden, aftal hvem der indberetter Hvert kvartal skal skema med mødeprogram sendes til distriktets IT-konsulent. Opgaven kan også udføres af klubbens webmaster. Mødekalenderen – se vejledning på IW Danmarks hjemmeside Ændringer i medlemsoplysninger, aftal hvem der indberetter 30. maj er sidste frist for rettelser til den nye medlemsbog Indberetning af Kommende bestyrelse – senest 1. marts Udmeldelse / overflytning / dødsfald hurtigst muligt Nyt medlem hurtigst muligt Bestilling af udenlandske publikationer – senest 1. marts Kommende sekretær til distriktets IT-konsulent – senest 1. marts, meget vigtigt, da det også har betydning for indberetning til International Inner Wheel Aftal i bestyrelsen, hvem der varetager hvilken opgave, det er lidt forskelligt fra klub til klub. Der er et overlap til kassererens job vedr. indberetning til medlemsregistret og bestilling af udenlandske publikationer. Sekretær

10 Arkivering Nationalbestyrelsen har vedtaget følgende regler:
Ens retningslinjer i hele landet Vigtigt materiale, som skal gemmes, gerne via indskanning: Alt materiale fra de første 5 år Alt materiale ang. jubilæer Alt materiale fra kædeoverrækkelser Månedsbreve fra generalforsamlingerne inkl. samtlige bilag og regnskab I øvrigt alt det materiale, som klubben må anse som relevant Forhåbentligt er arkiveringen bragt i orden nu i de fleste klubber. Opbevaring i lokale museer er ligeledes OK. Sekretær

11 Kom godt i gang_1 Brug IW-Håndbogen tilpasset klubben, huskeliste findes under afsnit Ai Læs klubbens egne interne regler i afsnit Ab Læs IW Danmarks hjemmeside: Klubvedtægter Distriktsvedtægter Vedtægter for Inner Wheel Danmark Constitution (forfatning) Sekretær

12 Kom godt i gang_2 Brug hjemmesiden
Inner Wheel Danmark – åben og intern del Distrikt - åben og intern del International Inner Wheel Vejledninger Distriktets IT-konsulent autoriserer og har styr på koder International Inner Wheel gmail-boks Husk at adgangskode og password kan benyttes på både national og international hjemmeside Redegør for hvilke koder en klub skal have: En til IIW g-mail boks En til indberetning på IIW af sekretær, vil i mange tilfælde blive varetaget af distriktssekretæren eller IT-konsulenten. Sekretær

13 Det går jo nok, når vi er flere om arbejdet
HJÆLP???? Vi skal bruge og hjælpe hinanden I klubben Naboklubben Distriktets IT-konsulent Og og Som altid, spørg hellere en gang for meget end en for lidt Det går jo nok, når vi er flere om arbejdet Sekretær

14 Tak for i dag og god arbejdslyst
Kom godt hjem Tak for i dag og god arbejdslyst Ha’ det godt Vi ses igen Sekretær