A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen ØKONOMISPORET Møde med tillidsrepræsentanter 29. oktober 2008

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Formålet med Økonomisporet  etablere en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for Aarhus Universitet  understøtte alle relevante styringsbehov på universitetets områder.  nærhedsprincip og et helhedsperspektiv  standardisering i både systemunderstøttelsen og i udformningen af processer og instrukser.

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Økonomisporet Organisering  Sporleder (Kirsten Skjødt)  Sporkoordinator (Anette Svejstrup Petersen)  Sporgruppe (rådgivende)  Referencegruppe (økonomiansvarlige på HVR + flere )  Diverse arbejdsgrupper (faglige kompetencer) Ekstern konsulentbistand  PwC + KMD/Civitas

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Projekter  Økonomistyringmodel  Navision incl. Workflow  Økonomirapportering  Budgetværktøj (ej besluttet)  Projektøkonomistyring (ej besluttet)

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Sammenhæng i Økonomisporet Fælles økonomistyringsmodel – fælles kontoplanstruktur Fælles Navision Stat version Økonomi- rapportering Projekt- økonomistyring Budgetterings- værktøj Faktura Workflow Sammenhængende, gennemsigtig og effektiv økonomistyring på AU

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Økonomistyringsmodel  Designe ny fælles økonomistyringsmodel  Designe ny fælles kontoplanstruktur  Designe nye fælles minimumsrapporteringspakker  Designe nye fælles standardiserede processer  Hvem deltager?  Referencegruppen + en lang række medarbejdere fra alle hovedområder og central adm.  Hvornår?  maj – dec 2008

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Økonomistyringsmodel - forandringer  Ny fælles kontoplanstruktur  Formålet er gennemsigtighed og kvalitetssikring af data og beslutningsgrundlag  Fælles sprog på tværs af hovedområder  Nye vaner og rutiner  Nye konti, nye værdier, nye begreber, nye konteringsinstrukser  Forventet central oprettelse og vedligeholdelse  Primært forandringer for de 4 nye HVR  Evt. afvigelse på kort sigt for DJF og DMU

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Økonomistyringsmodel - forandringer  Nye fælles standardiserede processer  Nye vaner og rutiner  Fundamentet for effektivisering  Kvalitetssikring af data og beslutningsgrundlag  Inspiration fra Best practice i de ASC  Eksempler på forventede ændringer  Harmonisering mellem 8000C og de 4 nye HVR (vender begge veje)  Stamdata oprettes og vedligeholdes centralt (primært forandringer for de 4 nye HVR)  Evt. afvigelser på kort sigt for DJF og DMU  En række processer omkring godkendelse og bogføring sker decentralt (primært forandringer for 8000C)  Likviditet, ind- og udbetalinger samt de fleste rykkere håndteres centralt (primært forandringer for de 4 nye HVR)

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Navision Stat incl. workflow Fase 1(2008/2009)  Midlertidigt workflowsystem på 8000C okt-dec 2008 (NAT er pilot)  eprocurement|Gatetrade er valgt  Skift af Oracle ØSS på DPU til NavisionStat 3.6 på ny fælles kontoplanstruktur 1/  Projektplan med milepæle og aktiviteterer udarbejdet  Workshopforløb på DPU september/oktober  Skift af Oracle ØSS på ASB til NavisionStat 3.6 på ny fælles kontoplanstruktur 1 kvartal 2009, inkl. Integration til STADS, fortsat anvendelse af rejseafregningssystem og skift til nyt midlertidigt workflowsystem  Projektplan med milepæle og aktiviteterer udarbejdet  Workshopforløb på ASB september/oktober  Overgang til ny fælles kontoplanstruktur på hele AU i 1 kvartal 2009  Projektplan med milepæle og aktiviteterer udarbejdet

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Workflow – fakturahåndtering - forandringer  Workflow på 8000C (i gang – NAT er pilot)  Fakturaer modtages og godkendes digitalt  Print af fakturaer og papirarkiv afskaffes  Forandringer for alle led i håndteringen af fakturaer central/decentralt  Regnskabskontoret forventes ikke længere at skulle bogføre  Organiseringen er vigtig  Manuelle processer afskaffes  Best practice  Nye vaner og rutiner  ASB og DMU har workflow i dag  ASB skifter i forbindelse med overgangen til Navision  DMU overvejer  DPU og DJF  2 kvartal 2009

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Navision Stat - forandringer  Nyt økonomisystem på ASB og DPU  Ikke kun teknik  Medlem af en ny familie  Nye vaner og systemrutiner  Ændringer i opgavesplit centralt/decentralt  Økonomiforvaltningen varetager fremadrettet alle standardopsætninger i Økonomisystemet Navision  DPU og ASB har tidligere varetaget denne opgave

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Navision Stat incl. workflow Fase 2 (2010) = Lang sigt  Opgradering til Navision Stat 5.0 og Økonomistyrelsens fælles Indkøbs- Fakturahåndteringssystem  Flere forandringer på både systemplatform og processer

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Fælles Økonomirapportering Kildesystemer: NS, SLS, PØS og ARS Fase 1  Midlertidig 8000C løsning  Maj-okt Fase 2  Minimumsrapporteringspakker (økonomistyringsmodel)  Okt – marts 2009  Løsning på kort sigt - mens vi venter på det tværgående BI-spor

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Fælles Økonomirapportering - forandringer  Ny løsning uden for Navision  Målgrupper  Ikke kun Økonomimedarbejdere  Evt. rapporter i mailboks  Nye vaner og rutiner  Farvel til egne løsninger  Undtagelse DJF og DMU på kort sigt (har velfungerende rapporteringsløsninger, som skal omfatte de fælles AU-rapporter)  Fælles løsning som skal tilgodese relevante rapporteringsbehov  Farvel til regneark

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Projekter som drøftes i Sporgruppen  Budgetværktøj  Projektgruppe ikke nedsat  Projektafgrænsning og tidsplan ikke på plads  Projektøkonomistyring  Projektgruppe ikke nedsat  Projektafgrænsning og tidsplan ikke på plads

A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative Sporkoordinator forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen Særlige udfordringer  Hvad vil vi og hvorfor?  Vigtigt at skelne mellem Kort sigt/Lang sigt  Forandringerne i Økonomisporet er ikke kun teknik  Medinddragelse af medarbejdere (faglige kompetencer)  Medejerskab, engagement og ildsjæle er afgørende  Forandringens fordele set i helhedsperspektiv contra ulemperne for den enkelte medarbejder vedr. tidligere status, arbejdsindhold og rutiner  Passer kompetencerne til det ændrede opgavesplit  Mange forandringer på samme tid (kan vi følge med?)  Forandringerne fortsætter