Styrings- modelNy økonomi- 25. JUNI 2012 AARHUS UNIVERSITET NY ØKONOMISTYRINGSMODEL - I ETAPER MORTEN VILS SØRENSEN

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL - I ETAPER 25. JUNI 2012 AARHUS UNIVERSITET NY ØKONOMISTYRINGSMODEL Fra Forskellige udgangspunkter og virkeligheder Til Én fælles aktivitetsbaseret projektøkonomistyringsmodel › Det er jo hele tre ting! Medfører forskellige udfordringer, men der er noget, der er nyt for alle!

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL - I ETAPER 25. JUNI 2012 AARHUS UNIVERSITET FÆLLES AKTIVITETSBASERET PROJEKTØKONOMISTYRINGSMODEL › Praktisk: Fra 4 til 1 bogføringskreds › Skal understøtte styringen af universitetets nye organisation › Et vist minimum af fælles › Procedurer (fra transaktioner over lønfordeling til budgettering og budgetopfølgning) › Organisering › Registreringspraksis › Forståelse › Skal give gennemsigtighed › Sikre mod økonomiske siloer, give rammer for tværgående samarbejde › Men også plads til forskellige betoninger

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL - I ETAPER 25. JUNI 2012 AARHUS UNIVERSITET FÆLLES AKTIVITETSBASERET PROJEKTØKONOMISTYRINGSMODEL › Målet er at binde faglige aktiviteter (uddannelse, forskning, talentudvikling, vidensudveksling og intern støtte) synligt sammen med økonomien › Giver gennemsigtighed i › anvendelsen af ressourcer › økonomien bag de overordnede opgaver og de enkelte projekter › prioriteringerne, også fremadrettet › Synliggørelse og dokumentation eksternt › Udgangspunktet for vores styring skal ikke kun være sammenhængen mellem omkostninger og finansiering, men også hvilke aktiviteter, vi sætter i gang › Udfordringen er, at aktivitetsbaseret økonomistyring også indebærer ressource- og kapacitetsstyring

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL - I ETAPER 25. JUNI 2012 AARHUS UNIVERSITET FÆLLES AKTIVITETSBASERET PROJEKTØKONOMISTYRINGSMODEL › Økonomien organiseres i projekter › Gør vi allerede ved ekstern finansiering og myndighedskontrakter › Hvor langt vil vi gå i forhold til finanslovsbevillingen? › Hvor store ”projektklumper”? › Hvor meget styring? › Sammenhænge til planer og mål › Sammenhænge til andre planlægningssystemer

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL - I ETAPER 25. JUNI 2012 AARHUS UNIVERSITET HVORDAN OG HVOR LANGT/HVORHEN? Faseopdeling – første fase: › Først fælles registreringsramme (sept. 2012) › Dernæst fælles budgettering (sept.-okt./nov.) med institutterne som den basale økonomiske enhed › Fælles principper for overheadafløftning og periodisering af indtægter (1. januar 2013) › Fælles overordnede principper for oprettelse af nye projekter (fra september 2012) › Ingen fælles krav om opdeling af ordinær drift og dermed ordinært ansattes løn i projekter pr. kerneaktivitet - i 2013 › Kun fælles aktivitetsafrapportering via nøgler, dvs. ingen fælles aktivitetsbudgettering › Krav om synliggørelse af ph.d. og post.doc.’s tidsanvendelse på forskning, forskeruddannelse, uddannelse og evt. formidling

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL - I ETAPER 25. JUNI 2012 AARHUS UNIVERSITET NÆSTE FASE(R) Efter en vis konsolidering – næste fase(r): › Indførelse af aktivitets- og ressourcestyring for ordinær drift for alle › Tekniske sammenhæng til andre systemer (studier, ph.d., evt. bygninger) for at undgå parallelle eller usammenhængende processer › Sammenhængen til planer og mål › Sammenhængen til rammefordeling m.v. › Men hvor detaljeret? › Kurser, forskningsprojekter eller mere overordnet? › Kultur › Opbygning af model › Budgetterings- og scenarieværktøj

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL - I ETAPER 25. JUNI 2012 AARHUS UNIVERSITET ”VI BYGGER, MENS VI SEJLER” Overordnet er vi på økonomiområdet i gang med at indføre fælles principper og systemer for Organisering › Registreringsramme og procedurer › Styring Det nye er, at vi underopdeler og forsøger at adskille de to sidste punkter fra hinanden aht. sikker drift – så vidt muligt Der er ikke en masterplan: Vores økonomistyring skal understøtte styringen af universitetet – ikke omvendt! AU’s nye organisation er så ny, at styringen af organisationen også er i ”proces”. Det skal der tages højde for i faserne.

NY ØKONOMISTYRINGSMODEL - I ETAPER 25. JUNI 2012 AARHUS UNIVERSITET BUDGET 2013 › Ikke aktivitetsbaseret hele vejen rundt – indførslen af synlig aktivitets- og ressourcestyring er en stor opgave, som skal have sammenhæng med den faglige styringsopgave for at give værdi › Manglende teknisk og procesmæssig sammenhæng til faglig planlægning › I kombination med mange nye procedurer og ny teknik › Organisationsudviklingsprojekt › Dvs. stadig ”institut-projekter” i 2013 i dele af organisationen › Men de skal nyoprettes for at afspejle den nye organisation, og ikke den gamle, som konverteres › Mere herom under ”intern ressourceallokering” › Paradigmeskift – Ibrugtagning af sagsmodulet medfører, at nogle skal forholde sig til eksternt vs. internt regnskab › Skal ikke kvartalsopdeles, men kvartalsvist skal vi komme med et nyt forecast 9