ODAs Årsmøde 14. november 2014 Hvad efterspørger kommunen? - fremfinding af digitale sager i arkiveringsversioner og søgning i MiNEA Mie Andersen Emilie Eskelund Larsen NæstvedArkiverne

Hvad efterspørges af hvem? Hvordan søger, fremfinder og udleverer vi digitale kommunale arkivalier? Hvordan forholder vi os til lovgivningen?

NæstvedArkiverne opbevarer: 87 arkiveringsversioner 4,6 mio. kommunale filer over søgninger

Ekspeditioner i kommunale arkivalier Papirarkivalier: (2009) 91 (2013) Arkiveringsversioner: ca. 3-4 forespørgsler om ugen

I Næstved finder vi data fra arkiveringsversioner til: Næstved Kommunes sagsbehandlere Borgerne – indirekte (aktindsigt) Offentligheden – indirekte (aktindsigt) Udbetaling Danmark Socialtilsynet Endnu ingen forespørgsler direkte fra borgerne!

Kommunens sagsbehandlere Dokumentere et sagsforløb Baggrundsmateriale ved udarbejdelse af sager Finde konkrete oplysninger til bl.a. politikere Indhente information om tidligere hændelser

Borgerne – indirekte (aktindsigt) Hans Jensen søger aktindsigt i egen personsag Linda Andersen ønsker indsigt sag om kloakering En borger søger aktindsigt i alt, hvad kommunen opbevarer om vedkommende..!

Offentligheden – indirekte (aktindsigt) Sjællandske Medier ønsker oplysninger om, hvornår Næstved Byråd begyndte at transmittere byrådsmøder online TV2 Øst ønsker aktindsigt i sagen om forurening på byggegrund

Arkivloven - adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier ”Tilladelse efter §§ 31 og 32 kræver samtykke fra Datatilsynet, hvis arkivenheden er afleveret fra en myndighed inden for den offentlige forvaltning og indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold og 1)tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af lov om behandling af personoplysninger eller 2)Oplysningerne stammer fra et edb-register, der har været ført for den offentlige forvaltning.” (Bekendtgørelse af arkivloven, § 34)

Arkivbekendtgørelsen - varetagelse af arkivmæssige hensyn ”Offentlige arkiver, der modtager arkivalier omfattet af lov om behandling af personoplysninger, skal træffe de fornødne foranstaltninger til sikring af, at arkiverede personoplysninger alene stilles til rådighed med henblik på udtrykkeligt angivne og saglige formål, herunder historiske, statistiske eller videnskabelige formål.” (Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed, § 8)

Persondataloven ”Indsamling af oplysninger skal ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål, og senere behandling må ikke være uforenelig med disse formål. Senere behandling af oplysninger, der alene sker i historisk, statistisk eller videnskabeligt øjemed, anses ikke for uforenelig med de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.” (Lov om behandling af personoplysninger, § 5, stk. 2)

Persondataloven ”Oplysninger, som behandles, skal være relevante og tilstrækkelige og ikke omfatte mere, end hvad der kræves til opfyldelse af de formål, hvortil oplysningerne indsamles, og de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.” (Lov om behandling af personoplysninger, § 5, stk. 3)