Det nationale ICS og DUBU superbrugerseminar 13. november 2014 Hotel Nyborg Strand

Workshop 9 Få mere struktur på din anvendelse af DUBU V/digitaliseringskonsulent Ann Witt, Esbjerg Kommune, – og sekretariatsmedarbejder Søren Hammer Stenstrup, Thisted Kommune, –

Hvordan kan man planlægge sine aktiviteter i DUBU? Opret aktiviteterne når du planlægger ”næste skridt” Det giver overblik i sagen om kommende handlinger i sagsbehandlingsprocessen Anvend ”Planlagt dato” på aktiviteten og få et advis Det giver automatisk en to do liste med adviseringer på Forsiden i DUBU

Hvordan kan man planlægge sine aktiviteter i DUBU? Anvend ”Status” på aktiviteten, og del viden om, hvor i sagsbehandlingsprocessen du er Det giver overblik over planlagte/ikke-planlagte aktiviteter på tværs af sager i egen sagsstamme, f.eks. efter en ferieperiode Det er nyttig viden for kollegaer og ledelse, f.eks. ved ikke-planlagt fravær og i forbindelse med ledelsestilsyn

Hvordan kan man planlægge sine aktiviteter i DUBU? Præsentation og søgninger

Inspiration til anvendelse af aktivitetsplaner Hvad er Aktivitetsplaner? En gruppe af aktiviteter i en sagsbehandlingsproces Kan oprettes på én gang, enten manuelt eller automatisk i forbindelse med oprettelse af en anden aktivitet

Inspiration til anvendelse af aktivitetsplaner Der findes 2 typer Aktivitetsplaner – De lovpligtige Styres centralt af IBM – De ikke lovpligtige Styres af administratorerne i den enkelte kommune

Inspiration til anvendelse af aktivitetsplaner Lovpligtig aktivitetsplaner f.eks. ved modtagelse af underretninger Det er lovpligtig at sende en kvittering til underretter Det er lovpligtigt at orientere forældrene Det er lovpligtigt at foretage en vurdering af underretningen inden 24 timer

Inspiration til anvendelse af aktivitetsplaner Aktivitetsplanen sikrer dokumentation/ensartethed og opretter automatisk 3 aktiviteter på sagen, når aktiviteten Underretning er mærket ”Udført” AktivitetstypeUndertype 1Udsend informationKvitteringsbrev 2Udsend informationOrienteringsbrev 3VurderingVurdering af underretning

Inspiration til anvendelse af aktivitetsplaner Ikke lovpligtig aktivitetsplaner sikrer dokumentation og ensartethed f.eks. i forbindelse med oprettelse af BFU Indhente og modtagelse af samtykke Indhente og modtagelse af statusudtalelser Forældresamtale og Partshøring

Inspiration til anvendelse af aktivitetsplaner Den administrative byrde lettes for rådgiveren Data mere valide som er vigtigt ved søgninger/ledelsestilsyn Aktivitetsplanen sikrer, at der automatisk oprettes nedenstående aktiviteter AktivitetstyperUndertyper 1Udsend informationAnmodning om samtykkeerklæring 2Udsend informationAnmodning om statusudtalelse 3Modtaget informationModtaget samtykkeerklæring 4Modtaget informationStatusudtalelse 5Møde/samtaleForældresamtale 6Møde/samtaleBørnesamtale, jfr. SEL § 50 7Partshøring-

Inspiration til anvendelse af aktivitetsplaner Præsentation og anvendelse

Inspiration til anvendelse af spørgeskemaer I DUBU kan man oprette spørgeskemaer, som kan besvares både med forudbestemte svar og med fritekst. Spørgeskemaet er knyttet til en aktuel sag og igangsættes fra sagen. Spørgeskemaerne kan benyttes til eksempelvis evaluerings- og statistikspørgsmål Erstatter gammeldags tjekliste, huskeseddel, gule lapper osv. For at oprette et nyt eller vedligeholde et eksisterende spørgeskema, klikker du på skærmfanen "Administration - Data" og dernæst linket ”Spørgeskema” lige under skærmfanen.

Inspiration til anvendelse af spørgeskemaer Præsentation og anvendelse

Spørgsmål?

Afslutning Hvad mener du er det vigtigste, når du skal hjem og motivere dine kollegaer til at anvende DUBU som et planlægningsværktøj?

Afslutning Hvad er din erfaring med videndeling gennem DUBU?

Søgninger Aktive adviser - BFU skal færdiggøres indenfor 4 måneder Aktiviteter - søg Type: Advis Status: <> Udført Beskrivelse: Den børnefaglige undersøgelse skal afsluttes indenfor 4 måneder efter den er påbegyndt Sagsbehandler: 787-SHP Hvis man ønsker alle BFU for hele kommunen undlades at søge på den enkelte rådgiver.

Søgninger Aktive adviser – Opfølgning på handleplan Aktiviteter - søg Type: Advis Status: <> Udført Beskrivelse: Opfølgning på handleplan og indsats skal gennemføres indenfor 3 måneder fra handleplanens færdiggørelse Sagsbehandler: 787-SHP Hvis man ønsker alle handleplaner for hele kommunen undlades at søge på den enkelte rådgiver.

Søgninger Indberetning til Ankestyrelsen Søgningen giver et overblik over i hvilke sager der er indberettet til Ankestyrelsen via DUBU. Aktiviteter - søg Type: Udsend information Undertype: Indberetning til Ankestyrelsen Sagsbehandler: 787-SHP Hvis man ønsker alle indberetning er til Ankestyrelsen for hele kommunen undlades at søge på den enkelte rådgiver.

Søgninger Alle underretninger modtaget i kommunen Søgningen giver et overblik over hvor mange underretninger den enkelte kommune har modtaget Aktiviteter - søg Type: Underretning* Planlagt Dato: >= AND < Søgningen viser de underretninger der er modtaget i perioden 1. marts – 31. marts Hvis du senere vil bruge samme søgning kan du ændre datoerne i ”Søgning” – ”Ændr søgning”, og f.eks. skrive – , hvis man ønsker en månedlig opgørelse

Søgninger Gennemgang af en enkelt sagsstamme Hvis du som rådgiver eller leder gerne vil have et hurtigt overblik over alle sager på en sagsstamme kan dette gøres således: Søg alle aktive sager frem ved rådgiveren Sorter evt. kolonnerne efter behov Åbn den øverste sag i oversigten Herefter kan du baldre i alle de fremsøgte sager via den lille pil i højre hjørne Hvis du fx står på fanebladet ”Børnefaglig undersøgelse” på den første sag, og bladrer videre til næste sag, vil du også der står på fanebladet ”Børnefaglig undersøgelse”

Søgninger Søgning i aktiviteter på den enkelte sag Hvis du gerne vil have et overblik over en bestemt type aktivitet på den enkelte sag kan dette gøres således: Stå på aktiviteter - Søg Type: Vælg den ønskede type, fx Afgørelser Herefter får du vist alle afgørelser på den enkelte sag