SUPERBRUGERNETVÆRKSMØDE 2015 Formål: -At informerer om DUBU -At videndele -At styrke netværkene.

Præsentationer af emnet: "SUPERBRUGERNETVÆRKSMØDE 2015 Formål: -At informerer om DUBU -At videndele -At styrke netværkene."— Præsentationens transcript:

1 SUPERBRUGERNETVÆRKSMØDE 2015 Formål: -At informerer om DUBU -At videndele -At styrke netværkene

2 Dagsorden 9:00Morgenmad 9:30Velkomst 9:40Nyt om DUBU 10:30Pause 10:45Ny funktionalitet 12:00Frokost 12:45Ny funktionalitet og Tips & Tricks 14:00Pause 14:10Kompetenceudvikling og netværkssnak i grupper 14:55Daglig drift og Ledelsestilsyn 15:15Afrunding 15:30Mødet afsluttes

3 Velkommen -Det praktiske -Præsentation, hvor er vi med DUBU og forventninger -Netværk, kommunikation og brobygning

4 NYT OM DUBU

5 Vi er i dag 72 kommuner Siden sidst: -Langeland -Aalborg -Gentofte -Glostrup -Varde -Frederikshavn -Samsø -Odder -Dragør -Fanø -Stevns -Viborg -Hjørring Nye i DUBU teamet: -Louise Cueto -Lennart Christoffersen -Peter Gottlieb -Christian Holm I år byder vi velkommen til: -Lejre -Hedensted -Syddjurs -Gribskov -Svendborg

6 Sådan er vi organiseret: - 2 styregrupper - Kombit Team - Leverandør: IBM - Referencegruppe - Arbejdsgrupper - Kommunalt indstationerede medarbejder - Uddannelseskorps - Superbrugernetværk - Ledernetværk - Lokale netværk

7 Forbedringer i DUBU: Open UI -Mulighed for at bruge DUBU i nye browsere (ikke IE9) -Ændre lidt på Layout -Præsentation senere i dag… ÆndringsØnsker: -Liste sendes ud til prioritering i juni -Deadline er d 24/4 2015

8 TILFREDSHEDSUNDERSØGELSE Gennemført oktober 2014

9 Hvordan oplever du den generelle tilfredshed med DUBU som sagsbehandlingsværktøj for hver af disse grupper? Øvrige brugere Superbrugere Ledelsen

10

11

12

13 Hvordan oplever du, at DUBU bliver omtalt i det daglige blandt hver af disse grupper? Øvrige brugere Superbrugere Ledere

14

15

16

17 Vil du anbefale DUBU til andre kommuner?

18

19

20 I hvor høj grad anvender I DUBU Til registrering af alle sager og hændelser (aktiviteter) Til udarbejdelse af den børnefaglige undersøgelse Til automatisk at hente de udækkede behov fra den børnefaglige undersøgelse over i handleplanen Til udarbejdelse af handleplanen Til registrering af indsatser

21

22 Med det kendskab, du pt. har til DUBU, i hvilken grad oplever du nu, at DUBU hjælper kommunen til at opfylde de overordnede DUBU-mål? Mere systematik i sagsbehandlingen Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser Bedre matchning af behov og tilbud (ICS) Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen

23

24

25

26 Har du oplevet andre gevinster end førnævnte ifm. implementeringen af DUBU?

27

28 Eksempler på andre gevinster (ledere) Langt mere professionel sagsbehandling Mere ensartethed i sagsbehandlingen Det er utroligt let at søge i systemet, finde sager og aktuel information for alle- sagsbehandlere, ledere og administrative konsulenter. Det medfører en bedre borgerservice! Der er mulighed for at lave god ledelsesinformation, hvis data indtastes korrekt Bevidsthed om, hvor vi er i sagsprocessen

29 Eksempler på andre gevinster (Superbrugere) Bedre overholdelse af lovgivningen Indberetning til ankestyrelsen og statistik bliver nemmere. Systematik og en mere ensartet sagsbehandling Arbejdsopgaver og processer bliver synlige og revurderes. Nemmere overførelse af sager mellem kommunerne Fælles sprog og samarbejde på tværs af kommunerne

30 Hvordan befinder du dig i rollen som superbruger?

31

32

33 I hvilken grad oplever du, at du får den nødvendige ledelsesmæssige opbakning i din rolle som DUBU superbruger?

34

35

36 PAUSE

37 NY FUNKTIONALITET

38 Underretningsstatistikken - opfølgningshandlinger 1.Børnefaglig undersøgelse igangsættes 2.Der henvises til konsulentbistand eller rådgivning efter § 11 stk. 3 eller stk. 4 3.Foreløbig afgørelse efter § 75 4.Underretningssagen afsluttes 5.Underretningssagen videresendes til anden indsats 6.Sagen sendes til ny kommune med underretning 7.Kommunen foretager sig ikke yderligere på baggrund af denne underretning, da sagen er i proces (hvis for eksempel børnefaglig undersøgelse er i gang) 8.Andet De fleste indberettes via aktiviteten ”Afgørelse – Afgørelse pba indl vurdering” Der skal indberettes opfølgningshandlinger på ALLE underretninger Vi arbejder på en ny løsning, med en ny aktivitetstype til opfølgningshandlinger, som ikke er afgørelser.

39 Underretningsstatistikken - opfølgningshandlinger I forbindelse med BFU som opfølgningshandling indberettes ligeledes: -Lukket dato for BFU -Dato for Foreløbig vurdering, hvis BFU ikke afsluttes indenfor 4 mdr. Der ligger detaljeret vejledning til indberetningsproceduren i infocentret i DUBU

40 Netværkssamråd Lovændring pr. 1. oktober 2014 - § 57 c Nyt specialfelt ”Under mistanke for at have begået alvorlig kriminalitet” på: Type: Underretning §153, stk. 1, nr. 1-4 Undertype: Politi Når specialfelt markeres og aktiviteten udføres oprettes automatisk: Udsend information – Mødeindkaldelse (lovpligtigt frist 7 dage) Møde/samtale – Netværksmøde Advis vedr. handleplan Husk at ændre Planlagt dato i aktiviteterne, så de korrekte datoer fremgår. Vejledning til søgninger i DUBU ifbm. Justitsministeriets registrering af oplysninger til evaluering ligger på Socialstyrelsens hjemmeside http://www.socialstyrelsen.dk/born-og-unge/kriminalitet-og- ekstremisme/radgivning/netvaerkssamrad-1http://www.socialstyrelsen.dk/born-og-unge/kriminalitet-og- ekstremisme/radgivning/netvaerkssamrad-1

41 Indberetning til Danmarks Statistik Indberettes fra Indsatsdelen i DUBU Automatisk indberetning: Ved §§, som DST ønsker indberetninger på (ikke anbringelser, primært forbyggende) se liste i infocentret Indberettes via den valgte lovhjemmel på ydelsen Vigtigt at kun hovedydelsen (selve foranstaltningen indberettes) Benyt følgeudgift-§§ til følgeudgifterne – disse indberettes nemlig ikke til DST Indberettes når startdato indtræffer og igen når slutdato indtræffer Indberettes i slutningen af hver måned

42 Ændringer af ydelser/tilbud ifht. anbringelsesstatistikken Plejefamilier og Kommunal plejefamilie opdeles i konkret godkendt og generelt godkendt Tilføjelse af Netværksplejefamilie efter § 76 a (unge med funktionsnedsættelse) Almindelig plejefamilie efter § 76 a (unge med funktionsnedsættelse) Kommunal plejefamilie efter § 76 a (unge med funktionsnedsættelse) Døgninstitution for børn og unge med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne efter § 67, stk. 2

43 FROKOST

44 Er du vores nye indstationeret medarbejder? Vores nuværende kommunale indstationerede medarbejder Søren Stenstrup fra Thisted kommune stopper med udgangen af maj. Vi har derfor brug for en ny – måske er det dig? Som indstationeret medarbejder i KOMBITs DUBU-team vil du arbejde i KOMBIT på Islands Brygge, København 1-2 dage om ugen, og de resterende dage i din kommune. Opgaverne vil være mangeartet, da du vil indgå i det daglige arbejde med DUBU, men hovedfokus vil være videreudvikling af DUBU. Udover KOMBIT vil du komme i kontakt med øvrige samarbejdspartnere som fx IBM, Ankestyrelsen og Danmarks Statistik, samt andre kommuner. Formålet, med at have en indstationeret medarbejder i teamet, er at have erfaringer fra praksis helt tæt på, når vi arbejder med bl.a. videreudvikling af DUBU. Du skal kunne bidrage med erfaringer og viden fra praksis og have lyst til at indgå i arbejdet med at gøre DUBU endnu bedre. Vi søger en indstationeret medarbejder, som kan starter efter sommerferien og være hos os i hvert fald ½ år og gerne et helt år. Da vi i den næste tid gerne vil sætte fokus på, hvordan vi kan forbedre DUBU ifht. handicapområdet, vil det være en stor fordel, hvis du arbejder/eller har arbejdet med handicapområdet eller på anden vis har stor indsigt i det arbejdsområde, både lovgivningsmæssigt og arbejdsprocesmæssig. Du vil få indsigt i mange forskellige områder omkring DUBU – en indsigt som du kan bruge i din kommunes arbejde med DUBU, og dermed får din kommune også et udbytte af at udlåne dig. Din kommune får dækket udgifterne i udlånsperioden, og du får et særskilt personligt tillæg efter nærmere aftale. Hvis du vil høre mere om jobbet, kan du enten kontakte Louise Cueto på locu@kombit.dk eller Søren Stenstrup på shst@kombit.dk. Vi ser frem til at høre fralocu@kombit.dk shst@kombit.dk

45 NY FUNKTIONALITET OG TIPS & TRICKS

46 Tips og tricks OUI – et lille smugkig Små tips – blandede godter Søgninger Agenda:

47 Tips og tricks OUI – et lille smugkig

48

49

50 Ikoner frem for knapper - mouse over

51 OUI – et lille smugkig Nyhedsbaren forsvinder til fordel for driftstatus Man skal ikke logge af/på for at se en nyhed Ikke mere ”hoppende curser” i notatfelt på aktiviteter Nye browsere: Internet Explorer 10,11 og Firefox

52 Tips og tricks Små tips – blandede godter

53 Gem ved at klikke ‘ved siden af’

54 Små tips – blandede godter Afgørelse pba indl vurdering

55 Små tips – blandede godter ”Næste” funktionen: f.eks. til at få nemt overblik over netværk i søskendesager

56 Små tips – blandede godter Klik ind på den første sags netværk og brug ‘næste/forrige’ knapperne til at navigere mellem sagerne

57 Små tips – blandede godter

58 Flytning af aktivitet til anden sag NOTE: husk aktiviteten skal være aktiv!

59 Små tips – blandede godter Flytning af aktivitet til anden sag

60 Små tips – blandede godter Flytning af aktivitet til anden sag

61 Små tips – blandede godter 1) Skriv sagsnavnet direkte i ‘Sag’ feltet: 2) eller åben valglisten og vælg den ønskede sag:

62 Små tips – blandede godter

63 DUBU som internt kommunikationsredskab: Intern kommunikation knyttet til specifik sag: Opret advis i sagen og påsæt relevant sagsbehandler – f.eks. Hvis en bruger skal bede en superbruger om hjælp. Sæt planlagt dato til dags dato. Fjern ”Aktindsigt” flaget. Slet advis efterfølgende.

64 Små tips – blandede godter Flere DUBU sessioner

65 Tips og tricks Søgninger Formål: at arbejde via ”Aktiviteter” skærmfanen

66 Søgninger Først et lille tip til ‘Større end’ og Mindre’ end tegn > ‘Større end’: < ‘Mindre end’:

67 Søgninger Underretninger fordelt på underretter BFU’er, som ikke er udført til tiden Handleplaner, som ikke er udført til tiden Opfølgningsaktiviteter Planlæg arbejdet Søgninger på ”Aktiviteter” skærmfanen: Overblik over aktiviteter

68 Søgninger Underretninger fordelt på underretter Kriterier: Aktivitetstype: Underretning* Planlagt dato:>1-1-15 AND <Today()

69 Søgninger Underretninger fordelt på underretter

70 Søgninger Børnefaglige undersøgelser ikke udført til tiden Kriterier: Planlagt dato:<Today() Status: NOT (Udført OR Lukket*) Beskrivelse:Den børnefaglige undersøgelse skal*

71 Søgninger Handleplaner ikke udført til tiden Kriterier: Planlagt dato:<Today() Status: NOT (Udført OR Lukket*) Beskrivelse:Opfølgning på Handleplan*

72 Søgninger Overblik over opfølgningsaktiviteter Kriterier: Aktivitetstype: Opfølgning OR Advis* Planlagt dato:>Today() *) afhænger af valg af aktivitetstyper

73 Søgninger Planlæg mit arbejde Kriterier: Planlagt dato:>Today()-14 AND <Today()+7 Status:NOT (Udført OR Lukket*) Giver en liste af åbne aktiviter som skulle have været udført inden for de seneste 14 dage, og som skal laves inden for den kommende uge.

74 Søgninger Alle søgningerne kan gemmes og let findes frem igen

75 Søgninger Hurtigt overblik over antal poster i en søgning 1) Klik/højreklik ‘Menu’ – ‘Post optælling’ 2) eller genvejstast: Ctrl+Shift+3

76 Søgninger Opsæt søgning som standardvisning Planlæg dit arbejde og arbejd ud fra din planlægning! Lav søgningen på planlagte aktiviteter: Planlagt dato ”>=TODAY()-14 AND <TODAY()+7” Status ”<>Udført” Gem søgningen:

77 Søgninger Opsæt søgning som standardvisning Brugerpræferencer  Standardforespørgsler  Fremsøg skærmvisning  Vælg standardvisning

78 Søgninger Opsæt søgning som standardvisning

79 Søgninger Opsæt søgning som standardvisning Vælg den gemte søgning:

80 Søgninger Opsæt standardvisning som ”forside” Brugerpræferencer  Adfærd  Vælg startvisning

81 Tips og tricks

82

83 PAUSE

84 KOMPETENCEUDVIKLING OG BROBYGNING I GRUPPER

85 TÆNK HVIS ALLE KOMMUNER BENYTTEDE SIG AF DE BEDSTE MÅDER AT BRUGE DUBU PÅ - SÅ DET ÉN KOMMUNE OPLEVEDE, SOM EN GEVINST KOM ALLE TIL GODE

86 86 DUBU superbruger rolle DUBU superbruger ansvar Ansvarlig for at uddanne og rådgive brugere i anvendelse af DUBU samt støtte ledelsen i forandringsarbejdet Ansvar Deltage i superbrugeruddannelse Agere rollemodel overfor kollegaer Uddanne nye kollegaer Hjælpe og vejlede jeres kollegaer i dagligdagen Deltage i superbrugernetværk og evt. lokale netværk Varetage kontakt til DUBU help desk i samarbejde med jeres IT- afdeling Indberette fejl og ændringsønsker Prioritere ændringsønsker til referencegruppen til videreudvikling Samarbejde med ICS superbrugeren Informere kollegaer ved nye releases Koordinerende rolle mellem andre afdelinger, fx IT, økonomi, ledelse afhængig af lokal organisering

87 KOMBITs overordnede ansvarsområder KOMBITs rolleKOMBITs ansvar Overordnet ansvarlig for den tekniske implementering af DUBU i kommunerne  Udvikle DUBU løsningen på vegne af kommunerne  Definere DUBU projektets business case samt oplæg til kommunernes business case  Træne superbrugere  Involvere og støtte de kommunale B&U ledere med forankring af de nye arbejdsrutiner  Skabe tæt dialog og 2-vejs kommunikation med kommuner, netværk og andre vigtige interessenter  Udarbejde kommunikationsmateriale og plan for forandringsaktiviteter  Afholde regelmæssige superbrugernetværksmøder  Afholde regelmæssige ledernetværksmøder 87

88 Hvordan understøtter Kombit bedst udbredelsen af ”best practice”? Netværksmøder Referencegruppe Kurser og uddannelseskorps Kurser IBM - Funktionalitet Kombit team - Arbejdsgange Infocenter (Best Practise, videndeling og drejebog) Projektrum Yammer Lokale netværk (Fyn og Nordjylland)

89 Netværkssnak i grupper Dan grupper af 7-8 stykker. Så vidt muligt ikke 2 fra samme kommune. Vælg en der giver kort oplæg fra gruppen. -Er der interesse for dannelse af netværk? -Hvad kan I bruge hinanden til? -Hvordan skulle det foregå (geografi, faggrupper, ancinitet, andet?) -Ideer til bedre videndeling mellem DUBU-kommuner? -Hvad kan Kombits rolle i ”brobygning” være?

90 DAGLIG DRIFT OG LEDELSESTILSYN

91 Ledelsesinformation Er ledelsesinformation for alle? Kan DUBU levere alle svar? Hvad er det vi gerne vil vide? Hvad er vigtigt at vi får målt på? Kan der laves en standart for alle? Faglig ledelsesinformation Økonomisk ledelsesinformation Ledelsestilsyn

92 KL’s 13 centrale indikatorer 1.Antal anbragte børn fordelt på forskellige anbringelsestyper 2.Antal anbragte børn fordelt på forskellige aldersgrupper 3.Antal refusionsberettigede sager 4.Antal anbragte børn fordelt på egne og eksterne tilbud 5.Antal forebyggende foranstaltninger 6.Antal sager pr. sagsbehandler 7.Antal underretninger 8.Udgifter pr. ydelse fordelt på sagsbehandlere 9.Disponerede udgifter til udsatte børn og unge som andel af budgettet 10.Disponerede udgifter pr. anbragt, fordelt på forskellige anbringelsestyper 11.Disponerede udgifter pr. refusionsberettiget anbragt 12.Disponerede udgifter pr. forebyggende foranstaltning 13.Disponerede udgifter pr. barn/ung til merudgiftsydelser Faglig/ økonomisk Faglig Økonomisk

93 Faglig ledelsesinformation Antal sager Antal underretninger Antal Børnefaglige undersøgelser Overholdelse af lovfrister Hvem kommer underretningerne fra? Tænk hvis jeg kunne få alt dette at vide ved at trykke på ÈN knap!

94 RækkeetiketterAntal af Oprettet Underretning § 15221 Underretning § 153 stk 1 nr 1220 Underretning § 153 stk 1 nr 22 Underretning § 153 stk 1 nr 314 Underretning § 153 stk 1 nr 420 Underretning § 15455 Hovedtotal332

95

96 Forventet forbrug vs. budget

97 Udfordringer / Gevinster Gevinster  Hurtigt overblik over data  Mulighed for løbende korrektion af data  Afskaffelse af dobbeltregistrering i systemer  Nye forbedrede arbejdsgange  Gevinstrealisering ved brug af DUBU Gevinster  Hurtigt overblik over data  Mulighed for løbende korrektion af data  Afskaffelse af dobbeltregistrering i systemer  Nye forbedrede arbejdsgange  Gevinstrealisering ved brug af DUBU Udfordringer  Datadisciplin  Ajourføring af databasefelter  At få fulgt op på den opnåede information Udfordringer  Datadisciplin  Ajourføring af databasefelter  At få fulgt op på den opnåede information

98 Et skema for ”standard” udtræk af indsatser? - Hvad ser I af muligheder og udfordringer?

99 Afrunding Er forventninger indfriet? Hvad skal vi have med til ledernetværksmøderne? Evalueringsskema

100 Farvel og tak Husk at… -Open UI kommer d. 22/6 -Benyt jer af Yammer og netværk -Skriv til Kombit, hvis I har en god ide. -Vi ses måske til ICS/DUBU netværksmøde i november?