Dagsorden dag 2 Tidspunkterne er ikke faste, men vi skal omkring dette: 09:00 – 10:30      Velkomst, opsætninger og søgninger, sagsbehandlingen. 10:30.

Præsentationer af emnet: "Dagsorden dag 2 Tidspunkterne er ikke faste, men vi skal omkring dette: 09:00 – 10:30      Velkomst, opsætninger og søgninger, sagsbehandlingen. 10:30."— Præsentationens transcript:

1 DUBU uddannelse Fra bruger til superbruger 23 maj 2017 Tema dag 2: Superbrugerens arbejde i praksis

2 Dagsorden dag 2 Tidspunkterne er ikke faste, men vi skal omkring dette: 09:00 – 10:30      Velkomst, opsætninger og søgninger, sagsbehandlingen. 10:30 – 10:45      Pause 10:45 – 12:00      Indsatser 12:00 – 12:30      Frokost 12:30 – 13:45      Indberetninger, afgørelser 13:45 – 14: Pause.. 14:00 – 15:00     Ledelsesrapporter, Aktivitetsplaner, Processer som ikke forekommer hver dag, afsluttende evaluering. Sig til, hvis I har konkrete problemstillinger med eller områder, I ønsker der skal gennemgås yderligere

3 Kort præsentation Maibritt Kristensen
Digitaliseringskonsulent i Billund Kommune DUBU-Superbruger siden November 2013 Uddannelseskorps i KOMBIT siden 2014 Besøg hos kommuner Underviser på kurser Oplæg på diverse seminarer/møder Primær opgaver som superbruger Koordinerende superbruger Indsats/økonomidelen Tekniske opgaver, kontakt til IBM, KOMBIT, IT-afd.

4 Kort præsentation Kort præsentation med navn og kommune?
Hvor længe har du arbejdet med DUBU? Hvilke opgave skal du varetage som superbruger? Hvad er dine forventninger til kurset i dag? Er I kommet i tanke om noget siden I gik i går?

5 OPSÆTNINGER

6 Forskellige opsætninger
Det er muligt, at lave forskellige opsætninger . Fordelene kan være: Bedre overblik Brugeren ser nogle af fordelene ved systemet Giver stor værdi – hvis opsat korrekt Anledning til forvirring – hvis IKKE opsat korrekt Forskellige muligheder: Fanen ”Forsiden” viser overskredne aktiviteter Fanen ”Aktiviteter” ændres til at vise kommende aktiviteter Fanen ”Sager” bruges til egne sager & fremsøgning af kollegaer sager

7 Forskellige opsætninger
Mine/alle/mit team Rådgiver – Mine sager Administrativ – Alle sager Leder – Mit teams sager Ændring fra alle til mine Vælg ”Værktøjer” - ”Brugerpræferencer” - ”Skærmfanelayout” Under ”Skærm-Fanelayout” – vælg ”Sager” Gå til feltet nedenunder - ”Vis fanelayout” Sæt flueben ud for Mine/alle/mit team

8 Forskellige opsætninger
Ændring af fanen ”Aktiviteter” Vælg ”Værktøjer” - ”Brugerpræferencer” - ”Standardforespørgsler” Under ”Skærm-navn” – vælg ”Aktiviteter” Gå til feltet nedenunder - ”Skærmvisning” Tryk på feltet ved siden af ”Mine aktiviteter” Tryk på det lille ikon i højre side, og vælg f.eks. ”Mine aktiviteter for måneden” Prøv i DUBU…

9 Søgninger

10 søgningER Der kan søges på mange forskellige måder i DUBU:
Der kan søges på alder, fx alle 17 årige Der kan søges på aktive BFU og HP Og meget, meget andet, der kan være en hjælp for brugeren/lederen i hverdagen Eksempel - søgning Søg på alle 1 og 2 årige. Gå til personer Tryk søg og skriv 1 OR 2 i kolonnen alder Tryk udfør Udfordring når søgningen passerer et 10 år fx søgning på 16 til 21 årige..

11 Søgninger Aktive adviser - BFU skal færdiggøres indenfor 4 måneder
Aktiviteter - søg Type: Advis Undertype: BFU oprettes Status: Aktiv, planlagt eller <> Udført Sagsbehandler: 111-AAA Hvis man ønsker alle BFU for hele kommunen undlades at søge på den enkelte rådgiver. På de igangværende BFU kan startdato aflæses – dette er datoen for den anvendte underretnings/udslagsgivende aktivitet.

12 Søgninger Opfølgning på handleplan Aktiviteter - søg Type: Opfølgning
Undertype: Faglig vurdering Status: Aktiv, planlagt eller <> Udført Sagsbehandler:111-AAA Hvis man ønsker alle handleplaner for hele kommunen undlades at søge på den enkelte rådgiver. Her skal version færdiggjort dato bruges – udløser Opfølgning og Børnesamtale.

13 Søgninger Orientering til underretter – 30 dage Aktiviteter - søg
Type: Udsend information Undertype: Orientering til underretter Status: Aktiv, planlagt eller <> Udført Planlagt dato: >Today() AND <Today()+30 Sagsbehandler:111-AAA Hvis man ønsker alle aktiviteter for hele kommunen undlades at søge på den enkelte rådgiver.

14 Søgninger Indberetning til Ankestyrelsen
Søgningen giver et overblik over i hvilke sager der er indberettet til Ankestyrelsen via DUBU. Aktiviteter - søg Type: Udsend information Undertype: Indberetning til Ankestyrelsen Status: Udført Sagsbehandler:111-AAA (Afgræns evt. perioden i planlagt dato) Hvis man ønsker alle indberetninger til Ankestyrelsen for hele kommunen undlades at søge på den enkelte rådgiver. Dette kom tidligere som en aktivitet i sagen – nu kommer det på personen.

15 Søgninger Alle underretninger modtaget i kommunen
Søgningen giver et overblik over hvor mange underretninger den enkelte kommune har modtaget Aktiviteter - søg Type: Underretning* Modtaget dato: >= AND < Status: Udført Kolonnen Fornavn og Efternavn vises hvor underretningen kommer fra Kan herefter eksporteres og bruges til statistik, politiske udvalg mv. Hvis du senere vil bruge samme søgning kan du ændre datoerne i ”Søgning” – ”Ændr søgning”, og f.eks. skrive – , hvis man ønsker en månedlig opgørelse Hvis kun kommunens egne underretninger søges brug ”Registreret af” søg på kommunenummer + *

16 Søgninger Gennemgang af en enkelt sagsstamme
Hvis du som rådgiver eller leder gerne vil have et hurtigt overblik over alle sager på en sagsstamme kan dette gøres således: Søg alle aktive sager frem hos rådgiveren Sorter evt. kolonnerne efter behov Åbn den øverste sag i oversigten Herefter kan du bladre i alle de fremsøgte sager via den lille pil i højre hjørne Hvis du fx står på fanebladet ”Børnefaglig undersøgelse” på den første sag, og bladrer videre til næste sag, vil du også der står på fanebladet ”Børnefaglig undersøgelse”

17 Søgninger Søgning i aktiviteter på den enkelte sag
Hvis du gerne vil have et overblik over en bestemt type aktivitet på den enkelte sag kan dette gøres således: Stå på aktiviteter - Søg Type: Vælg den ønskede type, fx Afgørelser Herefter får du vist alle afgørelser på den enkelte sag Du kan ligeledes bladre mellem de fremsøgte sager, og søgningen vil huskes på hver sag

18 Søgninger, øvelse Lav forskellige søgninger – og gem dem
* - joker – fx Underretnin* - alle underretninger kommer frem ~LIKE (ctrl + alt + ~) skelner ikke mellem store og små bogstaver IS NULL – søgningen finder alt uden værdi i feltet (fx undertyper) IS NOT NULL .. Alle værdier NOT – finder data uden den/de valgte værdier (fx handicap og andet) OR – eller > Større end < Mindre end = Lig med Today() – dag dato søgning Søgning på rækkenummer = Id=1-160DYRZ

19 DEN LØBENDE SAGSBEHANDLING

20 Aktiviteter Opret aktiviteterne når du planlægger næste skridt
Giver overblik Hjælper kollegaer ved overtagelse af sag, sygdom mv. Fx planlagte møder, børnesamtaler mv. Anvend planlagt dato på aktiviteten Giver en ”To Do” liste på forsiden eller den kan fremsøges Ret altid til den ”rigtige” dato Hjælper ledelsen, fx ved ledelsestilsyn, revision

21 Aktiviteter Opgave: Du skal sende en anmodning om statusudtalelse til en skole. Løsning: Opret aktivitet 1: Type: Udsend information Undertype: Statusudtalelse Beskrivelse: Anmodning om statusudtalelse hos x Skole Efternavn: Ændr fra barn til skole Generer blanketten & send den Status: Udført Den lange omvej.

22 Aktiviteter Opret med det samme aktivitet nr. 2, så du bliver mindet om at du skal have udtalelsen retur. Opret aktivitet 2: Type: Statusudtalelse Undertype: Skole Beskrivelse: Statusudtalelse fra x Skole Efternavn: Ændr fra barn til skole Planlagt dato: 14 dage frem i tiden Status: Aktiv/Planlagt Lad os se i DUBU…

23 Aktiviteter, opgaver Opret forskellige aktiviteter
Ændr planlagt dato til dato frem i tiden Søg dem frem – prøv og lav en ”To-do” liste/sagsforløb på en sag

24 INDSATSER

25 Leverandørkatalog Økonomisk overblik? Samlet sagsbehandling?
Overvejelser før oprettelse: Hvad skal det bruges til? Økonomisk overblik? Samlet sagsbehandling? Kontrolgrundlag? Ledelsesinformation? Indberetning til AST/DS Budget?

26 Leverandørkatalog Leverandører er oprettet, men kan være mangelfulde
Kortlægning af hvilke leverandører der ønskes brugt: Tilbudsportalen Leverandører er oprettet, men kan være mangelfulde Skal ikke opdateres lokalt Lokale leverandører Skal vedligeholdes/opdateres

27 Ydelseskatalog Overvejelser omkring detaljegrad af de oplysninger man ønsker at trække fra indsatsområdet. Økonomi – med eller uden? Hvis økonomien skal med – hvor detaljeret?

28 Ydelseskatalog Indberetninger til Danmarks Statistik:
Forebyggende foranstaltninger – ikke følgeudgifter Fx – aflastning, indberettes via funktionen – følgeudgifter af aflastningen – kørsel, kost/logi, fritidsaktiviteter – indberettes ikke. Vigtigt med korrekte ydelser og Lovhjemmel Der er oprettet lovhjemmel på følgeudgifterne.

29 Leverandør og Ydelse Lad os se i DUBU Oprette Leverandør:
Oprette Ydelse

30 Indsatser Sagsbehandler opretter indsats og ydelse, samt afgørelse om fx bevilling, igangsættelse af foranstaltning mv. Hvis økonomi er med i DUBU kan der sendes advis til økonomimedarbejder Sikkerhed ved sygdom/ferie Ny knap – opdaterer alle aktive ydelser 

31 Merudgifter Drejebog findes i Informationscentret
Ansøgning om dækning af merudgifter Indhente status Målgruppevurdering – Type vurdering – Målgruppevurdering Afgørelse om afslag/Indstilling i Indsatser

32 Merudgifter OPFØLGNINGSDATO PÅ INDSATSEN – ikke i ydelsen. Hvis den bruges i ydelserne = mange Advis. Hvis den skal ledelsesmæssigt godkendes – udfyld indstillingsalternativer grundigt under Begrundelse for Indstillingsalternativerne – overføres til rapport

33 Merudgifter Opret en ydelse på en merudgift Brug Kopier hvis der er flere Ctrl + B Generer blanketten (Oversigt over merudgifter BU 902 eller Vistationsproces Indstilling) Automatisk oprettes en afgørelse (BU 902) På afgørelsen kan Bevilling af merudgifter (BU 901) generes

34 Merudgifter/TABT ARBEJDSFORTJENESTE
Merudgifter har fået egen indsatsfane. Giver lidt mere overskuelighed. Brug vejledningen i DUBU

35 AKTIVITETSPLANER

36 Aktivitetsplaner En aktivitetsplan er en gruppe af aktiviteter, som kan oprettes på en gang enten manuelt eller automatisk To typer: Lovpligtige – styres centralt Fx aktiviteter ved underretninger Ikke lovpligtige – styres i kommunalt Lokale ønsker udover lovgivningen

37 AKTIVITETSPLANER Kan bruges til: Processtyring Sikring af ensartethed
Aktiv to do liste Effektiv når der er mange processer Kan justeres øjeblikkeligt ved ændringer i processer/lov

38 Lovpligtige aktivitetsplaner
Ved modtagelse af underretninger Det er lovpligtig at sende en kvittering til underretter Det er lovpligtigt at lave tilbagemelding til underretter Det er lovpligtigt at foretage en vurdering af underretningen inden 24 timer Aktivitetsplanen sikrer dokumentation/ensartethed og opretter automatisk 3 aktiviteter på sagen, når aktiviteten Underretning er ”Udført”

39 Ikke Lovpligtige Ikke lovpligtig aktivitetsplaner sikrer dokumentation og ensartethed f.eks. i forbindelse med oprettelse af BFU Indhente og modtagelse af samtykke Indhente og modtagelse af statusudtalelser Forældresamtale og Partshøring

40 Aktivitetsplaner Oprettes/vedligeholdes via ”Administration af Data” – ”Aktivitetsskabeloner” (Se vejledning i Superbrugermanualen) Kan herefter oprettes på sagen Vælg Aktivitetsplaner – find skabelonen Ret evt. beskrivelse Aktiviteter er herefter automatisk oprettet

41 SPØRGESKEMAER

42 SPØRGESKEMAER Oprettes/vedligeholdes via ”Administration af Data” – ”Spørgeskema skabeloner” (Se vejledning i Superbrugermanualen) Kan herefter oprettes på sagen Vælg Spørgeskema – find skabelonen Ret evt. beskrivelse Spørgsmål er herefter automatisk oprettet

43 SPØRGESKEMAER Man kan oprette spørgeskemaer, som kan besvares med bestemte svar og fritekst Tilknyttes sagen Erstatter gammeldags tjeklister, gule lapper mv. Der kan ikke søges på tværs i spørgeskemaerne pt.

44 Indberetninger TIL ANKESTYRELSEN DANMARKS STATISTIK

45 Indberetning til Ankestyrelsen
Underretningsstatistikken Indberetning af underretninger Baggrunden for underretningen afkrydses på aktiviteten ”Vurdering af underretning” Indberetningen sker automatisk, når aktiviteten ”Vurdering af underretning” udføres Men.. Nu sender vi også en excelfil  Opfølgningshandlinger skal ikke indberettes.. Fejllister fra Ankestyrelsen? Hvordan håndterer I dette? Hvilke udfordringer har I?

46 Indberetning til Ankestyrelsen
Underretningsstatistikken - opfølgningshandlinger Børnefaglig undersøgelse igangsættes Der henvises til konsulentbistand eller rådgivning efter § 11 stk. 3 eller stk. 4 Foreløbig afgørelse efter § 75 Underretningssagen afsluttes Underretningssagen videresendes til anden indsats Sagen sendes til ny kommune med underretning Kommunen foretager sig ikke yderligere på baggrund af denne underretning, da sagen er i proces (hvis for eksempel børnefaglig undersøgelse er i gang) Andet Ankestyrelsen er ikke interesseret længere – men ønsker ledelsen den information i stedet for?

47 Indberetning til Danmarks Statistik (Tidl. Ankestyrelsen)
Anbringelsesstatistikken Indberetning ifbm. anbringelse: Nogle hændelser, der skal indberettes, kan kun ske via DUBU, når der benyttes indsatser På aktiviteterne, der skal indberettes, tilknyttes ydelsen (anbringelsen) og relevante specialfelter udfyldes inden, der klikkes på knappen ”Indberet til Ankestyrelsen” Der oprettes nu en aktivitet ”Udsend information – Indberetning til Ankestyrelsen” – dog nu ikke i sagen men på personen. Hvornår skal hvilke skemaer bruges: I informationscentret i DUBU ligger en vejledning til indberetning til anbringelsesstatistikken

48 Indberetninger til anbringelsesområdet.
Der skal ikke længere indberettes følgende: Generel opfølgning for anbringelsesstatistikken.. Opfølgningsmøder. Forelæggelser for børn og unge udvalget. Afgørelser om efterværn forud for det 18 år.

49 Skema Hændelse Aktivitetstype Undertype Skal udfyldes 1 Ny afgørelse om anbringelse Afgørelse Anbringelse Anledning til anbringelsen Ydelse Hvem har truffet afgørelsen Udslagsgivende årsager Fortsat anbringelse, der er overtaget fra anden kommune Efterværn/ Overtag forpligtigelse Afsender kommune + nummer Hvilken afgørelse var barnet/den unge underlagt på overtagelsestidspunkt Dato for overtagelse Type af anbringelsessted ved overtagelse Kommunen hvor anbringelsessted er beliggende 2 Iværksættelse af ændret anbringelsessted Agørelse Ændret anbringelse Hovedårsager til ændring af anbringelse På hvis foranledning blev anbringelsen ændret Ændring af tvangsanbringelse til frivillig anbringelse Børn og Unge udvalg Dato for forvaltningens afgørelse Ændring af Tvang til frivillig Generel opfølgning af anbringelsen Opfølgning Faglig vurdering Opfølgningsdato Samtale med barnet/den unge jf. Sel. § 70 stk. 2 Ændringer i forældremyndighedsindehaver

50 2 Forelæggelser for børn og unge-udvalget Afgørelser Børn og ungeudvalg Dato for forelæggelse i Børn og Ungeudvalg Hvilke indstillinger mv. er forelagt Børn og Unge udvalget Ydelse Hjemgivelse/Ophør anbringelse/sagsophør under 18 år Afgørelse Hjemgivelse Årsag til ophør af anbringelse Hvis – Sagsophør, sagen overdraget til ny handlekommune skal flg. Ligeledes udfyldes: Dato, kommunenummer og navn for ny kommune Hvor tager barnet/den unge ophold efter hjemgivelsen Afgørelser om efterværn forud for det 18 år Efterværn/ Overtag forpligtigelse Dato for afgørelse om efterværn Afgørelse om efterværn forude for det 18 år jf. § 68 stk. 12 3 Egen sag, videreførelse af døgnophold fra det 18 år Anbringelse Videreførelse af anbringelse efter det 18 år

51 3 Oprettelse af sag overtaget fra anden kommune (18 – 22) Afgørelse Efterværn/ Overtag forpligtigelse Afsenderkommune Fra hvilket tidspunkt er handleforpligtigelsen overdraget Efterværn Om der er truffet afgørelse om efterværnstilbud jf. § 76 Hvis ja, udfyldes Dato, hvilken foranstaltningstype samt evt. beliggenhed, Hvis intet efterværnstilbud udfyldes Dato for ophør, hvor den unge tager ophold. Ydelse Genetablering af døgnophold i anbringelsessted (18 – 22) Anbringelse Genetablering af døgnophold Ændring af anbringelsessted (flytning 18 – 22 år) Ændret anbringelse På hvis foranledning blev anbringelsesstedet ændret. Ophør af døgnophold i anbringelsessted (18 – 22) Hjemgivelse Årsag til ophør af døgnophold Ved ny kommune udfyldes dato, kommunenr og navn. Hvor tager den unge ophold efter hjemgivelsen.

52 Indberetning til Danmarks statistik
Forebyggende foranstaltninger. Indberettes fra Indsatsdelen i DUBU Automatisk indberetning Ved §§, som DST ønsker indberetninger på (ikke anbringelser, primært forbyggende) se liste i infocentret Indberettes via den valgte lovhjemmel på ydelsen Vigtigt at kun hovedydelsen (selve foranstaltningen indberettes) Benyt følgeudgift-§§ til følgeudgifterne – disse indberettes nemlig ikke til DST Indberettes når startdato indtræffer og igen når slutdato indtræffer Indberettes i slutningen af hver måned

53 DIVERSE PROCESSER

54 Anmodning om aktindsigt
Behandles således i DUBU: Brug ”Generer rapport” – ”Aktindsigtsrapport”. Dette samler alle aktiviteter med notater, dog undtaget aktiviteter som er undtaget for aktindsigt. Aktiviteten genereres automatisk når du beder om rapporten. Aktiviteten er aktiv. Gå derefter på dokumentfanen og klik på ”Dokumentsamling til aktindsigt”. Dette genererer endnu en aktindsigtsaktivitet, denne med undertypen ”Udtræk sagsakter”. Denne samling indeholder en indholdsfortegnelse med angivelse af de akter som er undtaget aktindsigten. Du kan ved hver aktivitet vælge det tidsrum aktindsigten skal være for. Vælger du ikke et tidsrum bliver aktindsigten komplet. Lad os se i DUBU…

55 Netværkssamråd Flyttet fra Underretningen til Vurderingen ved R. 2.2
Lovændring pr. 1. oktober § 57 c Nyt specialfelt ”Under mistanke for at have begået alvorlig kriminalitet” på: Type: Vurdering Undertype: Vurdering af underretning Når specialfelt markeres og aktiviteten udføres oprettes automatisk: Udsend information – Mødeindkaldelse Møde/samtale – Netværksmøde Advis Der skal afleveres statistik til Justitsministeriet på dette. Husk derfor at krydse specialfeltet af, så der efterfølgende hurtigt kan søges pågældende aktiviteter ud.

56 Mellemkommunal underretning/overfør sag
Hvis I modtager en underretning eller en sag i papirform fra en anden DUBU-kommune, så kontakt dem og sig det SKAL foregå via DUBU! Læs hvad der står i boksene Følg vejledningen Husk særskilt besked til modtagerkommune via digital post efter overførsel af sag Lad os se i DUBU…

57 Dokumenter, e-boks, Doc2mail
DUBU’s funktion kan anvendes til at sende til e-boks. Øvrige leverandørers Doc2mail løsning – kontakt IBM for nærmere aftale om opsætning, krav mv. Dokumenter fra øvrige systemer kan trækkes i DUBU (se liste over godkendte filformater). En fordel ved aktindsigt.

58 Ledelsesrapporter

59 Ledelsesrapporter Faste rapporter i DUBU via denne proces:
Ønsket liste: aktivitet, sag, indsats, kontaktperson Min Kommune eller Benchmarking Søg/søgeparametre Planlæg rapport – udfyld detaljer i pop up. Mail

60 Ledelsesrapporter A-1 Underretning og Henvendelse
A-2 Alder for barnet ved første underretning A-3 Overblik over tidsfrister A-4 Anbringelsernes varighed A-5 Tvang/frivillig – indsatstype A-6 Opfølgningsmøder – fordelt A-7 Spredning i antal og udgifter til børn i familiepleje

61 Ledelsesrapporter Krav Ledelsesrapportering (management report)
Benchmarking rapportering ( + Org. Bench Mark Responsibility) Administrering af Benchmark rapportering ( + Local Administrator)

62 Ledelsesrapporter S-1 sager fordelt på sagsbehandler og delproces
P-1 Andel ugen med tilknytning til uddannelse eller arbejdsmarked

63 Ledelsesrapporter Gode lokale søgninger kan erstatte faste ledelsesrapporter, fx Antal underretninger Antal åbne BFU’er Antal afholdte børnesamtaler

64 EKSEMPLER FRA BILLUND

65 Billund kommune Målsætning: Så meget som muligt samles i DUBU
Alt sagsbehandling samlet (Breve, indscannet post, indsatser) Organisering: 1 Konsulent – fast på DUBU 5 (6) Superbrugere 1 med administrativ baggrund, resten er uddannet socialrådgivere. Konsulent varetager alt det tekniske, ledelsesinfo, koordinering ift. alle samarbejdspartnere, sagsgennemgang, indberetninger mv.

66 Billund kommune Eksempler på samarbejde:
Indberetning til Danmarks statistik Proceduren fastsættes med modtagelsen, ledelse og konsulent Sagsbehandlingsprocedurer fastlægges i samarbejde med ledelsen – formidles ved superbrugermøder med deltagelse af ledelse (faste hver måned) – implementeres vha. fx fælles undervisning/ enkeltmandsundervisning/Cafe møder

67 Billund kommune Andre eksempler på samarbejde:
Forskellige rapporter ”bestilles” Underretninger Diverse opfølgninger Bestemte afgørelser Aktiviteter på tværs Jeg ku godt tænke mig… Dette undersøges

68 Yammer Mødested på nettet for superbrugerne Erfaringsudveksling
Vidensdeling Spørgsmål og svar Kontakt KOMBIT for adgang

69 Spørgsmål...?

70 EVALUERING Udfyld spørgeskema med ris/ros Kort runde her
Opfølgningskursus?