Effektiviseringer af driften i almene boligafdelinger Workshop Effektiviseringer af driften i almene boligafdelinger

Den almene boligsektors effektivisering, MBBL (2014) Styrket kommunalt tilsyn og styringsdialog Styrket arbejde med produktivitet og effektivitet i boligorganisationerne Styrket grundlag for de beboerdemokratiske beslutninger Effektivisering af organisatoriske/administrative styringer Effektivisering af enkeltposter, ressourceanvendelse, indkøb og vedligehold

Forventninger til en dag med erfaringsudveksling … Hvordan måler vi effektivitet? Hvad kendetegner en god forandringsproces? Hvilke barrierer er der for forandring og effektivisering? Hvilke effektiviseringsværktøjer virker? Ad 1) Nøgletal – hvilke og hvordan får vi produceret dem Ad 2) Hvad kendetegner den gode proces? Hvordan fastholder vi momentum uden at vi bliver anklaget for at trække noget ned over hovedet på både afdelingsbestyrelser og medarbejdere. Ad 4) Nogle fif og gode råd om, hvad der virker når man skal omlægge driften. Hvor er der noget at hente. Resultaterne af dagens arbejde vil blive samlet i en miniantologi med case-beskrivelser og konklusioner

Case: Innovativ drift – et forsøg Boligselskabet Nordkysten Driftsenhed: 1900 boliger 20 afdelinger 2 driftschefer 26 ansatte (ejendomsfunktionærer og ejendomsmestre) Fusion mellem to selskaber i 2012 Driftsmodel: Afdelingsopdelt drift

Case: Innovativ drift – et forsøg Processen Workshop Arb.gruppe møder OB-møde Info-møde Implementering

Case: Innovativ drift – et forsøg Målsætninger Konkrete mål for første år af den nye drift i Boligselskabet Nordkysten Optimere arbejdsgange i den daglige drift for i fremtiden at kunne løse et bredere spektrum af opgaver in house med en samlet reduktion på konto 114, 115 og 116 på 15 % som resultat   Optimere arbejdsgangen omkring fraflytningssyn gennem digitalisering og e-syn, og dermed spare tid, som kan anvendes til at optimere driften Spare 30 % på istandsættelse af flytteboliger gennem udbud af opgaven på tværs af selskabet Spare 20 % på indkøb af materiel og øvrige serviceydelser (fx rengøring)

Case: Innovativ drift – et forsøg Planen Forretningsfører Driftschef Leder af daglig drift Administrativ driftsleder Administrativt team Driftsleder for grønt team Grønt team Driftsleder for beboerservice Beboerservice team Byggeteknisk leder Fokus på ledelse Fokus på stordriftsfordele Fokus på administration Fokus på faglige kompetence

Case: Innovativ drift – et forsøg Planen Større gentagne opgaver der kan effektiviseres Græs Hække Bede Trappevask Opgaver der løses bedst ved særlig kompetence Nogle beboerservice opgaver Varmetekniske opgaver Vedligehold af maskiner Administrative opgaver Opfølgning på håndværkere – fakturabehandling Kontorarbejde Syn Opgaver, hvor man skal kende sin boligafdeling Ad hoc opgaver Dagligt renhold Beboerkontakt

Case: Innovativ drift – et forsøg Det der gik godt Arbejdsgruppe med medarbejdere 7 interne ansøgere til driftsleder-stillinger Løbende møder i medarbejdergruppen Tryghed ved processen

Case: Innovativ drift – et forsøg Det der gik mindre godt Sproget – innovativ/effektiv Information og kommunikation til beboerdemokrater Manglende momentum uden for arbejdsgruppe og OB Frygt for at miste den faste mand i afdelingen Driften er afdelingsbestyrelsernes domæne Drift = følelser

Case: Innovativ drift – et forsøg Kompromiset?

Case: Innovativ drift – et forsøg Paradokserne Hvis vi er konkrete, når vi beskriver hvad vi vil, så bliver vi beskyldt for at alt er planlagt på forhånd, og at det bliver trukket ned over hovedet på afdelingerne Hvis ikke vi er konkrete når vi beskrivelser en ny drift, så er vi ikke troværdige og der bliver ikke troet på, at det kan lade sig gøre

Case: Innovativ drift – et forsøg Paradokserne Der er ofte tilslutning og opbakning, når ideerne til en ”innovativ drift” bliver præsenteret. Alle kan se det fornuftige i udnyttelse af ressourcerne, optimering af driften, bedre planlægning osv. Når det skal igangsættes skal det bare ikke lige foregår i min afdeling. NIMBY