Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Få mere ud af det - du har Økonomichef Bethina Jensen Lorentzen.

Præsentationer af emnet: "Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Få mere ud af det - du har Økonomichef Bethina Jensen Lorentzen."— Præsentationens transcript:

1 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Få mere ud af det - du har Økonomichef Bethina Jensen Lorentzen Beboerservicechef Dorte Radik

2 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Motivation/mål – hvorfor startede det: Behov for at synliggørelse af medarbejderne (op fra kældrene) Krav til bedre mandskabsfaciliteter Større robusthed i forbindelse med fravær Ønske om nedbringelse af udgifterne til afløsere Et kommende generationsskifte

3 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Værktøj – hvordan når vi målene: At samle afdelingernes medarbejdere i større områder, for at skabe større stabilitet og mindre sårbarhed såvel for bemanding som økonomi, samt at forberede et kommende generationsskifte At indføre et digitalt time- og sagsstyringssystem, som via en snitflade til EG-Bolig kan understøtte stordriftsfordelene, samt synliggøre aktiviteter med mere i de enkelte afdelinger Organisationsændring Ressourcestyrings- system

4 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Organisationen i 2012 (før):

5 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Organisationen i 2012 (efter):

6 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Formål med ressourcestyringen: Fleksibilitet i forhold til medarbejdernes arbejdssted (større områder, tværgående arbejdsopgaver og kompetencebrug) Planlægge ressourceforbruget på baggrund af medarbejdernes totale arbejdsbelastning samt fravær (forudse overbelastning og omfordele prioriteringen af opgaver og tid) Dokumentation af omkostninger Grundlag for styringsmæssige beslutninger Benchmarking (nøgletal for f.eks. græsklipning pr m 2 )

7 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Succeskriterier for ressourcestyring: Fordeling af ressourcer fra storområderne til de enkelte afdelinger Dokumentere forbedring, kvalitet, service og effektivitet pr. afdeling pr. kvartal Levere oversigter/nøgletal til afdelingsbestyrelser og hovedbestyrelser på årsbasis Levere oplysninger om fravær, ferie, feriefridage og afspadsering m.m. Dialogredskab i forhold til medarbejderne og afdelingsbestyrelser Indtastninger så tæt på kilden som muligt Styring af maskiner

8 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Afdelingsdefinition...... Aktivitetsnummer …. Timer for mandskab og maskiner.(Varer og evt. fremmede tjenesteydelser). BOTID Web reg. Ressource- styrings - program Rapport 1 Rapport 2 Rapport 3 Rapport …. Sagselement… … Brugerdatas ressourcestyringsmodul indeholder foruden selve registreringsdelen en rapport funktion, der efter registreringerne er gennemført, kan danne en oversigt over aktiviteter - mandetimer og maskintimer f.eks. omregnet til økonomi på de forskellige arealer. Registrering og rapportering: - strukturen i ressourcestyringssystemet

9 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Økonomi - omkostningsfordeling: Tidligere blev udgiften til varmemestre, gårdmænd og rengøring fordelt mellem afdelingerne på baggrund af en fast fordelingsnøgle for den pågældende gruppe af afdelinger, som delte mandskab. Med ressourcestyringssystemet blev det muligt, at afdelingerne betalte pr. time, som de forbruger I ressourcestyringssystemet beregnes økonomien på baggrund af standardomkostninger defineret som kr. pr. time for henholdsvis varmemestre, gårdmænd og trappevaskere. Standardsatsen revurderes årligt på baggrund af seneste årsregnskab (OBS i ressourcestyringssystemet fremgår ikke øvrige eksterne omkostninger f.eks. til gartner og rengøring, den totale udgift fremgår kun af EG Bolig) Alle medarbejder udgifter samles i hovedforeningen i tre faggrupper, ved årsafslutningen af regnskabet fordeles udgifterne til afdelingerne på baggrund af de faktiske omkostninger og faktisk leverede timer

10 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Model fordeling af udgifter til afdelingerne: Fordelingen udføres separat for de tre medarbejdergrupper: Varmemestre/ejendomsserviceteknikere Gårdmænd/ejendomsfunktionære Trappevaskere med flere

11 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Danmarks Statistik Indberetning af alt fravær Arbejdsmiljø Trivsel Sygefravær Opfølgning på Effektive timer Arbejdsplaner Prioriteringer Fordelingsregnskab - mellem afdelingerne Beboerdemokratiet Skærpet opmærksomhed prioritering mellem forskellige aktiviteter Maskiner Indkøb Fordeling af omkostninger Medarbejderinfo. Ferie Feriefri Seniordage Omsorgsdage Afspadsering Projektstyring Renoveringsprojekter Energi m.m. Hvad bruges ressourcestyringen til: Styring af vintertillæg Benchmarking og Nøgletal Årshjul

12 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Afledte fordele: Mentorordning, arbejdsprøvning styre også timer, hvad laver de, nul kroner. ”gratis ydelser” – ro på i forhold til fagforening (ikke del af normering) – forklaring til afdelingsbestyrelse Vanskelig styring af eksterne afløsere, i dag anvendes eksterne afløsere næsten ikke og selv tidsbegrænsede ansatte styres via systemet Afdelingerne i de tidligere små områder blev hårdt ramt ved eks. sygdom, udgift medarbejder og udgift afløser, omvendt var fordelingsnøglerne ofte skruet sammen, så de store afdelinger betalte mest Muligheden for (næsten) at købe time for time Synliggørelse af ydelsen, hvad bruges tiden til Aflive myter – fra gæt til fakta

13 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Erfaringer: Indføring af ressourcestyringssystem kræver ro i organisationen Kommunikation til og med medarbejdere/beboerdemokrater er vigtigt, hvad er formålet/anvendelsen – frygten for kontrol Der går mindst tre år, før man kan se en trend i informationerne f.eks. til budgetter Ikke gratis at anvende et ressourcestyringssystem, det kræver ud over systemudgifterne timer til vedligehold, opfølgning og styring Det er en vedvarende proces, at anvende, drage erfaringer og tilpasse Informationerne fra ressourcestyring skal anvendes med fornøden viden om og nysgerrighed for, hvad der ligger bag data Ressourcestyring er efterfølgende med succes indført i administrationen, hvor det bidrager til indsigt i opgaver, belastning og tidforbrug

14 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Bilag – supplerende info.

15 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Vær opmærksom på - Markpersonalet: At få formålet med ressourcestyringen drøftet og godkendt i virksomhedsnævnet At medarbejderne forstår sagsstrukturen, og at det ligner deres hverdag At der er nogle gode ambassadører i marken, som også kan undervise At det rette medie er til stede til indtastningerne At medarbejderne kan se, hvad systemet kan generere af tal - hvad de kan bruges til At indtaste på et ikke for detaljeret niveau – få drøftet hvordan man registrerer At lave opfølgninger, så det ikke bliver ”garbage in – garbage out” At medarbejderen ”opdrages” til selv at hente aktuelle oplysninger om fravær At aftale hvilke rapporter som afdelingsbestyrelserne må se (virksomhedsnævnet)

16 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Vær opmærksom på - Medarbejdernes nærmeste leder: At lederen forstår sagsstrukturen At lederen tager systemet til sig og også formidler budskabet At lederen ”opdrages” til at se medarbejderens timeregnskab igennem og godkender At lederen af og til tage stikprøvekontroller og drøfter forbruget med medarbejderne At lederen aktivt drøfter forbrug og kvalitet med afdelingsbestyrelsen At lederen ikke fraskriver sig sit ledelsesansvar og overlader det til administrationen

17 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Vær opmærksom på - Administrationen: At der skal afsættes timer til at ”tage registreringerne ned” og til bogføring At sætte et fast tidspunkt for hvornår medarbejderne skal have ”tastet” At medarbejderne løbende skal oprettes i systemet med stamdata m.m. At der skal indtastes ferie, feriefridage, omsorgsdage, seniordage og ansættelsesvilkår for hver enkelt medarbejder At rettelser, som er generelle og berører alle sager, skal tastes på hver enkelt sag, hvorfor det er vigtigt at tænke sagsstrukturen godt igennem At det tager forholdsmæssigt meget tid at danne timeopgørelserne

18 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Opsætning kontoplan i EG Bolig:

19 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Opsætning registreringsarter i ressourcestyringssystemet: Princippet i sagsstrukturen er: Hvor er jeg henne? Hvad arbejder jeg med? Hvad gør jeg? Eksempel – grønne områder: Selskab SagsnavnAktivitet 100100Aab1 Overskrift Aab/Afdeling 1 100110Aab1 Grønne områder7010Brugsplæne, Klipning 100110Aab1 Grønne områder7012Brugsplæne, Gødning 100110Aab1 Grønne områder7014Brugsplæne, Græssåning 100110Aab1 Grønne områder9010Hække/Buske, Klipning 100110Aab1 Grønne områder9012Hække/Buske, Gødning 100110Aab1 Grønne områder9008Hække/Buske, Plantning 100110Aab1 Grønne områder10010Hegn, Klipning 100110Aab1 Grønne områder10008Hegn, Plantning 100110Aab1 Grønne områder15030Buskrydning, Tid 100110Aab1 Grønne områder5008Bede, Plantning 100110Aab1 Grønne områder18030Vanding, Tid

20 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger” Eksempel - praktisk anvendelse: Afdelingen ønske der blev anvendt mere tid på de grønne områder. Ved at arbejde med mere hensigtsmæssig affaldshåndtering og have øje for pleje af de grønne områder, blev fokus (og timerne) flyttet til de grønne områder. Ressourcestyringssystemet og dets præsentationsmuligheder var et vigtigt redskab i den proces.

21 Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”