GetOrganized for SharePoint Fokuser på effektivitet, marginer og bedre arbejdsliv Kolding 03.02.2009 Version 1.0 - Endelig Start kommentar – uden infrastruktur – ingen løsninger Ingen løsninger – ingen muligheder for effektive (IT) arbejdsforhold Jeg hedder [navn] - jeg kommer fra: Netcompany, tæt på 200 ansatte – vi er landets største leverandør af IW løsninger, med mere end 100 Office/sharepoint løsninger i produktion. Igennem vores projekt portefølge har vi oplevet en kæmpe interesse for at få styr på samarbejdet hos vores kunder Meget af det I vil som kunder – er oftest det samme.. Mange af de problemstillinger i har – er oftest de samme.. Vil gerne fortælle jer om vores seneste store success: GetOrganized som er pakketeret funktionalitet til SharePoint. GO er en måde at effektivisere på – og komponenter som løfter jeres investering i SharePoint. Med GO er vi hurtigt i gang, vi accelererer SharePoint projekter og tager oftest (teknisk) kompleksisten ud.. Med GetOrganized vi kan levere hurtigere – bagefter kan I/kunden (IT) selv levere til forretningen   Dette dokument indeholder konfidentiel information. Dokumentet må udelukkende benyttes til at evaluere Netcompany som mulig leverandør af GetOrganized og ingen dele af materialet må cirkuleres, citeres, kopieres eller på anden måde reproduceres uden skriftlig accept fra Netcompany A/S.

..før.. Viden, kontrakter ligger (forhåbentlig) på vores fælles drev – kan du finde dem? Vigtig viden og afklaringer ligger i vores indbakker – kan dine kollegaer finde dem? Opgaver – har vi alle vores egne måder at holde styr på.. Det er sådan vi for det meste arbejder med viden - er det effektivt? Hvor meget tid spilder vi på at lede? Hvor meget tid spilder vi på ikke at vide det som de andre ved?

..efter.. GetOrganized er at samle alt eet fælles sted hvor vi har et fælles overblik og fælles adgang Det er at dele emails Det er at dele og styre dokument produktionen Det er at koordiner fælles indsats med opgaver Og det er at rapportere hvem som deltager, hvor vi er og hvornår vi forventer at være færdige Dobbeltklik – word åbner Mails ligger til svar/deling Basalt set: en udvidet mappe ift. stifinderen som samler vores Office og Outlook i en arbejdsflade

Indhold Udfordringer og løsninger hos kunderne Viden og proces hos Per Aarsleff A/S Overblik og adgang til sagsmateriale hos Medlemspension A/S Procesdokumentation hos Royal Unibrew A/S Vil du vide mere?

Udfordring: Viden og proces hos Per Aarsleff A/S Om Per Aarsleff A/S: Per Aarsleff A/S udfører generelle infrastrukurprojekter i Danmark og udlandet og er specialister i fundering og renovering af kloakker, rør mv. Håndtering af dokumentation igennem projektforløbet lige fra tilbudsfasen, over udførelsen af projektet, til aflevering og til garanti perioden omfatter en del dokumentation og kommunikation, som udgør en vigtig del i forhold til en effektiv projektafvikling. Udfordringerne: Overdragelse af viden mellem salg og projekt var mangelfuld Kontekst og baggrund for salg var ofte ikke dokumentet andet end det reele tilbud, email kommunikation, aftaler mv. skulle indhentes fra de respektive ansvarlige Dokumentation spredt i mange forskellige systemer og personer Overdragelse skete ikke struktureret og var meget ad-hoc præget Byggeprojekter strækker sig over mange år Stor mængde dokumentation Når tilbud/sælger møder projektorganisationen kunne vigtige detaljer være gået tabt Kan I forestille jer mængden af information i et byggeprojekt, ift. til at sælge det, lave det, garantere det, underleverandører– hvor mange ting der kan gå galt? Før – som jeg skitserede Efter.. Vi er alle mennesker

Løsning: Viden og proces hos Per Aarsleff A/S Det her er hverdagen! I projektet holder man styr på tegninger, dokumenter, emails og opgaver Har et overblik over projektets mange faser samt hvilke, der er allerede er startet Kan kigge på tværs over alle faserne for at finde information hurtigt

Løsning: Viden og proces hos Per Aarsleff A/S Og selvfølgelig skal der være noget overblik…. En central forside fremhæver dynamikken i virksomheden ved de seneste projekter og licitationer Giver medarbejderen en hurtig adgang til de projekter som han er en del af Og en fælles adgang til projekthåndbog og skabeloner som ALLE skal anvende

Hvordan: Specifikke udbygninger til at varetage projekthåndbog, rettigheder på tværs af projektet, menu/styling og overordnet projekt oversigt ~500 timers konsulentassistance - Løsningsstack - Webparts og specifikke præsentations orienterede funktioner GetOrganized som kerne komponent til administration og struktur i 8 sammenkædede organiseringer, søgeinterface, dokument og email håndterings funktionalitet og workflows til at sammenkæde projektet på tværs af organiseringerne Modelleringsarkitektur og workflows Afviklingsplatform og datalager Det blev bygget på SharePoint og GetOrganized Udvalgte komponenter blev implementeret specifikt til PAA for at lette en række administrative opgaver og sammensætte den levende og dynamiske forside Første fase blev gennemført på omtrendt 500 timer MOSS som afviklingsplatform hvorpå data gemmes

Udfordring: Overblik og adgang til sagsmateriale hos Medlemspension A/S Om Medlemspension A/S: Medlemspension varetager administrationen af 3 pensionskasser med sammenlagt 10.000 medlemmer. Udfordringerne Lagring og fremfinding af yderligere materiale/korrespondance for medlemmerne var papirsbaseret Papirarkiv i arkivskabe var primært organiseret af tidligere medarbejdere – ingen forstod strukturen Vant til papirsbaserede arbejdsgange Etablering af ny elektronisk lagrings struktur Systemet skulle hostes ude i byen – Medlemspension ejer ikke selv infrastrukturen Svært at få overblik over administrative sager som regnskab, ejendomsadministration mv. Medlemspension var ”papirsbaseret” og havde ingen fælles struktur at lagre eller samarbejde i Korrespondance med medlemmerne var tung og besværlig fordi et papirarkiv skulle konsulteres Stort set ingen straksbehandling af sager Havde 40-50 skabeloner og arbejdsgange hvor fremfinding af medlem i et system blev efterfulgt af manuel indtastning af samme oplysninger i brevskabeloner Administrative sager: ejendomme, regnskab, bestyrelsesmateriale var svært at få overblik over..

Løsning: Overblik og adgang til sagsmateriale hos Medlemspension * Vi vil opleve, at vi kommer til at optræde mere profesionelt overfor vore medlemmer (vi ved hvilket brev de sidder med) * Vi højner serviceniveauet overfor vore medlemmer (vi vil ofte kunne færdigekspedere sagen i telefonsamtalen) * Vi kan effektivisere og rationalisere vore arbejdsgange (skal ikke længere i kælderen efter sager - hurtigt at skaffe overblik over sagsforløb i modsætning til papirsager) * Og, på grund af systemets enkelthed og lighedspunkter med word, er det hurtigt implementeret i organisationen.  

Hvordan: Implementering af indlæsnings programmel til import af de 10.000 konverterede medlemssager. 40 timers konsulentassistance GetOrganized som kerne komponent til ESDH funktionalitet og struktur for løsningen 250 timers konsulentassistance til at rådgive og etablere journaliseringsstruktur og etablere platform - Løsningsstack - Modelleringsarkitektur og workflows Afviklingsplatform og datalager Vi etablerede løsning, etablerede struktur, integrerede skabeloner og implementerede et konverteringsprogram til at indlæse scannet materiale og oprette medlemssager på ~300 timer Anvendelse af 100% standard GetOrganized og SharePoint SharePoint som afviklingsplatform hvorpå data gemmes

Udfordring: Procesdokumentation hos Royal Unibrew A/S Om Royal Unibrew A/S Royal Unibrew er skandinaviens største eksportør af øl. Koncernen består af 12 bryggerier og 1 læskedrik producent fordelt på Danmark, Litauen, Polen og Carribien. Udfordringerne Procesdokumentation var samlet i et ældre Notes baseret system (PRISMA) som de færeste medarbejdere kunne finde ud af Dokumentationen var svært tilgængelig på tværs af de 4 lande Ift. opfyldelse af ISO certificeringer og interne processer – skal proces dokumentation, stillingsbetegnelser mv. reviewes jævnligt, hvilket sætter krav til overvågning af dokumentationen En række andre dokumentproducerende områder og afdelinger har et stærkt ønske om en opdateret IT samarbejdsplatform Procesdokumentation var svært tilgængelig Samarbejde og vidensdeling foregår under meget svære vilkår på en gammel og utilstrækkelig IT platform

Løsning: Procesdokumentation hos Royal Unibrew A/S Nu er procesdokumentationen samlet i en portal – nemt tilgængelig Dokumenter er underlagt godkendelses og fornyelses workflows der sørger for at de rette personer orienteres ved opdateringer og når frister oprinder

Hvordan: GetOrganized som kerne komponent til ESDH funktionalitet og struktur for løsningen 48 timers rådgivning og vejledning i installation, opsætning og struktur - Løsningsstack - Modelleringsarkitektur og workflows Afviklingsplatform og datalager MOSS som afviklingsplatform hvorpå data gemmes og udløbsworkflows varetages Ingen specielt udviklede komponenter 100% standard GetOrganized og SharePoint til håndtering af dokument workflows Kun 48 timers rådgivning for at RU selv kunne arbejde videre og etablere løsningen – fokus på forretningens anvendelse og processer efter dag 1

Indhold Udfordringer og løsninger hos kunderne Viden og proces hos Per Aarsleff A/S Overblik og adgang til sagsmateriale hos Medlemspension A/S Procesdokumentation hos Royal Unibrew A/S Vil du vide mere?

Læs mere på www.getorganized.net Kontakt André Rogaczewski – ar@netcompany.com Michael Ekegren – mek@netcompany.com