Risici for SAPA-projektet Manglende involvering af topledelse Manglende ressourceplanlægning/ allokering (timer) Formålet med projektet er ikke tydeligt Manglende eller forkert udpegede superbrugere Manglende fastholdelse af projektmedarbejderne Effekt Tidsplan skrider. Manglende forankring. Opgaver der ikke bliver løftet. Forskydning af tidsplan. Fejl i kommende processer. Opgaver bliver ikke løftet. Manglende kvalitet. Gevinsterne reduceres. Manglende opbakning. Medfører andre risici. Modstand mod projektet. Værdien/gevinsterne udebliver. Projektet taber viden, hvilket giver tilbageløb. Tiltag Involver topledelse i styregruppe. Tilpas budskaber til den topleder, man henvender sig til. Oprette en digitaliseringsgruppe med fagchefer, hvor der diskuteres strategi. KOMBITs kommuneansvarlige evt. hjælpe med at adressere emnet i topledelsen Forsøg at være så konkret som mulig med omfanget af opgaven og hvilke kompetencer, der er behov for Aftale med forvaltningerne evt. skriftlig. Det skal italesættes løbende. Udarbejd en kommunikationsstrategi Inddrag eventuelt kommunikations-medarbejder. Orienter dig i materialet fra KOMBIT og anvend det. Anvend interessentanalyse. Gør det klart, hvad superbrugerne skal bruges til og hvilken rolle de skal spille Synliggør konsekvensen af at få de forkerte superbrugere. Tag kontakt til eksisterende superbrugere af KMD Sag. Afbalancere opgavemængden. Have styr på projekt-organisation og opbakning fra ledelsen. (SAPA er specielt på dette punkt). Sikre trivsel af projektdeltagerne. Journalisering er vigtigt for at kunne overdrage viden. Projektlog over opgaver(opmærksomhedspunkt, beskrivelse, status, prioritering, resultat, dokumentation) Vigtigt at fejre succeser. Fokus på hvad der lykkes. Skrive korte beslutningsreferater af vigtige møder.

Risici for SAPA-projektet Manglende kompetencer Sammensætningen af deltagere projektorganisationen fungerer ikke Manglende kommunikation mellem programledelse og projektledelse Uklar ansvarsfordeling mellem program og projektledelse For stor decentralisering og autonome tiltag. Manglende konsensuspraksis. Effekt Manglende kvalitet i beslutningerne. Opgaver bliver ikke løst. Manglende kvalitet i beslutningerne. Opgaver bliver ikke løst. Opgaver falder imellem to stole og bliver ikke udført.. Opgaver falder imellem to stole og bliver ikke udført.. Nogle ledere har andre prioriteringer og viser mangel for bred forståelse og samarbejde. De rette ressourcer bliver ikke allokeret til projektet og en central projektleder vil ikke kunne have gennemslagskraft. Tiltag Er der opgaver, der kan løses af andre kommuner (genbruge analyser m.m. fra andre kommuner) Samarbejde med andre kommuner om deling af de rette kompetencer. Tage stilling til uddannelse af projektledere. Gøre projektet og dets opgaver attraktive( Kurser. Udarbejd en dybdegående interessentanalyse og anvend den. Kendskab til personerne. Tidlig kickoff, hvem kan arbejde sammen? Forventningsafstemning (hvad er man forpligtet til?). Faste ugentlige koordinationsmøder Uformelle møder. Kortlægning af hvilke opgaver Forventningsafstemning. Få inddraget stærke ledere på ejerskabssiden/ i styregruppen og dermed få sikret mandat