Udbud på velfærdsområdet -   ? 3 hovedtemaer: Indledende betragtninger om udbud og velfærdsområdet Hvad fører en udbudsproces typisk med sig? Råd og anvisninger til kommende deltagere i udbudskampen Velfærdens Årsdag Workshop 3: ”Hvis udbuddet kommer”

HKI – Hans Knudsen Instituttet HKI har arbejdet med beskæftigelse og socialhjælp siden 1872 HKI er en Socialøkonomisk Virksomhed, der drives som en Erhvervsdrivende fond HKI har 78 medarbejdere HKI har domicil i Københavns Nordvest på Glentevej 67- 69, Vibevej 26 og Hejrevej 37 HKI gennemfører forløb inden for beskæftigelse, uddannelse samt afklaring og udvikling af kompetencer og ressourcer for mere end 2000 borgere årligt HKI beskæftiger 155 borgere i beskyttet beskæftigelse HKI samarbejder med 35 kommuner

Baggrund…. HKI har deltaget i mere end 5 udbud pr. år de seneste 5 år HKI har på beskæftigelsesområdet rammeaftale med flere forskellige kommuner HKI har derudover samarbejdsaftaler og driftsaftaler på flere andre områder Hans - Chr. Jacobsen MPA Adm. Direktør HKI siden 2007 Best. medlem i Selveje Danmark Velfærdens Årsdag Workshop 3: ”Hvis udbuddet kommer

Hvornår er et udbud mest relevant..? Forudsætningen for et meningsfyldt udbud er, at Området er relativt stabilt / statisk Ydelserne er veldefinerede og ikke for komplekse Udbudsgiver kan forudsige sine behov flere år frem Udbudsgiver kan definere sin reguleringsform entydigt Udbudsgiver primært har fokus på lavest mulig pris   Velfærdens Årsdag Workshop 3: ”Hvis udbuddet kommer”

Hvad fører udbud typisk med sig..? Meget bureaukrati for både udbudsgiver og tilbudsgiver Høje transaktionsomkostninger Lavere priser og ofte en problematisk sammenhæng mellem ydelse og pris Stærkt prisfokus skaber typisk faglig frustration Udlugning i tilbudskredsen med risiko for, at erfaringer og kompetencer går tabt og mulighed for, at mindre seriøse aktører fjernes fra markedet Velfærdens Årsdag Workshop 3: ”Hvis udbuddet kommer”

Hvad fører udbud typisk med sig..? På beskæftigelsesområdet giver udbudsgiver ingen garanti for volumen og opgaver (rammeaftale) Tilbudsgiver er forpligtet til at stille en bestemt kapacitet til rådighed Stor usikkerhed omkring kontraktværdien, og vi ser eks. på udbud, som enten kun fører til meget lav omsætning eller i værste fald slet ingen omsætning Pakketering af målgrupper og ydelser kan udfordre leverandørerne i forhold til deres mission og strategi Prismodeller placerer al risiko hos tilbudsgiver og vanskeliggør partnerskaber mellem leverandører Velfærdens Årsdag Workshop 3: ”Hvis udbuddet kommer”

Hvad fører udbud typisk med sig..? Stramme og snævre udbudsbetingelser fremmer ikke diversifikation men isomorfi mellem tilbudsgiverne Tydeliggør ofte, at udbyder ikke vil betale det, som det koster Asymmetrisk magtforhold mellem udbyder og tilbudsgiver Gennemsigtighed mht. hvad kommunen samarbejder med private aktører om Alibi / mulighed for med afsæt i et udbud at gennemføre en ønsket organisationsudvikling Velfærdens Årsdag Workshop 3: ”Hvis udbuddet kommer”

Råd og anvisninger… FØR selve udbuddet kommer: Det vigtigste slag slås, før udbuddet kommer: Søg direkte dialog med udbyder, før udbuddet kommer (Pre sale strategi) mhp. at påvirke udbudsprocessen og udbudsbetingelserne   Velfærdens Årsdag Workshop 3: ”Hvis udbuddet kommer”

Råd og anvisninger… FØR selve udbuddet Hav så meget som muligt klar på forhånd: Programteori og metoder Dokumentation Egenkontrol Virksomhedsbeskrivelse Referencer Medarbejder CV’er Få jeres USP’ere helt på plads Velfærdens Årsdag Workshop 3: ”Hvis udbuddet kommer”

Råd og anvisninger… UNDER selve udbuddet: Brug de gængse projektstyringsværktøjer Tag udbudsbetingelserne dybt alvorligt Sørg for en grundig nedbrydning og fortolkning af udbudsbetingelserne Professionaliser udbudsprocessen maximalt – tilbudsgivning er også et fag Inddrag evt. konsulenter / kommunikationsfolk i tilbudsprocessen det gør andre Svar på alt det, der spørges om Overhold formalia og tidsfrister – formalitetsfejl har diskvalificeret mange tilbud Brug spørgemuligheden til afklaring af usikkerhed og screening af konkurrenter Brug udvælgelseskriterierne i den strategiske afvejning af det konkrete tilbud Velfærdens Årsdag Workshop 3: ”Hvis udbuddet kommer”

Råd og anvisninger… EFTER udbuddet: Rammeaftalen styrer det hele Udnyt evt. fleksibilitet maximalt Tilbyd / sælg ikke jeres ydelser for billigt (på beskæftigelsesområdet er der nogle gange tale om ren tilsætning – i bedste fald om en investering for at komme til bordet) Husk at indregne transaktionsomkostningerne Ekstraydelser kræver ekstra betaling! Agility og evne til at skalere ressourcerne i forhold til udsving i visitationen er afgørende for økonomisk succes/bæredygtighed Velfærdens Årsdag Workshop 3: ”Hvis udbuddet kommer”