Tilslutning til:

Tilslutning til www.e-Boks.dk Dette dokument omhandler de punkter man skal tage stilling til for at blive tilsluttet som afsender til e-Boks. For at komme videre med tilslutningen til e-Boks har vi udarbejdet dette dokument. Jeres kontaktperson hos e-Boks har udleveret, ét eller flere, af nedenstående dokumenter til jer. Om I har modtaget samtlige dokumenter, afhænger af jeres specifikke behov. Præsentationsmateriale Aftale om e-Boks Beskrivelse af snitflader For yderligere spørgsmål, kontakt Thomas Keller (tkk@e-boks.dk)

Hensigtserklæring og aftale Forudsætninger for at stå på e-Boks’ site - hensigtserklæring Hensigtserklæring underskrevet og fremsendt til e-Boks Logo fremsendt til e-Boks i-tekst formuleret og fremsendt til e-Boks Forudsætninger for at være i produktion på e-Boks - aftale Aftale underskrevet og fremsendt til e-Boks Navn på afsender, adresse, cvr.-nr., kontaktperson, telefon og email-adresse fremsendt til e-Boks Aftale om eventuel konvertering til PDF hos 3. part på plads Aftale om eventuel linieforbindelse på plads og aftestet Abonnements-tekst udarbejdet og fremsendt til e-Boks i-tekst eventuelt revideret og fremsendt til e-Boks Branchetilhørsforhold på plads Hvilket navn skal afsender stå med på e-Boks’ site? Navn(e) på dokumentgruppe(r) på plads Stillingtagen til, hvilke materialer der skal ligge under dokumentgruppe(rne) Opsplitning af print ok Testforløb afviklet og godkendt af e-Boks og afsender

Branche Branche: I skal tage stilling til, hvilken branche I tilhører.

Afsender (kunde) og logo Logo: I skal fremsende jeres officielle logo i .gif-format (alternativt .jpg-format). Formatet på logoet er 200 x 50 pixels (bredde x højde). Navn: I skal tage stilling til, hvilket navn I vil præsenteres under på www.e-boks.dk. e-Boks benytter ikke selskabs-betegnelser.

i-tekst i-tekst = information til brugeren fra afsenderen I information om afsenderen, kan kunden fortælle brugeren om hvordan e-Boks anvendes af kunden og der kan fx laves et link til egen web-site (husk efterfølgende ændringer til ip-adressen). Det anbefales at denne tekst ikke indeholder datoer eller specifikke dokumentbeskrivelser, da det kræver en høj vedligeholdelsesgrad af kunden. Et eksempel på en sådan tekst kan være: ”Firma A/S er nu klar til at levere post til dig i din e-Boks. Der vil løbende komme flere dokumenter fra Firma A/S, som du kan vælge at modtage i din e-Boks. Du kan læse mere om e-Boks i Firma A/S på følgende link Firma A/S” Teksten vises på afsenderens side og udarbejdes af kunden. Der kan maksimalt være 65 x 20 karakterer.

Abonnements-tekst Abonnements-tekst = information om dokumentet Information om dokumentet skal indeholde en tydelig beskrivelse af hvad det er brugeren abonnerer på, hvor tit det udsendes m.m. I skal bl.a. gøre opmærksom på eventuelle særlige omstændigheder ved abonnementet. Det anbefales endvidere at tilføje følgende sætning: "Dokumenter (breve, meddelelser mv.), som du modtager i din e-Boks, har samme juridiske retsvirkning med hensyn til bl.a. påbud, accept- og klagefrister, som hvis de var modtaget som almindelig post. Når du har tilmeldt dig dette abonnement i din e-Boks, vil du herefter ikke modtage disse breve, meddelelser mv. som almindelig post fra den pågældende afsender.” Teksten fremkommer, når brugeren klikker på dokumentnavnet og udarbejdes af kunden. Der kan maksimalt være 65 x 98 (= 6.370) karakterer.

Dokumentgrupper og materiale_id Hvordan man definerer dokumentgrupper og materiale_id e-Boks’ datamodel er overordnet struktureret på følgende måde: Niveau 1: Branche Afsendere er opdelt i brancher, som er defineret af e-Boks udfra brugerens opfattelse af virksomheder og offentlige myndigheder, fx Banker. Niveau 2: Afsender (kunde) Selvstændig juridisk enhed. Her angives juridisk navn eller branded navn Niveau 3: Dokumentgruppe = tilmeldingsniveau Det niveau som brugeren tilmelder sig i e-Boks. Dokumentgruppen skal tydeligt beskrive det som brugeren tilmelder sig. Den Danske Bank har fx opretten gruppen ‘Fonds og Depot’, der indeholder følgende materialer: beholdningsoversigt, depotgebyr, fondshandel, meddelelse om renter, meddelelse om udbytte, meddelelse om udtrækning, velkommen som abonnent Niveau 4: Materiale_id Vises ikke til brugeren. En dokumentgruppe kan indeholde flere materialer, som brugeren således abonnerer på ved at tilmelde sig en dokumentgruppe. Afgørende er, at det er tydeligt for brugeren hvad han abonnerer på. Alle materialer (dvs. dokumenter) der skal sendes via e-Boks skal tilknyttes en gruppe og et materiale_id. Definition af dokumentgrupper laves i sam- arbejde mellem e-Boks og kunden. Materiale_id defineres af e-Boks og returneres til kunden til brug i snitfladen for materialet. synligt for brugeren usynligt for brugeren

Dokumentnavn Dokumentnavn Navnet på dokumentet, som brugeren ser det i sin e-Boks, fremkommer ved en kombination af en fast og en variabel tekst. Den faste tekst står altid forrest i dokumentnavnet og er den tekst, som materiale_id’et fik, da det blev oprettet af e-Boks. Den variable tekst stammer fra feltet [materialebeskrivelse], der kommer fra snitfladebeskrivelsen for materialet. Det er ikke nødvendigt at angive en (variabel) tekst i feltet [materialebeskrivelse]. I det tilfælde vil dokumentnavnet (det som brugeren ser) udelukkende være den faste tekst. Af hensyn til brugernes mulighed for senere at genfinde et dokument, er det hensigtsmæssigt også at benytte sig af den variable tekst. I tilfældet med pensionsoversigten fra ATP, fremgår det at ATP har sendt en ‘Pensionsoversigt’ (=fast tekst) fra ‘2004’ (= variabel tekst). Bemærk, at den samlede tekstlængde (fast tekst + variabel tekst) ikke må overstige 100 karakterer og at der ikke må benyttes specialtegn. fast tekst variabel tekst

Bilag Bilag Et bilag er en information, som afsender ’ved-lægger’ et dokument. Det skal sammenlignes med indstik til en traditionel brevforsendelse. Bilag er typisk generel information fra en afsender til sine kunder, fx om nye produkter. Deraf følger også, at et bestemt bilag typisk relateres til et bestemt dokument, dvs. bilaget er personuafhængigt. I bilag er der mulighed for at lave flotte præ-sentationer. Bl.a. kan der benyttes vektorgrafik, der fylder lidt. Der er også mulighed for at benytte sig af aktive felter og links, fx til eget site. Tilknytning af et bilag til et materiale sker i snitfladen for materialet. Her angives de bilag_id’er I har modtaget fra e-Boks da bilagene blev oprettet. Fra det enkelte materiale kan der relateres op til 10 bilag. Et bilag må maksimalt have en størrelse på 480 Kb. I skal tage stilling til, hvilket navn bilaget skal præsenteres med i indbakken. Navnet kan mak-simalt udgøre 50 karakterer og der må ikke benyttes specialtegn. Bilag skal leveres til e-Boks i færdigt PDF-format. Alternativt til 3. part for konvertering.

Bilag Nedenstående punkter bør vurderes, når I skal udarbejde bilag Bilag bør være i A4-format, så brugeren kan printe det Fontstørrelsen bør ikke være mindre end 10 punkt (dpi) Begræns fontvalget til Arial (Helvetica), Times New Roman og/eller Courier (fonte der findes på PC) Billeder skal være i 72 dpi-opløsning, optimeret til visning på skærm (screen optimized) Undgå bilag der er større end 90-120 Kb Tænk på, hvordan det vil være for modtageren at læse bilaget Tekst i bilag bør ikke være i spalter, da brugeren skal scrolle op for at læse de efterfølgende spalter Der bør ikke være mere end 80 tegn i en linie, da det ellers er vanskeligt at ‘fange næste linie’ Grafiske elementer, der skal præsenteres flot, bør være i format af vektorgrafik (EPS) Udnyt PDFs muligheder med aktive felter og links, farver, mailto mv. Det ‘bedste’ PDF-bilag udarbejdes ved at gemme i Postscript-formatet for derefter at konvertere til PDF via Adobes distiller (screen optimized)

WEB applikations- server Opsplitning af print - 1 Systemarkitektur for e-Boks. I relation til opslitning af print er vi i det blå område. Bruger SSL (128 bit kryptering) Sikkerheds- arkiv Firewall WEB applikations- server E-Boks data PIN-kode Administration Main-frame Kunde uddata Print Konvertering Tilbageværende print Til e-Boks Udveksling af tilmeldte CPR

Opsplitning af print - 2 Hvor kan opsplitning så foretages? Ved valg af datainput til den printdannende applikation - Enkel løsning der kun kræver at kundedatabasen er opdateret med oplysninger fra CPR-tilmeldings- listen med hvem der benytter e-boks - Kan ofte benyttes ifm. fakturaer/opgørelser Programmering i de printdannende applikationer - Hver applikation slår op i CPR-tilmeldingslisten og danner printliste til hhv. fysisk print og e-Boks

Evt. konverteringspartner Kunde e-Boks Evt. konverteringspartner Kunde data program Printfil Split mellem e-Boks og alm. brevforsendelse Fil til Fil til alm. forsendelse Print og kon- vertering af alm. forsendelse Konvertering til PDF (PDF) breve Fejlliste Tilmeldings- liste tilmeldte borger tilmelder sig abonnement læser dokumenter i e-Boks Kvitterings- Materialesnitflade start

Snitflader til afsenderne - 1 Tilmeldingslisten: Indeholder en oversigt over de brugere (identificeret vha. cpr.-nr.) der har tilmeldt sig et abonnement fra afsender i e-Boks. Tilmeldingslisten sendes fra e-Boks til afsender, som bruger listen til at foretage opsplitning af printstrømmen - én fil til fysisk print og én til e-Boks. Afsender skal overveje om listen skal opdatere en kundebase, så det efterfølgende er muligt for supportafdelingen at se om en kunde har en e-Boks. Afsenderen skal tage stilling til, hvordan tilmeldingslisten (filen) skal forsendes; om den skal sendes via linie eller et andet medie. e-Boks’ driftsorganisation indlægger efterfølgende tilmeldingslisten som et fast job og sender den, i de aftalte intervaller, til afsender. headerrecord parameterrecord trailerrecord n “ en hel fil for tilmeldingslisten - én for hver ident

Snitflader til afsenderne - 2.1 Materialeindlæsning: Er den fil, som indeholder de PDF-dokumenter der skal afleveres til e-Boks samt styreinformation (kunde_id, materiale_id, valørdato etc.). Filen er resultatet af opsplitningen af printstrømmen. Hvis I selv kan konvertere til PDF, skal filen leveres til e-Boks i et format, som udgøres af de records der indgår I materiale-indlæsningsfilen (se grafik). Benytter I 3. part til konvertering, skal I aftale med denne, hvilket recordformat data specifikt skal leveres i. Jeres konverteringspartner skal efterfølgende levere PDF-dokumenterne til e-Boks i det rette format. Vær opmærksom på følgende: Strukturerne skal leveres til e-Boks i EBCDIC-format. Hvis Jeres platform er baseret på PC eller UNIX skal strukturerne konverteres til EBCDIC og efterfølgende påhæftes PDF-dokumentet! Fylder PDF-dokumentet mere end 30.000 bytes indsættes de resterende bytes i flere datarecords. headerrecord parameterrecord trailerrecord dataslutrecord datastartrecord en hel fil for materialeindlæsning datarecord = PDF-dokumentet

Snitflader til afsenderne - 2.2 Materialeindlæsning: e-Boks giver også mulighed for at flere brugere kan se det samme dokument. Funktionen bruges fx i forbindelse med fælleskonti i banker. Ønsker man som afsender at gøre brug af denne mulighed, skal der tilføjes et antal yderligere records i filen (svarende til antallet af modtagere). headerrecord parameterrecord datarecord datastartrecord ekstrabruger-record en hel fil for materialeindlæsningen incl. ekstrabruger-record “ = PDF-dokumentet dataslutrecord trailerrecord = et antal ekstrabruger-record

Snitflader til afsenderne - 3 Kvitteringslisten: Er afsenderens dokumentation for at et dokument er indlagt i en bestemt e-Boks på et givet tidspunkt. Listen kan sendes via linie eller et andet medie og sendes senest 24 timer efter indlæggelse af dokumenter i e-Boks. Listen sendes fra e-Boks til kunden. Fejllisten: Er en oversigt over de tilfælde, hvor det ikke har været muligt at indlægge dokumentet i en e-Boks. Det er nødvendigt at tage stilling til, hvem der skal modtage listen. e-Boks anbefaler at listen sendes til afsenders printleverandør - alternativt til afsenderen, hvis denne printer selv. Printleverandøren/afsen-deren kan, på baggrund af listen, printe, kuvertere og sende dokumentet med traditionel post. Listen sendes fra e-Boks til afsender. Filen for fejllisten genereres ud fra de samme strukturer som kvitteringslisten. Fejlkoder: Om et cpr.-nr. fremgår af kvitterings- eller fejllisten afhænger af fejlkoden. Er fejlkoden = 0 (‘indsættelsen er foretaget’) er cpr.-nr. på kvitteringslisten. Er fejlkode  0 fremgår cpr.-nr. af fejllisten. headerrecord parameterrecord trailerrecord n “ en hel fil for fejl-/kvitteringslisten - én for hver ident

Testforløb Forudsætninger for test Der er taget stilling til branche, navn, dokumentgruppe, materialer, i-tekst, abonnements-tekst og bilag e-Boks har oprettet afsender i e-Boks’ system Afsender er oprettet i e-Boks’ testmiljø Oprettelse af dokumentgruppe ok Oprettelse af materiale_id ok Oprettelse af evt. bilag_id ok Levering af 5-10 test-cpr.-nr. ok Testforløb e-Boks fremsender tilmeldingsliste - baseret på test-cpr.-nr. Kunden opdaterer fx sin kundedatabase og foretager opsplitning af printstrøm Kunden sender materialestruktur til 3. part for konvertering, eller direkte til e-Boks Hvis 3. part konverterer videresendes herfra til e-Boks e-Boks Drift ‘kører’ dokumenter over i e-Boks (2 scenarier: normal, ukendte cpr.-nr.) Fejl- og kvitteringsliste, screen-dump af indbakken og et PDF-dokument fremsendes til Kunden Godkendelse af testforløb

Fejlhåndtering e-Boks producerer en fejlliste, som fremsendes til afsender/printleverandør og identificerer de dokumenter, hvor anbringelse i e-Boks ikke har været mulig. Som afsender er det derfor vigtigt at overveje, hvordan en bruger bliver underrettet, hvis hans cpr.-nr. står på fejllisten. Listen fremsendes også selvom der ikke har været konstateret fejl. Der skal tages stilling til følgende: Skal fejllisten håndteres af afsender selv eller af 3. part, fx et driftshus? Er det den originale datastrøm der skal printes på en fortrykt blanket eller er det PDF-dokumentet? Hvilken størrelse skal kuverterne have (afhænger af formatet på blanketten/PDF-dokumentet)? Skal der en ‘forklarende’ meddelelse ud til brugeren? Bilagenes størrelse, skal der originalt (papir-)bilag med eller skal PDF-filen printes og indstikkes? Graden af automatisering

Konvertering Den printdannende applikation skal sørge for at konvertere hvert enkelt dokument til en modtager - Der benyttes et konverteringsprogram som understøtter den nuværende datastrøm og som kan konvertere til små dokumentstørrelser Derefter lægges en informationslinie foran hvert dokument, bestående af: - Cpr.-nr. på modtager - Materialenummer - Materialetekst (fx årsopgørelse) - Afsenderens kundenummer hos e-Boks - Navne på eventuelle bilag (indstik) - Dato for hvornår dokumentet er tilgængeligt

Konvertering - grafisk Alle dokumenter med tilhørende informationslinier samles i én fil. - Filen starter og slutter med en informationslinie (header-/trailerrecord) om filens indhold Eksemplet viser opbygningen af en fil, som indeholder to PDF-dokumenter - ét på 50.000 bytes og ét på 30.000: PDF-dokument (de første 30.000) (de resterende 20.000) headerrecord trailerrecord parameterrecord 30.000 første dokument med informationslinie andet dokument opl. om indhold af fil en fil med alle dokumenter

Konvertering - layout Det er ofte nødvendigt at ændre layout. Valg af font/skrifttype - Af hensyn til størrelse på PDF-dokumentet tilrådes det at benytte standard: Times, Helvetica/Ariel og Courier Minimer brug af meget grafik - Fx billeder, gråtoner/shading, runde hjørner og girokort Der skal udvikles og benyttes en elektronisk udgave af evt. fortrykte formularer Det kan være en fordel at benytte farver Det er kun muligt at benytte simplex (fjern derfor evt. henvisning til bagside) Benyt A4 størrelse til dokumenter og bilag - Sikrer at brugeren selv kan printe en kopi af dokumentet