Værktøjer: - Gapanalyse - Forandringsoverblik - Handleplan

Introduktion Værktøj til gap-analyse, forandringsoverblik og handleplan Denne powerpoint indeholder 3 værktøjer, som kommunen kan benytte eller lade sig inspirere af i arbejdet med at forberede sig på opgaveoverdragelsen til Udbetaling Danmark: Værktøj 1 – Gapanalyse Dette værktøj har til formål at analysere graden af forandring kommunen står overfor, som følge af, at en række opgaver, sagsområder og medarbejdere overdrages til Udbetaling Danmark. Under analysearbejdet kan kommunen lade sig inspirere af de temaer og spørgsmål. Men det er også muligt selv at udarbejde relevante spørgsmål. Gap- analyse bør ses i sammenhæng med borgerservicestrategien for kommunen og kommunernes arbejde sammen med KL omkring god borgerservice. Værktøj 2 - Forandringsoverblik Efter gapanalysen for hvert tema kan med en visuel opsummering af grad af forandring og krav til indsats. Værktøj 3 - Handleplan  På baggrund af gapanalysen udarbejdes en handleplan, der beskriver de vigtigste indsatstemaer og aktiviteter, samt tidshorisont og ansvarlig for gennemførelse. 1 2 3 Gapanalyse på 6 temaer Forandringsoverblik Handleplan

Gapanalyse – processer, snitflader og IT I lyset af opgaveoverdragelsen til Udbetaling Danmark vurderes kommunens nusituation i forhold til forventet fremtidige situation – eksempelvis ud fra følgende punkter: Grad af forandring Grad af indsats Stor Mellem stor Lille Høj Medium Lav Kommunens arbejdsgange og snitflader over mod Udbetaling Danmark Kommunens arbejdsgange og snitflader internt i kommunen efter overdragelse til Udbetaling Danmark Kommunens fysiske brevhåndtering – arkivering1, postomdeling mm. Kommunens elektroniske dokumenthåndteringsløsninger Kommunens web-site og web-henvisninger, samt kontaktoplysninger Kommunens scanningsløsninger Kommunens telefonisystemer og voicemails Fysisk håndtering af IT og inventar efter virksomhedsoverdragede medarbejdere (Udbetaling Danmark skaffer nyt IT og møblement) Kontrakter med IT- og systemleverandører omkring evt. serviceaftaler mm. SAMLET VURDERING OMFANGET Ad 1) Arkiv-delen er endnu ikke klarlagt håndteringsmæssigt i forhold til Udbetaling DK

Gapanalyse – ledelse og styring I lyset af opgaveoverdragelsen til Udbetaling Danmark vurderes kommunens nusituation i forhold til forventet fremtidige situation – eksempelvis ud fra følgende punkter: Grad af forandring Grad af indsats Stor Mellem stor Lille Høj Medium Lav Ledelsesorganisering frem mod overdragelse Ledelsesorganisering efter overdragelse Motivering og håndtering af medarbejdere til overdragelse til ATP Motivering og håndtering af medarbejdere der bliver tilbage i kommunen Motivering og håndtering af ledere til overdragelse til ATP Motivering og håndtering af ledere der bliver tilbage i kommunen Formidling af forandringsbudskaber og løbende information Inddragelse af MED-udvalg og TR-personer Rammer for fremtidig borgerservice og betjening i kommunen Kommunens ledelsesrapportering på borgerserviceområdet SAMLET VURDERING AF OMFANGET

Gapanalyse – roller og organisering I lyset af opgaveoverdragelsen til Udbetaling Danmark vurderes kommunens nusituation i forhold til forventet fremtidige situation – eksempelvis ud fra følgende punkter: Grad af forandring Grad af indsats Stor Mellem stor Lille Høj Medium Lav Roller og ansvarsområder som ikke fremover skal være i kommunen grundet opgaveoverdragelse til Udbetaling Danmark Nye roller og ansvarsområder som kommer til kommunen grundet opgaveoverdragelse til Udbetaling Danmark Systemadministratorer nu og fremover – KMD- systemer Kommunens interne mødestruktur indenfor borgerserviceområdet Kommunens stillingsbeskrivelser indenfor borgerserviceområdet Kommunens ansvars- og rollefordeling indenfor borgerserviceområdet Opbygning af IT- hierarki (LOS´en) Samarbejdsaftaler (SLA) med støtte- og stabsfunktioner SAMLET VURDERING AF OMFANGET

Gapanalyse – kompetencer I lyset af opgaveoverdragelsen til Udbetaling Danmark vurderes kommunens nusituation i forhold til forventet fremtidige situation – eksempelvis ud fra følgende punkter: Grad af forandring Grad af indsats Stor Mellem stor Lille Høj Medium Lav Kompetencer indenfor opgaver der bliver tilbage I kommunen Kompetencer indenfor borger.dk og nemrefusion Kompetencer indenfor systemanvendelse ifht opgaver der bliver tilbage i kommunen Viden om borgerens muligheder / rettigheder Viden om Udbetaling Danmarks organisering og kontaktoplysninger – fx kviklinjer til kommunens medarbejdere og borgerdirekte linierog hurtigspor SAMLET VURDERING AF OMFANGET

Gapanalyse – motivation og forandringslyst I lyset af opgaveoverdragelsen til Udbetaling Danmark vurderes kommunens nusituation i forhold til forventet fremtidige situation – eksempelvis ud fra følgende punkter: Grad af forandring Grad af indsats Stor Mellem stor Lille Høj Medium Lav Klarhed omkring målsætninger og succeskriterier for forandringen Synliggørelse af konsekvenser, muligheder og kommunikation om forandringen Opbakning og ejerskab til forandringen i ledelsen Inddragelse af MED-udvalg og TR-personer Involvering af berørte medarbejdere og ledere og samarbejdspartnere Nødvendigheden af og motivation for forandringen Ressourcer, tid og omfang SAMLET VURDERING AF OMFANGET

Gapanalyse – borgerbetjening I lyset af opgaveoverdragelsen til Udbetaling Danmark vurderes kommunens nusituation i forhold til forventet fremtidige situation – eksempelvis ud fra følgende punkter: Grad af forandring Grad af indsats Stor Mellem stor Lille Høj Medium Lav Borgervendte telefonnumre Borgervendte selvbetjeningsløsninger og henvendelseskanaler Borgervendte brevskabeloner Borgervendte voicemails Fysisk indretning af borgerservice-center Skiltning i borgerservice Kommunens serviceniveauer / ekspeditionstider overfor borgerne SAMLET VURDERING AF OMFANGET

Du kan selv flytte rundt på ”prikkerne” Forandringsoverblik - TÆNKT EKSEMPEL - Du kan selv flytte rundt på ”prikkerne” Grad af indsats Processer, snitflader og IT Ledelse og styring Roller og organisering Kompetencer Motivation / forandringslyst Borgerbetjening Grad af forandring

Handleplan … Indsatstemaer Hvad er de vigtigste aktiviteter i den kommende tid? Hvem er ansvarlig? Hvornår går vi i gang? Hvornår følger vi op? …