Projekt: <indsæt projektnavn> Styregruppens kick-off møde med Seniorleverandører <indsæt dato for mødet> Version 1.0

Formålet med denne præsentation Denne præsentation kan anvendes som inspiration og vejledning til styregruppemødet, hvor projektet går fra anskaffelsesfasen til gennemførselsfasen Mødet er det første styregruppemøde, hvor seniorleverandør(erne) slutter sig til styregruppeformanden og seniorbruger(ne) Denne præsentation er en del af en guiden ”God praksis for effektivt styregruppearbejde” udarbejdet af Digitaliseringsstyrelsen, www.digst.dk . Version 1.0

Dagsorden Projektets formål og grundlag Projektets organisering og governance Præsentation af eksisterende og nye medlemmer i projektet Præsentation af leverandørens projektorganisation Projektets styringselementer Projektets fremgangsmåde Projektets interessenter Projektets risici Orientering om krav til statusrapportering og projektmodel Vejen til et godt samarbejde Incitamenter og Kontrol Leveregler for styregruppen Kommende opgaver Andet Version 1.0

Projektets formål og grundlag Hvad er projektets formål og mål (Projektinitieringsdokumentet)? Hvad er projektets omfang og forventede leverancer? Hvilke gevinster forventes opnået, og hvem er ansvarlig(e)? Hvilke succeskriterier har projektet for dets gennemførsel? (Prioriteringen af tid, kvalitet og ressource) Deling af væsentlige dokumenter, f.eks. business case Version 1.0

Projektets organisering og governance Projektets organisatoriske elementer <indsæt tegning – kan omfatte projektkontor, testenhed, arkitektenhed, ændringsforum, kravstiller-enhed, referencegruppe m.v.> Version 1.0

Projektets organisering og governance Opgavefordeling mellem styregruppemedlemmerne Få fastlagt beslutningskompetencen, rapportering og aktivitetsansvar mellem styregruppen og program og/eller porteføljeledelsen Få fastlagt det rette rapporteringsniveau fra projektet til styregruppen og øvrige interessenter Få fastlagt krav for godkendelse af faseovergangsrapport. Version 1.0

Præsentation af eksisterende og nye medlemmer i projektet Hvad er min baggrund? Hvad er rationalet bag min deltagelse i denne styregruppe? Hvordan skal jeg bidrage til at projektet bliver en succes og hvilke interessenter kommunikerer jeg med i den forbindelse? Hvilken erfaring har jeg med styregruppearbejde? Hvilke erfaringer har jeg med projektarbejde? Version 1.0

Præsentation af leverandører(erne)s projektorganisationer <indsæt projekt organisationsdiagram> Version 1.0

Projektets styringselementer Få fastlagt de væsentligste projektstyringsprocesser for gennemførselsfasen, herunder hvilke af værktøjerne der bruges som fælles værktøjer Økonomi- og gevinststyring Risikostyring Problemstyring/issue håndtering Løbende kvalitetstjek Eskalering Teststyring Interessentledelse Kommunikationsstyring Ændringsstyring Kontraktstyring Løbende- og slutevaluering af samarbejde Version 1.0

Projektets fremgangsmåde Gennemgang af udviklingsmodel (leverancemodel med faser), herunder hvor der i modellen er mulige punkter hvor kunden kan gennemføre kontrolaktiviteter. Gennemgang af kvalitetssikring, herunder hvor der i modellen er mulige punkter hvor kunden kan gennemføre kvalitetssikringsaktiviteter. Gennemgang af tidsplaner og aftaler om hvordan projektlederniveauet samordner kundens og leverandørens tidsplaner Gennemgang af projektorganisering og faglige lederroller (f.eks. chefarkitekt og testleder) Gennemgang af ledelses- og styringsdokumenter Issue- og ændringshåndtering Version 1.0

Projektets interessenter Præsentation af identificerede interessenter og identifikation af nye væsentligste interessenter Interessent Område i projektet der har interesse Interessentens holdning til projektet og mulige reaktion Interessentens betydning for projektet (inkl. overvejelser om håndtering/inddragelse i projektet)   Interessentskemaet stammer fra statens IT projektmodellen. Version 1.0

Projektets risici Præsentation af de væsentligste risici der allerede er identificeret og/eller eskaleret til og fra styregruppen Identifikation af nye risici, som input til projektledernes fælles risikoanalyse Anvendelse af fælles risikolog? Id Risikobeskrivelse Konsekvens Handling Pris S K S*K Ejer Det anbefales at projektets risikoanalyse fremsendes til mødedeltagerne, da den er for omfattende til at indarbejde i denne præsentation. Version 1.0

Orientering om krav til statusrapportering og projektmodel Faseovergangsrapport Evt. afvigelsesanmodninger – princippet om afvigelsesrapportering Der skal halvårligt indrapporteres projektstatus til Statens IT-projektråd Fastlæg brug af projektmodellen Version 1.0

Vejen til et godt samarbejde Etabler grundlaget for et godt samarbejde mellem kunde og leverandør(er) Diskuter principper for et godt samarbejde Aftal, hvordan I vil etablere ”det gode samarbejde ”, og hvordan styregruppen løbende kan følge og få viden om knaster og andre udfordringer i samarbejdet Begge parter er ansvarlig for samarbejdet fungerer, men aftal, hvordan der måles og rapporteres på samarbejdet undervejs i gennemførelsesfasen, herunder tag stilling til med hvilke intervaller samarbejdsklimaet skal efterprøves i styregruppen Aftal, hvordan I Kommunikerer til projektledere og projektdeltagere, hvor vigtigt et godt samarbejde er, og hvor stor vægt styregruppen lægger på at samarbejdet fungerer i hverdagen Diskuter principper for samarbejde, og hvad I forstå ved de forskellige principper. Udarbejde fælles retningslinjer jf. det projektleder hos kunde og projektleder hos leverandør har aftalt. Etablere fælles forståelse omkring håndtering af kontrol, aftaler om tolerance og eskaleringsprocedurer. Version 1.0

Incitamenter og kontrol Gennemgang af kontraktlige incitamenter og målepunkter (sikring af fælles forståelse af mål, målemetode og begreber). Gennemgang af det samlede kontrolgrundlag: – Kundens udbudte kravgrundlag, udbudt teststrategi og eventuelt forslag til, eller krav om udviklingsmodel Leverandørens løsningsforlag, udviklingsmodel og kvalitetssikring Rammer for planlægning af kontrol. Giv retningslinjer til projektledelsesniveauet Version 1.0

Projekttolerancer og styregruppens leveregler Få fastlagt faste møder og deres frekvens Få fastlagt agenda og referat (indhold, format og godkendelse Sikre, at beslutningskompetence er til stede ved møder (hvordan håndteres afbud, suppleanter, m.v.) Få fastlagt ønskede fora, knyttet til projektorganisationen Projektrelevante kontaktpersoner i alles organisation Hvilke tolerancer kan projektlederen træffe beslutninger indenfor? Antal dage, økonomi, risiko type, kvalitetsafvigelser, gevinster Hvilke beslutninger kan styregruppen træffe over e-mail, og hvilke kræver fysiske møder? – idet principperne om effektive beslutningsprocesser holdes over mødeformalia Eskalationsproces Version 1.0

De kommende ugers aktiviteter Id Aktivitet Udførende Deadline Status 1 Godkende at gennemførselsfasen kan startes Formand og Seniorbrugere 03-10-12 2 Bemanding af styregruppen med Seniorleverandører Formand 30-09-12 Afsluttet 3 Reorganisering af projektorganisationen Styregruppen 01-10-12 I gang 4 Godkendelse af milepæle i leverandørers tidsplaner og slutdato 02-10-12 5 Gennemfør risikoanalyse for gennemførselsfasen 6 Fastlæggelse af rapporteringskrav 7 Gennemfør interessentanalyse 8 … Det anbefales at styregruppemedlemmerne modtager regnearket ‘Styregruppens aktiviteter opdelt på faser’, da det indeholder en oversigt over alle de væsentligste aktiviteter der skal gennemføres. Sker det, kan ovenstående tabel udgå og regnearket gennemgås for analysefasen. Version 1.0

Andet Version 1.0