Få styr på projektet PV 7Efteråret 2011 Bachelor i IT og informatik Datalogi og Software Lars Peter Jensen, Billede: © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

 Struktureringsværktøjer - Brainstorm, fremtidsværksted, struktur- og flowdiagrammer  Værktøjer til ressourcestyring – Traditionelle tidsplaner, ressourceplaner, milepælsplaner.  Projektledelse  Målgruppeanalyse v.Christina  Gruppearbejde – efter frokost…. Indhold © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Læringsmål  På kort sigt at blive i stand til at afprøve en række redskaber til projektstyring og projektledelse  På længere sigt at kunne redegøre for redskabernes anvendelse i gruppen og reflektere over potentialerne i forhold til jeres fremtidigt projektarbejde. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Værktøjer til strukturering Billede: clipart/choice.gif Et kort ville hjælpe © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Brainstorm Brainstorm er et værktøj til IDEgenerering Spillereglerne er (Asborn, 1941/1948) §Det definerede tema/problem skal være velkendt for alle deltagere. §Lad tankerne ”flyde over”. §Kritik finder først sted senere. §Jo flere ideer jo bedre.  Bliv inspireret undervejs. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Post-It brainstorm §Bliv enige om, hvad udgangspunktet for brainstormingen skal være §Generer ideer hver for sig og skriv dem på Post-it sedler §Læs hinandens ideer og strukturer ideerne i fællesskab ved at flytte lapper indenfor samme kategori sammen §Diskuter og vurder forslagene ud fra valgte kriterier, f.eks. interesser, realiserbarhed, ressourcer eller relevans. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Struktur og diagrammer © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Mind-map §Brainstorme ud fra dette spørgsmål og marker dem som hybrider til spørgsmålet. §Tegne grene imellem spørgsmål og ideer, og brug forgreningerne til at detaljere forslagene. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet Skaber overblik og ideer ved at: §Skrive et aktuelt spørgsmål på midten af et stort stykke papir

Eksempler på mind-map Kilde: © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Årsags-virkningsdiagrammer © SLP-gruppen, Aalborg UniversitetReference: Mikkelsen & Riis (1998:424)

Mål middel diagrammer © SLP-gruppen, Aalborg UniversitetReference: Mikkelsen & Riis (1998:421)

15 digital Dynamisk lagerallokering brænde Refresh time User interface svartid Power supply dataflowdiagram datapakke kravspecifikation design program datastrukturer Algorithms Sorter træ Kædet liste tabel træ

5 min. summemøde om strukturering Opgave: Lav en eller flere strukturer, dvs. en ordning af (nogle af) disse ord/elementer i en helhed – vær parat til at fortælle om jeres resultater. Regler: I må gerne ændre ordene fra/til navne- til/fra udsagns- til/fra tillægsord og fra engelsk til dansk – men kun således, at ordets stamme bibeholdes og er genkendelig. I må også gerne tilføje enkelte hjælpeord for at skabe strukturen.

Kom med nogle eksempler på jeres strukturer …

18 Struktur - 1 digital Ordnende princip: Farve Eventuelt struktureringsprincip: Regnbuens farver User interface design datastrukturer dataflowdiagram Dynamisk lagerallokering tabel Sorter træ

19 Struktur - 2 Ordnende princip: Grammatik Udsagnsord:Navneord:Tillægsord: tabel træ brænde Dynamisk digital

20 Struktur - 3 digital Ordnende princip: Alfabetisk brænde Algorithms datastrukturer dataflowdiagram Dynamisk lagerallokering datapakke

21 Struktur - 4 Ordnende princip: Sprog Engelsk:Dansk: Algorithms User interface Power supply Refresh time svartid træ kravspecifikation

22 Struktur - 5 kravspecifikation design Strukturerende princip: Flow/ sekventielt forløb

23 Struktur - 6 Strukturerende princip: Hierarkisk Algorithms trætabel program Kædet liste datastrukturer Sorter træ Lav

24 Et par eksempler på sekventielle strukturer

25 Her er det processer … og her er det komponenter Flowdiagram

26 Struktureringsprincipper §Stigende talværdier (talsystemet) §Alfabetisk rækkefølge (telefonbogen) §Kronologisk rækkefølge (kongerækken) §Sekventiel rækkefølge (flow diagram) §Hierarkisk opbygning l Top-down l Bottom-up

Få styr på ressourcerne © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Projektledelse (management) §Projekteter og deres mål og rammer §Management af tid (tidsplaner) § Management af mennesker

Projektarbejde Et projekt er karakteriseret ved: §En unik engangsopgave, som indeholder mange og komplekse aktiviteter og derfor kræver mange projektmedarbejdere med forskellige kompetencer.  Projektet er målorienteret, begrænset i tid og ressourcer, og ender op med et færdigt resultat.

Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke!

Tag hensyn til jeres forskellige forudsætninger

Tidsplaner Deadline is deadline !

Ressourceplanlægning §Estimér et realistisk tidsforbrug for hver enkelt aktivitet – lad personen selv være med til at gøre det! §Lav en tids- og ressourceplan, inkl. milepæle og delprodukter – tag hensyn til ferier, fravær, sygdom etc. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet §Fordél ressourcer – hvem gør hvad hvornår?

Aktivitetsplaner §Bestem de nødvendige aktiviteter (aktivitetsliste = ’at gøre’ liste) © SLP-gruppen, Aalborg Universitet §Skriv aktiviteterne på Post It lapper,  og sortér i nødvendig rækkefølge (aktivitetsdiagram = ’at gøre’ liste på grafisk form)

Eksempel på aktivitetsplan

Tidsplaner Skéln mellem kortsigtet og langsigtet tidsplan: §Kortsigtet – fra milepæl til milepæl - detaljer §Langsigtet – hele projektperioden - overblik Fire typer af milepæle: –Koordinationsmilepæle –Vejledermøder –Færdiggørelse af arbejdsblade –Aflevering © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Gantt-kort §X-aksen er en tidsakse –een enhed per projekt minimodul §Y-aksen er aktivitetslisten §En kollonne til start-sluttidspunkt §En kolonne til tidsressourcer §En kolonne til arbejdsressourcer §En kolonne til bemærkninger §Deadlines/milepæle er klart identificerbare §Forskellige signaturer for planlagt og aktuelt tidsforbrug

© SLP-gruppen, Aalborg UniversitetReference: Mikkelsen & Riis (1998:379)

Eksempler på tidsplaner Tegnet af Helle Algreen Ussing © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Kilde:P2 procesanalyse B212, juni 2004

Eksempler på milepælstidsplan

Eksempel på personlig ugeplan © SLP-gruppen, Aalborg UniversitetReference: Mikkelsen & Riis (1998:347)

48 PAUSE 15 min.

Tidsplaner §Et konkret eksempel

50 8X 10X 4X XX 2X 6X 14X Ialt: 70X

51 Hvordan finder vi X ? §Vi skal bruge 70 X §Der er 6 personer i gruppen §Der er 35 halve projektdage til aflevering Hvad er så X ? §X = 35/70 [½projektdage] = ½ [½projektdage] ? §X = (35/70)x6 [½persondage] = 3 [½persondage]

52 Uge dag Fmofmtofmofmtofmotfmotfm

53 Uge dag Fmofmtofmofmtofmotfmotfm Problemanalyse 6

54 Uge dag Fmofmtofmofmtofmotfmotfm Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3

55 Uge dag Fmofmtofmofmtofmotfmotfm Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3 Valg af delproces 6 Kodning delproces 2 Procesmodel 2 Kodning model 4 Test+vurdering 6 Teknologi..+samfund6 Afslutning 6

56 Justering af tidsplan Ved hver overskredet milepæl/deadlines vurderes: §Hvorfor har det taget længere tid ? §Kan vi arbejde forsinkelsen ind ? §Kan vi organisere arbejdet på en anden måde ? §Kan vi skære noget af projektet fra ? §Hvad bliver konsekvenserne af vores forskellige valgmuligheder ?

Management af mennesker §Projektledelse, hvorfor og hvad? §Ledelsesopgaver §Ledelsesformer §Ledelsesroller

58 Med hensyn til bedre projektstyring og strukturering har vi i gruppen diskuteret, hvilke forbedringer, der evt. kunne afhjælpe samme problemer i kommende projekter. Vores problemer har primært drejet sig om strukturering af arbejdet: §Hvem sørger for mails og dagsordner til vejlederne? §Hvem sørger for at tidsplanen bliver overholdt? §Hvem sørger for kontakten ud af huset? §Uddelegering af opgaver? Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

59 Gruppen blev enige om, at en projektleder kan afhjælpe problemer af den slags. Lederrollen er så at stå for alle praktiske opgaver, samt at bevare overblikket over projektet. Ved praktiske opgaver menes eksempelvis mail- og telefonkorrespondance ud af huset, kontakt med vejlederne og ansvar for at holde gruppen underrettet om møder. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

60 I gruppen har vi diskuteret os frem til tre mulige former for lederskab. En lederrolle kan både gå på skift i gruppen eller varetages af én enkelt person gennem hele forløbet. En tredje mulighed er, at de nævnte lederopgaver bliver uddelegeret til forskellige individer, for på den måde at undgå, at en person sidder med presset. Som eksempel kan nævnes, at en person kan koordinere vejledermøder, en anden kan stå for kontakten ud af huset, og så fremdeles. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

Projektledelse- citater Vi vil ikke have nogen projektleder til at bestemme hvad vi skal – vi ønsker en demokratisk ledelse ikke nogen bussemand! Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

Projektledelse - citater ”Det er som at være en lus mellem 2 negle. Ledelsen vil have at jeg skal være leder i traditionel forstand. Projektdeltagerne vil have, jeg skal være praktisk gris. Og jeg selv har mest lyst til at være almindelig projektdeltager!” Citat: Projektledelse – i tværfaglige teams af Michael Karø s. 195

§Hvorfor er projektledelse relevant?

Projektledelse §Skelne mellem 2 begreber: §Projektledelse- en funktion §Projektlederen – en person

Hvad er ledelse? §Tannenbaum 1961§”Ledelse er den proces, hvor personlig indflydelse udøves i en situation, og som ved hjælp af kommunikation går mod opnåelse af specifikke mål”

Hvad er ledelse? §Blake og Moutons def. fra 1985 §”Ledelse vil sige at opnå resultater – målt if. Organisationens mål – gennem og ved hjælp af medarbejderne”.

Lederegenskaber §Passende intelligens §Sund dømmekraft og tænkning §Tillid til og tro på sig selv og andre §Ansvarsfølelse §Social interesse for andre mennesker §Kunne motivere §Faglig kunnen §Kommunikations- evne §Tåler stress

Klip fra Krøniken Møde i ledelsesgruppe §Hvad foregår der? §Hvordan praktiserer man ledelse? §Hvordan er stemningen? §Hvordan er kulturen?

Lederopgaver Agne Lundquist §Instrumentelle §Emotionelle §Varetagelsen af den faglige side af arbejdet herunder planlægning og kontrol §Vedrører forholdet til og mellem medarbejderne samt deres forhold til arbejdsopgaverne

Lederopgaver §Repræsentative§Består i at repræsentere firmaet, afdelingen eller arbejdsgruppen udadtil.

Lederroller Adizes´lederroller Hør ham selv forklare sine ideer. §Producentrollen (P) §Administratorrollen (A) §Entrepreneurrollen (E) §Integratorrollen (I) Hvis en af disse roller ikke varetages fører det til ”mismanagement”.

Producentrollen §Lederen skal skabe resultater §Må være i besiddelse af viden og handlekraft og have en stærk præsentationstrang §Indgående kendskab til branchen, virksomheden og markedet samt den teknolog, der skal til for at skabe resultater

Administratorrollen §Lederen skal opstille retningslinier for arbejdets udførelse, udarbejde detailplaner og koordinere og kontrollere aktiviteterne §Må besidde sans for systematik, orden og detaljer.

Entrepreneurrollen §Lederen skal tænke langsigtet, sætte mål og udforme strategier. §Dette kræver kreativitet, risikovillighed samt et vågent øje for nye muligheder og trusler

Integratorrollen §Skabe samarbejde, enighed og effektive grupper til at løse nye opgaver. §Lederen må have interesse og sans for mellemmenneskelige relationer, indfølingsevne samt lyst og evne til at få andre til at samarbejde.

Pause 15 min. Efter pausen: §Målgruppeanalyse