Velkommen Udbudspræsentation af Automatiseret løsning Til Klinisk Biokemisk Afdeling, RRA 7. September 2015 Indkøb & Medicoteknik

Den udbudte opgave  Automatiseret løsning til håndtering af de hyppigst forekommende analyser på Klinisk Biokemisk Afdeling, RRA  Automatisering fra modtagelse til svarafgivelse i EPJ  Præ- og postanalytiske udstyr samt analyseudstyr til håndtering af de i kontraktbilag 5 anførte prøveglas og med en kapacitet i den tilbudte løsning svarende til 2024  Analyseudstyr  Fase 1: Kemi og immunkemi (83 analyseparameter anført i kontraktbilag 4)  Fase 2: Koagulation (6 analyse parametre anført i kontraktbilag 4)  Fase 3: Tilkobling til rørpost  Fase 4: Hæmatologi (levering af udstyr vil blive håndteret som et separat udbud når den tid kommer)

Den udbudte løsning Nøgleord  Fleksibilitet i den tilbudte løsning ift.  Udvidelsesmulighed af den tilbudte grundkonfiguration  Loadning af prøverør  Anvendelse af flere forskellige lotnumre og muligheder for duplikering af test  Høj analysekvalitet og analysesikkerhed  Minimering af manuelle arbejdsgange  Hensyn til arbejdsmiljø og miljø  Kompetent projekt- og serviceorganisation (Tilbudsgiver)  Udarbejdelse af grafisk fremstilling (tegningsmateriale) af løsningsforslag  Indgå i samarbejde med RM om valg af endeligt design og installation Indkøb & Medicoteknik

Den udbudte løsning Kontraktgrundlag  Krav til svartider  90% af alle analyser skal, fra registrering i den tilbudte løsning til svar foreligger i EPJ, være besvaret inden for:  Livsvigtige: 45 minutter  Fremskyndet: 90 minutter  Rutine: 150 minutter  Krav til oppetid på udstyr/elementer i den tilbudte løsning:  99 % for ikke-redundante elementer i den tilbudte løsningen  98 % for redundante elementer i den tilbudte løsningen Indkøb & Medicoteknik

Udbudsmaterialets opbygning 1.Udbudsbetingelser inklusiv udbudsbilag 2.Udkast til kontrakt inklusiv kontraktbilag 3.Vilkår, serviceaftale 4.Vilkår, levering af forbrugsvarer 5.Vilkår, reservedelsforsikring Indkøb & Medicoteknik

Udbudsmaterialets opbygning Ad. 1 Udbudsbetingelser inkl. udbudsbilag  Udbudsmateriale med udbudsbilag (udfyldes og underskrives) Udbudsbilag 1: Generelle oplysninger Udbudsbilag 2: Oplysninger om økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet Udbudsbilag 3: Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets artikel 45 Udbudsbilag 4: Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets artikel 27

Indkøb & Medicoteknik Udbudsmaterialets opbygning Ad 2 Udkast til kontrakt inkl. kontraktbilag  Udkast til kontrakt  Kontraktbilag 1 Kravspecifikation (Skal udfyldes af Tilbudsgiver)  Kontraktbilag 2 Aftalekonfiguration (Udarbejdes ved kontraktindgåelse af I&M)  Kontraktbilag 3 Tilbudsskema/Prisbilag med følgende underbilag:  Kontraktbilag 3.1 Tilbudskonfiguration (Skal udfyldes af Tilbudsgiver)  Kontraktbilag 3.2 Serviceoption (Skal udfyldes af Tilbudsgiver)  Kontraktbilag 3.3 Reservedelsoption (Skal udfyldes af Tilbudsgiver)  Kontraktbilag 3.4 Uddannelsesoption (Skal udfyldes af Tilbudsgiver)  Kontraktbilag 3.5 Forbrugsvarer (Skal udfyldes af Tilbudsgiver)  Kontraktbilag 3.6 Energibilag (Skal udfyldes af Tilbudsgiver)  Kontraktbilag 4 Analyseoversigt (Information og skal udfyldes af Tilbudsgiver)  Kontraktbilag 5 Kapacitetsdata (Information)  Kontraktbilag 6 Leveranceplan, leveringsadresse, tegningsoversigt mv. (Information og skal udfyldes af Tilbudsgiver)  Kontraktbilag 6.1 Tegning Automatiseret laboratorium.dwg  Kontraktbilag 6.2 Tegning Automatiseret Laboratorium.pdf  Kontraktbilag 7 Spørgsmål/Svar (udarbejdes senere ifb. med spørgsmål/svar perioden og indgår først ved kontraktindgåelse) (udarbejdes af I&M)  Kontraktbilag 8 Sikkerhedsstillelse (Skal udfyldes af Tilbudsgiver ved kontraktindgåelse)  Kontraktbilag 9 Overensstemmelseskontrol (udarbejdes efter afsluttet validering og afprøvning)  Kontraktbilag 10 Afleverings- og overtagelsesdokument (udarbejdes senere i forb. Med afleveringsforretning og underskrives særskilt)  Kontraktbilag 11 Eventuelt øvrigt kontraktrelevant materiale fra Ordregiver  11.1 IT - RM´s IT miljø (udarbejdes af RMIT)  11.2 IT – Databehandleraftale (udarbejdes af RMIT)  11.3 IT - Informationssikkerhedspolitik for Region Midtjylland (udarbejdes af RMIT)  11.4 IT – Databehandlerinstruks (udarbejdes af RMIT)  11.5 IT - VPNadgang_fortrolighedsBlanket_ (udarbejdes af RMIT)  11.6 IT - Retningslinje_eksternAdgRemote_itsikkerhed (udarbejdes af RMIT)  11.7 IT - Vejledning_AddgRMnetvaerk_itsikkerhed (udarbejdes af RMIT)  11.8 IT- Informationssikkerhedshåndbog (udarbejdes af RMIT)  Kontraktbilag 12 Eventuelt øvrigt kontraktrelevant materiale fra leverandørens tilbud (udarbejdes af leverandør)

Udbudsmaterialets opbygning Ad. 3-5 Vilkår… 1.Vilkår, serviceaftale 2.Vilkår, levering af forbrugsvarer 3.Vilkår, reservedelsforsikring Særskilte aftaler, der indgås i forbindelse med indgåelse af Udkast til kontrakt. Alternativt indgås disse aftaler senere. Indkøb & Medicoteknik

Udbudsmateriale Opmærksomhedspunkter  Dokumentation  Vær opmærksom på hvilken dokumentation der skal vedlægges tilbuddet Indkøb & Medicoteknik

Spørgsmål til udbudsmaterialet  Stilles skriftligt til  Spørgefrist: kl  Offentliggørelse: Løbende  Spørgsmål indsendt efter denne dato vil så vidt muligt blive besvaret og svar uploades senest  Spørgsmål besvares samlet i anonymiseret form og offentliggøres på

Spørgsmål til udbudsmaterialet  Stil spørgsmål ud fra et princip om ”better safe than sorry”  Afklaringer?  Ændringsforslag?  Andet?? Indkøb & Medicoteknik

Betingelser for deltagelse/udvælgelseskriterier  Fremgår af udbudsbetingelsernes pkt  Vedrører virksomhedens egnethed og ikke selve den tilbudte opgaveløsning jf. udbudsbetingelsernes pkt. 1.9  Tilbud skal affattes på dansk jf. udbudsbetingelsernes pkt  Tilbudsgivere, der ikke afgiver de nævnte oplysninger, risikerer ikke at komme i betragtning

Indkøb & Medicoteknik Tildelingskriterier  Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier:  Den samlede økonomiske konsekvens/økonomi 30%  Kvalitet 25%  Funktionalitet 25%  Projektorganisation, service og vedligehold 7%  IT-tekniske krav 6%  Arbejdsmiljø og miljø 5%  Hygiejnekrav 1%  Energikrav 1%

Indkøb & Medicoteknik Udfyldelse af kravspecifikationen og tilbudslisten  Mindstekrav (A-krav) er krav, som skal opfyldes for at kunne give tilbud. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt, og udbyder er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt.

Indkøb & Medicoteknik Vigtige frister og formalia Udbud  Spørgsmål, frist: kl  Tilbudsfrist: (I&M) kl Jf. udbudsbetingelsernes pkt. 1.6 ”Tidsplan”

Andre datoer og tidsfrister Udbud Se udbudsbetingelser pkt. 1.6  Besigtigelse af installationssted, KBA RRA  Besigtigelse af referenceinstallationer  Forventet kontraktindgåelse  Forventet levering/installation  Forventet ibrugtagning Indkøb & Medicoteknik

Andre datoer og tidsfrister Installation og implementering Se Udkast til kontrakt pkt. 9  Projektets bindende milepæle  Planlægning af endeligt design – opstart af projekt Indkøb & Medicoteknik

Tak for i dag