Informationsmøde: Udbud af sårplejeprodukter og forbindsstoffer til Region Syddanmark

Velkomst og praktiske detaljer Der laves en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet. Efterfølgende vil der være mulighed for at stille spørgsmål Udbudets gennemførelse Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark –Erik Riis Krogh, Indkøbsområdeansvarlig Brugergruppe; bestående af repræsentanter fra sygehusene Kontaktoplysninger – –

Udbudsbetingelser Pkt. 1.2: Ordregiver - Der er tale om udbud for Region Syddanmark. Pkt. 2.2: Kontakt –Al kommunikation ml. udbyder og tilbudsgiver skal foregå med kontaktperson og være skriftligt på dansk; brug meget gerne e- mail Pkt. 4: Tidsplan –Hold øje med de forskellige frister; –hhv. spørgefrist 6/5 og tilbudsfrist 13/5 – kl

Udbudsbetingelser Pkt. 5.1: Spørgsmål –Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet og kravene til den udbudte opgave. Af hensyn til brugergruppemedlemmerne samles spørgsmålene så vidt muligt sammen i puljer. Alle spørgsmål lægges på hjemmesiden i anonymiseret form. Husk spørgefrist den 6. maj. Hold øje med hjemmesiden ( for evt. nye oplysninger samt Spørgsmål & Svar. Pkt. 6: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) –Følgende: E rklæring om tro og love om forfalden ubetalt gæld til det offentlige, referencelister, årsomsætning, kvalitetssystemer, produkt- og erhvervsansvarsforsikring.

Udbudsbetingelser Pkt. 7.1: Afgivelse af tilbud og sprogkrav –Tilbud skal være på dansk. Følg meget gerne Disposition for tilbud, inkl. de vedlagte Udbudsbilag og Kontraktbilag –Tjek det korrekte antal eksemplarer og krav til mærkning af tilbud Pkt. 8.1: Vareprøver/besigtigelse –Læg mærke til antal, mærkning samt ønsket leveringstidspunkt –Udbudsbilag 4 – komplet liste over ønskede vareprøver.

Udbudsbetingelser Pkt. 12: Tildelingskriterium med underkriterier –Tildeling af kontrakt(er) sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra underkriterierne: økonomi, kvalitet og service/uddannelse. Pkt. 13.2: Forbehold –Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser og overfor mindstekrav, som er tydeligt markeret i Kontraktbilag 1. Pkt. 13.3: Udelukkelse ved lav kvalitet –Udelukkelse ved kvalitetsvurdering på 2 eller derunder Pkt. 15: Orientering om resultatet –Udbyder orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt(er) underskrives først efter udløb af standstill perioden

Tilbud skal indeholde  Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger  Udbudsbilag 2 Oplysning om personlig, økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet  Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v.  Udbudsbilag 4 Vareprøvefortegnelse  Kontraktbilag 1 Kravspecifikation  Kontraktbilag 2 Tilbudsliste  Kontraktbilag 3 Øvrigt sortiment  Kontraktbilag 4 Leveringsadresser  Kontraktbilag 8 Erklæring om fællesbefuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse  Kontraktbilag 9 Indeståelseserklæring (Hvis Tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet)

Tilbud skal indeholde Såfremt tilbudsgiver vælger ikke at anvende ovenstående bilag, er tilbudsgiver selv ansvarlig for, at tilbuddet indeholder de nødvendige oplysninger, dokumentation mv. Alle bilag ligger på udbyders hjemmeside i word/excel-format til direkte udfyldning

Kontrakten Baseret på regionernes fællesskabelon Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser Udbyder opfordrer alle tilbudsgivere til nøje at gennemlæse kontrakten og stille spørgsmål til udbyder, såfremt der er behov for at få afklaret nogle af kontraktens vilkår

Kontraktbilag 1: Kravspecifikation Består af mindstekrav og konkurrencekrav: Mindstekrav Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbudet, for så vidt angår det/de pågældende produkter der er omfattet af mindstekravet, ikke-konditionsmæssigt, og udbyder er forpligtet til at afvise tilbudet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Konkurrencekrav Et konkurrencekrav skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et konkurrencekrav kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt. Graden af opfyldelse vil indgå i tilbudsevalueringen. Det er kun nødvendigt at udfylde kravspecifikationen for de delaftaler, der afgives tilbud på.

Kontraktbilag 2: Tilbudsliste Alle varer udbydes i 71 delaftaler – meld hurtigt ind hvis uenig i opdeling. Der kan afgives 1 tilbud Antal baserer sig på historiske data, og er således ikke nogen garanti for forbrug i kontraktperioden. Priser bedes angivet i samme enhed som udbudt i: stk. henholdsvis par. Vær opmærksom på, at der efterspørges stk. pris og ikke æske- priser. Vær særlig opmærksom på max priser pr. delaftale(nyt tiltag i forhold til den nye udbudslov) – meld hurtigt ind hvis uenig!

En enkelt fejl kan betyde, at vi er tvunget til at udelukke tilbudsgiver. - HUSK kvalitetskontrol!!!!!

Eksempler på fatale fejl Levering af tilbud og vareprøver ved fragtmand, som mener kl. 15 er i orden, selvom der står levering inden kl. 12 eller 14. Underskrifter, afkrydsning og besvarelse af alle krav. Tjek at data er indlæst på USB/CD-rom Følgebrev med henvisning til almindelige forretningsbetingelser ”ved ordre under 500 kr. tillægges der et ekspeditionsgebyr på 50 kr.” = forbehold = ukonditionsmæssig!!! Virksomhedsopkøb/fusion/agenturskift – det er den, som afgiver tilbudet, som der indgås aftale med, og kontrakten følger ikke automatisk med over i det nye selskab. Afgiv priser i de efterspurgte enheder (stk.).

Spørgsmål Så vidt muligt besvares spørgsmål mundtligt på mødet: alternativt besvares spørgsmålene efterfølgende skriftligt Alle spørgsmål vil blive tilføjet de øvrigt indkomne skriftlige spørgsmål, og alle Spørgsmål & Svar vil efterfølgende blive lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form OPFORDRING: Meld hurtigt tilbage hvis max. priser anses for urealistiske, samt hvis der er åbenlyse fejl og mangler i kravspecifikationer – så kan der laves en opdateret version af KB 1 og 2 – i stedet for mange løbende ændringer.