Udbud af rammeaftale om medieovervågning

Præsentationer af emnet: "Udbud af rammeaftale om medieovervågning"— Præsentationens transcript:

1 Udbud af rammeaftale om medieovervågning
Orienteringsmøde Udbud af rammeaftale om medieovervågning

2 Dagsorden Velkommen Vedrørende spørgsmål Kort om udbuddet Tidsfrister
De konkrete krav til tilbudsgivere Udbudsmaterialet Elektronisk tilbudsafgivelse i Ethics Udfyldelse af ESPD’et – Det fælles europæiske udbudsdokument Verificering af oplysningerne i ESPD’et Dagens vigtige pointer Tak for i dag

3 Velkommen Mødet er en gennemgang af en række forhold vedrørende udbuddet og væsentlige punkter i udbudsmaterialet. Præsentationen bliver lagt op på udbudssiden i ETHICS efter mødet. NB! Udbudsmaterialet har altid forrang for præsentationen.

4 Spørgsmål Hvis tilbudsgiver opfatter elementer i udbudsmaterialet som uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål og evt. ændringsforslag, inden tilbuddet afgives. Husk at henvise til det relevante sted i udbudsmaterialet. Tilbudsgivernes spørgsmål og Moderniseringsstyrelsens svar indgår i udbudsmaterialet som Bilag 11 – Spørgsmål/Svar. Spørgsmål skal stilles skriftligt via udbudshjemmesiden i ETHICS.

5 Kort om udbuddet Offentligt udbud Rammeaftale med 1 leverandør
Tildelingskriterium: Bedste forhold mellem Pris og Kvalitet Rammeaftalen kan anvendes af staten Aftalen forventes at træde i kraft den 1. april 2017 og løber i 3 år. Moderniseringsstyrelsen har herudover mulighed for at forlænge aftalen med 1 år.

6 ydelsen Rammeaftalen omfatter indkøb af medieovervågning indenfor:
Elektronisk overvågning af medier, herunder: etablering af en portal/arkiv til presseklip på Kundens intranet samt service Medieovervågning på baggrund af søgeprofiler og søgeord i forskellige kildetyper, herunder : landsdækkende dagblade, lokale dagblade, ugeaviser, fagblade, internetaviser/dagblade, nyhedsbureauer, TV og radio, samt de til de nævnte medier knyttede webmedier Efterfølgende sortering af presseklippene og klargøring til deling internt hos Kunden. Tilkøb af overvågning af sociale og udenlandske medier Analyser af danske mediers omtale af Kunden og sager, som vedrører Kunden. Endelig omfatter Rammeaftalen vederlagsfri rådgivning omkring det for Kunden mest hensigtsmæssig indkøb af ovenstående.

7 Tidsfrister Dato, Klokkeslæt Aktivitet 4. januar 2017 kl. 12:30
Orienteringsmøde 18. januar 2017, kl. 10:00 Spørgsmålsfrist 3. februar 2017, kl. 10:00 Sidste frist for modtagelse af tilbud. Februar 2017 Forventet tildeling af Rammeaftalen. Indhentelse af dokumentation for oplysninger anført i ESPD’et. Marts 2017 Forventet Rammeaftaleindgåelse. Rammeaftalen vil tidligst blive underskrevet efter udløbet af en standstill-periode på 10 dage regnet fra dagen efter den dag, hvor Moderniseringsstyrelsen har afsendt underretning (pr. ) om tildeling af Rammeaftalen. 1. april 2017 Forventet Rammeaftalestart.

8 Konkrete krav til tilbudsgiver

9 Konkrete krav til tilbudsgivere (1)
Krav til økonomisk og finansiel kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsen punkt III.1.2: En erklæring om leverandørens samlede egenkapital og samlede aktiver i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår leverandøren blev etableret eller startede sin virksomhed. Mindstekrav: Soliditetsgrad på minimum 5 pct. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ordregiver beregner soliditetsgraden ud fra de afgivne oplysninger i de modtagne ESPD, Del IV, afsnit B – Finansielle nøgletal. Selvom oplysningerne fremgår af separate ESPD’er, vurderes de således samlet.

10 Konkrete krav til tilbudsgivere (2)
En erklæring om leverandørens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår leverandøren blev etableret eller startede sin virksomhed. Mindstekrav: kr. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ordregiver beregner omsætningen ud fra de afgivne oplysninger i de modtagne ESPD, Del IV, afsnit B – Samlet årsomsætning. Selvom oplysningerne fremgår af separate ESPD’er, vurderes de således samlet.

11 konkrete krav til tilbudsgivere (3)
”Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i det fælleseuropæiske udbudsdokument, Del II, afsnit C, jf. i øvrigt punkt. VI.3) Yderligere oplysninger nedenfor, og den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.” ”Såfremt tilbudsgiver er del af et konsortium, skal dette anføres i det Fælles europæiske udbudsdokument, Del II, afsnit A, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.” Dette afslutter således de krav der stilles til egnethed og udfyldelsen af ESPD’en ;0) Men mangler vi at highligthe at de hæfter solidarisk I næste slides er fokus på selve udbudsmaterialet

12 Udbudsmaterialet

13 udbudsmaterialet Bilag 1A: Generelle krav Bilag 12: Fakturering
Bilag 1B: Kravspecifikation Bilag 13: Procedure for bestilling Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 14: Udskiftning af ydelser indgår ikke Bilag 3: Liste over Kunden Bilag 15: Underleverandører indgår ikke Bilag 4A: Priser (Bilag 4 indgår ikke) Bilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering – med underbilag Bilag 6: Levering indgår ikke Bilag 7: Tilmelding indgår ikke Bilag 8: E-handelssystemet indgår ikke Bilag 9: Afprøvning indgår ikke Bilag 10: Ydelser ved ophør Bilag 11: Spørgsmål og svar

14 Udbudsbetingelser Undgå fejl i forbindelse med tilbudsafgivelsen
HUSK! Ingen forbehold for mindstekrav! Tilbudsgivers tilbud skal alene indeholde: En udfyldt løsningsbeskrivelse, jf. Bilag 2 Et udfyldt prisskema udarbejdet i overensstemmelse med Bilag 4A behørigt udfyldt ESPD et følgebrev evt. støtteerklæring Bilagsmateriale eller andet materiale vedhæftet tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen

15 Rammeaftalen Har forrang for andre bilag ved fortolkningstvivl
Indeholder definitioner, der går på tværs af alle bilag Beskriver en række forhold overordnet, der uddybes i de relevante bilag Nogle forhold beskrives udelukkende i rammeaftalen, fx misligholdelse og bod Bemærk: Hvis Leverandøren er en sammenslutning af virksomheder, skal rammeaftalen underskrives af samtlige deltagere i sammenslutningen. Bemærk: Hvis leverandøren har baseret sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal rammeaftalen tillige underskrives af disse andre enheder.

16 Bilag 1B - Kravspecifikation
Mindstekrav skal opfyldes og overholdes i hele rammeaftalens løbetid. Tilbudsgiveren er dog, hvor ingen begrænsning er nævnt, berettiget til at overopfylde de angivne mindstekrav, herunder ved at tilbyde bedre kvalitet mv. end de angivne mindstekrav. Krav kan opfyldes af tilbudsgiver. Vælger Tilbudsgiver at opfylde Krav, skal disse opfyldes i hele rammeaftalens løbetid. TIP: Læs Bilag 1B særligt grundigt. Læs Bilag 4A - Priser og Bilag 2 - Løsningsbeskrivelsen parallelt med Bilag 1B.

17 Bilag 2 Bilag 2 indeholder krav fra Bilag 1B samt en beskrivelse af, hvordan leverandøren bør besvare krav, og hvad der tillægges betydning i leverandørens besvarelse ved evaluering af underkriteriet ”kvalitet”. Læs vejledningen samt teksten i kursiv under hvert krav særligt grundigt (om hvad der tillægges betydning i leverandørens besvarelse). Skriv kun i tabellerne. Tekst uden for tabellerne vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Tabellerne kan udvides. Vær opmærksom på, at der ikke opstår tvivl om opfyldelsen af mindstekravene i Bilag 1B.

18 Bilag 4 og 4A - Priser Læs vejledningen grundigt igennem.
Tjek relevant bilag (oftest bilag 1B og bilag 4). Vær opmærksom på, at der løbende lægges nye versioner op på udbudssiden, hvis spørgsmål- svar giver anledning til præciseringer i bilaget. Alle efterspurgte serviceydelser og produkter skal prissættes – ellers betragtes de som gratis. Prisbilaget er opdelt i serviceydelser og produkter. Læg mærke til enheden!! Alle priser angives i danske kroner (DKK), eksklusiv moms, men inklusiv alle øvrige afgifter og told, jf. rammeaftalen. Bemærk, at vægtene alene har et evalueringsteknisk formål og således ikke er et udtryk for størrelsen af det faktiske eller forventede forbrug i staten. ”Tilbudsgivers samlede tilbud” fremgår, når alle ydelser er prissat.

19 Elektronisk tilbudsafgivelse i Ethics
v. Philip Mora-Jensen fra Inno:vasion Elektronisk tilbudsafgivelse i Ethics

20 Udfyldelse af ESPD’et OBS: Vi vil ikke kunne besvare spørgsmål under dette møde, da alle spørgsmål skal komme ind skriftligt, således at vi kan offentliggøre spg (anonymiseret) og svar samtidigt og for alle potentielle ansøgere! Præsentationen offentliggøres.

21 ESPD-systemets formål og funktion
ESPD – European Single Procurement Document (Fælles europæiske udbudsdokument) Kommissionens formål med ESPD: At begrænse de administrative byrder Midlet: kun vinderen skal dokumentere Undt.: Adgang til dokumentation på ethvert tidspunkt, når det er nødvendigt (§ 151, stk. 2) ESPD’et anvendes som en erklæring fra tilbudsgiver om, at vedkommende ikke er omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudsloven – eller eventuelle frivillige nationale udelukkelsesgrunde (i udbudsloven), som ordregiver har gjort obligatoriske i det konkrete udbud. I dette udbud har ordregiver valgt de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, eller nr. 6. – vi kommer forbi dem senere i ESPD’et. Formål Midlet: UP: kun den leverandør som får tildelt aftalen, skal indsende dokumentation. (sker forud for offentliggørelse af tildelingsbeslutningen, og TG får en passende frist til at fremlægge dok.) UNDT: Udbudslovens § 151, stk. 2, siger dog, at Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen kræve at ansøger eller TG fremlægger dok.

22 Udfyldelse af ESPD’et - I
Udbudsmaterialet og ESPD er tilgængeligt på Ethics: n&ParentUNID=BD2EFC2A4ED17375C125808F0036F028&filename=espd- request%20(3).xml (angivet i udbudsbekendtgørelsens Del I, pkt. 1.3) Gem filen med ESPD’et på din PC - fx på skrivebordet Åbn den gemte ESPD-fil via nedenstående link til Kommissionens hjemmeside: HUSK: Hvis I ikke udfylder alt med det samme, så hav al indhold liggende i et WORD-dok, og arbejd færdig i det dok – og så copy paste indholdet ind i de relevante tekstfelter i ESPD’en. Til sidst vil I kunne se en udskriftsversion af hele jeres udfyldte ESPD samt gemme ESPD’et på jeres PC.

23 Udfyldelse af ESPD’et - II
Vælg dansk som sprog. Marker – jeg er en økonomisk aktør. Marker – importere ESPD. Upload det ESPD-dokument, du har gemt på din pc. Vælg Danmark som land. Udfyld ESPD’et med de oplysninger, som er angivet i udbudsbekendtgørelsen/udbudsbetingelserne. Bemærk, at ansøger skal aflevere flere ESPD’er, hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder (fx konsortier) eller baserer sig på andre økonomiske enheders kapacitet.

24 ”Reparationsreglen” Kan fejl og mangler i et ESPD rettes?
Udbudslovens § 159, stk. 5 giver mulighed for at : Supplere, Præcisere og Fuldstændiggøre ansøgninger eller tilbud Under overholdelse af principperne i Udbudslovens § 2

25 Verificering af oplysninger i ESPD’et

26 Verificering af oplysninger (1)
Kun den vindende tilbudsgiver der skal verificere Moderniseringsstyrelsen skal se dokumentation for at virksomheden opfylder det i ESPD’et anførte. At tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. udbudsbetingelsernes punkt og At mindstekrav til soliditetsgrad og omsætningskrav er opfyldt, jf. udbudsbetingelsernes punkt Som dokumentation for, at de i udbudsbekendtgørelsens III.1.2) anførte mindstekrav til soliditetsgrad og omsætning er opfyldt, skal den pågældende Tilbudsgiver indenfor den ovenfor anførte frist fremlægge en erklæring om, at de i ESPD anførte oplysninger i Del IV, afsnit B – Samlet årsomsætning og Finansielle nøgletal er korrekte.

27 Verificering af oplysninger (2)
Dokumentation vedr. udelukkelsesgrundene (ad 1): For danske tilbudsgivere kan som dokumentation levere en serviceattest som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. udbudsbetingelsernes punkt 8.5. For tilbudsgivere, der er hjemhørende i udlandet og/eller har udenlandske statsborgere i sine ledelsesorganser, kan dokumentationen for så vidt angår de strafbare forhold udgøres af uddrag af strafferegisteret i det land hvor tilbudsgiver er hjemhørende, jf. udbudsbetingelsernes punkt 8.5.

28 Verificering af oplysninger (3)
Dokumentation for opfyldelse af krav til finansiel og økonomisk kapacitet (ad 2): Som dokumentation for mindstekravene til soliditetsgrad og omsætningskrav er opfyldt skal den vindende tilbudsgiver fremlægge en erklæring. Tidsfrist: Dokumentationen skal fremlægges indenfor en af ordregiver fastsat frist (dog ikke under to en halv uge)

29 Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Søg hjælp i vejledning fra KFST: Ny vejledning af september &_z=z Vejledning fra marts om%20eESPD/Vejledning%20eESPD.pdf

30 Dagens vigtige pointer
Kom i gang med tilbuddet i god tid! Læs vejledningsteksterne og gør, som der står. Lad flere personer læse materiale og tilbud igennem. Følg med i spørgsmål og svar på udbudshjemmesiden. Tilbudsgivers tilbud skal alene indeholde en udfyldt løsningsbeskrivelse, jf. Bilag 2, og et udfyldt prisskema udarbejdet i overensstemmelse med Bilag 4A, behørigt udfyldt ESPD samt et følgebrev. Kontrollér, at alle de krævede dokumenter og oplysninger er med i tilbuddet, og at alle nødvendige felter er udfyldt. Kontrollér, at der ikke kan opstå tvivl om opfyldelsen af mindstekrav. Indsend tilbuddet i god tid, husk tilbudsfristen 3. februar 2017, kl

31 Tak for i dag!