Spor om implementering, udrulning og entré-strategi SAPA netværksmøder juni 2015 Line Abildgård

Hvad handler dette spor om? Kommunens SAPA entré-strategi – hvad er det og hvorfor skal man have sådan en? Miniworkshop/sidemandsdrøftelser om kommunens entré-strategi. Udrulning i en kommune: Modeller for udrulning Ny redskab: SAPA overblik over hovedopgaver i implementering

Projektet omkring en løsning består af en række faser Go live Udvikling og test både programmel og implementeringsydelser Implementering og anvendelse af løsningen Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Afklaring Analyse og design Udvikling og test Afslutning og godkendelse Pilot-drift Bølge 3 

Udrulningsmodel fra implementeringsstrategien– alle kommuner, enkeltkommune

Om bølger og idriftsættelse Kommuner inddeles og idriftsættes og udrulles i bølger. Pilotbølgerne er ved at blive dannet nu. De øvrige bølger dannes i løbet af efteråret – der bliver en høringsproces omkring dette. Kommunerne varskos om idriftsættelsesdato ca. 9 måneder før denne dato. Obligatoriske – og også nogle frivillige - implementeringsopgaver kommer i KIGO både før og efter en kommune er blevet varskoet.

Kommunens entré-strategi

Hvad er det? Brugere: Exit KMD Sag – Entré SAPA Strategi for hvordan og hvornår kommunen får taget SAPA i brug hos de forskellige brugergrupper. 1) Hvilke brugere, hvilke faggrupper/enheder? 2) Hvad bruger de SAPA til (meget eller lidt brug, overblik, advis, mere….)? 3) Hvor mange ibrugtagninger (big bang, rullende)? 4) Hvilken rækkefølge? 5) Over hvor lang tid – også mellem ibrugtagninger? 6) Hvor meget slutbrugeruddannelse (fx storrum, hands on)? 7) Hvor meget ekstra støtte ved ibrugtagning? Obs på brugere der også skal have KY eller KSD. Det er kommunerne selv, der skal beslutte og planlægge brugernes entré på SAPA. KOMBIT har ikke en fast model for hvornår de enkelte brugergrupper skal på SAPA. E B A F C D E F A C B D

Hvorfor skal den laves (nu)? Det er en vigtig opgave. Det kan måske (for nogle kommuner) tage lang tid. Kommunerne kan (bør) derfor allerede nu begynde at tage de første overvejelser, lave de første analyser, inddrage de første interessenter osv. En endelig plan skal ikke laves nu. Understøttelse af opgaven: Der vil komme en eller flere KIGO-opgaver i løbet af efteråret. Og muligvis også et redskab (vejledning, case el.lign.). Erfaringer fra pilotkommuner. Har en kommune strategier eller andre overvejelser de gerne vil dele: Send dem til os – så kan vi lægge dem i dokumentbiblioteket. Eller del dem på Yammer.

Skal KOMBIT bruge kommunernes entré-strategier til noget? Entré-strategierne er kommunernes egne. Men KOMBIT skal overordnet set kende strategierne – obligatorisk opgave. Fordi det flow der er overordnet set i ibrugtagning har indflydelse på KOMBITs: Dimensionering af support fra Netcompany Hvor mange brugere på hvornår overordnet set? Dimensionering af implementeringsbistand fra KOMBIT Hvor mange og hvilke brugere på hvornår? Tilrettelæggelse af undervisning Ekstra træk på Netcompany. Undervise flere kommuner sammen. Så vi kommer på et tidspunkt og spørger.

Hvilke spørgsmål kan kommunen fx stille sig i arbejdet med entré-strategi? Hvilke faggrupper skal have SAPA (fx Jobcenter, Ydelse, Borgerservice front, Kontrolgruppe, Udsatte børn, Udsatte voksne, Handicap, Omsorgsområdet, PPR, Skolesekretærer….)? Hvilke faggrupper skal ibrugtage SAPA samtidigt? Og i hvilken rækkefølge? Er det alle nuværende KMD Sag-brugere – eller flere/færre? Hvordan hænger ibrugtagning sammen med strategi og plan for KMD Sag Exit? Betyder kommunens Exit-strategi at nogle faggrupper skal tage SAPA i brug tidligt eller sent? Hvordan hænger ibrugtagning sammen med ibrugtagning af KY og KSD – og evt. andre nye fagsystemer? Skal ibrugtagning være hurtig og kompakt eller mere langstrakt? Hvor mange brugere (og chefer) kan håndteres på én gang? Hvilken uddannelse skal de enkelte faggrupper have? Og hvor meget ekstra støtte?

Miniworkshop om kommunernes SAPA entré-strategi Sæt jer i 3-mandsgrupper og brug 5-10 min. på at tale om jeres overvejelser om kommunens entré-strategi. Brug evt. de udskrevne spørgsmål. Derefter bruger vi 5-10 min. på at høre nogle af jeres overvejelser.

Udrulning i en kommune

Elementer og sammenhænge KOMBITs implementeringsmodel og udrulningsstrategi Overordnet drejebog over tekniske og organisatoriske udrulnings-aktiviteter SAPA overblik over Implementerings-aktiviteter + procesdiagrammer NU PÅ SIGT Kommunespecifik drejebog KIGO-opgaver Redskaber

Elementer og sammenhænge KOMBITs implementeringsmodel og udrulningsstrategi Overordnet drejebog over tekniske og organisatoriske udrulnings-aktiviteter SAPA overblik over Implementerings-aktiviteter + procesdiagrammer NU PÅ SIGT Kommunespecifik drejebog KIGO-opgaver Redskaber

SAPA overblik over hovedopgaver SAPA-overblikket er klart og ligger i dokumentbiblioteket på hjemmesiden. Det er dynamisk og bliver løbende opdateret (revisionshistorik!). Struktureret i 17 temaer (hovedopgaver). Brug det til at få overblik over jeres samlede implementeringsindsats.

Implementeringshovedopgaverne for en kommune i tid (i grove træk) Nu Info om start I drift Ibrugtagning 1, 2, 3… 17: Ud af KMD Sag 1: Drift og support 2: Kontraktstyring 3: Projektstyring 4: Strategi 5: Kommunikation 6: Gevinstrealisering 7: Sagsklargøring 8: Kompetenceudvikling 9: Arbejdsgange 10: Go-live 11: It-miljø 12: Konfiguration 13: Integrationer 14: Konvertering 15: Test 16: Idriftsættelse