Projektplanlægning og projektstyring samt kommunikation i og fra gruppen Indhold: Projektets mål og rammer Aktivitetsdiagram Hvor lang tid tager en giver opgave? - om hvordan man gætter “kvalificeret” Tidsplan Justering af tidsplan samt opsamling af erfaringerne Kommunikation Assertiv kommunikation Assertionstest

Projektets mål og rammer

Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke!

Tag hensyn til jeres forskellige forudsætninger

4-fase model af et Projekt Analyse Design Implementation Test Det ideelle Studenter Projet Industrielt Projekt Studenter Projekt For smalt Pr.A Løsning Eller An. Studenter Projekt For bredt

14X 6X 10X 2X 8X 4X X Ialt: 70X

Hvordan finder vi X ? Hvad er så X ? Vi skal bruge 70 X Der er 6 personer i gruppen Der er 35 halve projektdage til aflevering Hvad er så X ? X = 35/70 [½projektdage] = ½ [½projektdage] ? X = (35/70)x6 [½persondage] = 3 [½persondage]

Uge 43 44 45 46 48 49 50 51 dag F m o f t

Uge 43 44 45 46 48 49 50 51 dag F m o f t Problemanalyse 6

Uge dag Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3 43 44 45 46 48 49 50 51 dag F m o f t Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3

Uge dag Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3 43 44 45 46 48 49 50 51 dag F m o f t Problemanalyse 6 Procesanalyse 3 Kravspecifikation 3 Valg af delproces 6 Kodning delproces 2 Procesmodel 2 Kodning model 4 Test+vurdering 6 Teknologi..+samfund6 Afslutning 6

Gannt kort (kalenderplan)

Justering af tidsplan Ved hver overskredet milepæl/deadlines vurderes: Hvorfor har det taget længere tid ? Kan vi arbejde forsinkelsen ind ? Kan vi organisere arbejdet på en anden måde ? Kan vi skære noget af projektet fra ? Hvad bliver konsekvenserne af vores forskellige valgmuligheder ?

Tal – for at blive forstået og lyt – for at forstå Kommunikation Tal – for at blive forstået og lyt – for at forstå

Kommunikationsmodel

Planlæg hvad der skal ”sendes” Hvad er min pointe ? Meddelelsen Hvorfor vil jeg gerne fortælle det ? Formålet Hvem skal vide det ? Modtageren Hvordan skal jeg fortælle det ? Mediet Hvor og hvornår bør det fortælles ? Situationen

Forstyrrelser (støj) hos senderen Intentionerne ikke overvejet Konflikt mellem behov og interesser Manglende kendskab til mediet Sproglige problemer Hastighed Manglende logik For meget information Ikke justeret til modtageren Dårligt valg af medie Nervøs Tone og kropssprog

Forstyrrelser (støj) hos modtageren Kan ikke lide mediet Udvælgelse (hører kun det ”interessante”) Forståelse (afhænger af behov og interesser) Transformation til noget meningsfuldt Forventninger Forhåndsviden Fordomme om senderen Fordomme om emnet

Aktiv lyttende En aktiv lyttende person: Har øjenkontakt Har en åben attitude Læner sig lidt fremad Nikker Bruger opmuntrende ord: ”Ja”,”Nej”,”Jeg forstår”,”Hmm” Bruger åbnende vendinger: ”Fortæl mere”,”Hvordan ville du” osv. Er bevidst om senderens kropssprog

Den vigende “sofavælger”  “Lad chefen tage beslutningerne - jeg gør som der bliver sagt.”   Fordel: Hurtig beslutningsproces + konfliktfri Ulempe: Gruppen går glip af sofavælgerens indsigt og det er ikke nødvendigvis lederen der er den klogeste.

Diskussionskrigeren Den bedste debatør vinder. “Jeg mener som jeg mener og du bør lade dig overbevise”   “Mor Karen kan ikke flyve, en sten kan ikke flyve ergo er mor Karen en sten” Fordel: Argumenters holdbarhed bliver afprøvet Ulempe: Debatørerne hjælper ikke selv med at finde huller i egen argumentation. Den bedste debatør har ikke nødvendigvis ret.

Den kompromissøgende Du siger rød og jeg siger gul - lad os vælge orange.   Fordel: Flere interesser tilgodeses. Ulempe: Nogen gange er kompromiset ringere end hver af alternativerne.

Den dialogsøgende eller holdspilleren “Lad os betragte alle forslag som inspirationskilder og diskutere os frem til den bedste løsning”   Hvorfor ? Hvordan ? Fremfor modforslag. Fordele: Gruppen tager fælles ansvar for at vurdere fordele og ulemper ved de fremsatte ideer. Ulemper: Langsommelig beslutningstagning f.eks. kan lange diskussioner om bredden på sidemargen være spild af tid.

Tag testen bagefter i grupperummene: Test i assertion Tag testen bagefter i grupperummene: http://www.control.auc.dk/~lpj/SLP01/Assertionstest.pdf

YDMYG (SUBMISSIV) ADFÆRD Personer med ydmyg adfærd er underlegne i kommunikationen. De frafalder egne rettigheder, synspunkter og holdninger for at underordne sig andres.   De er tynget af følelser som frygt, angst og utilstrækkelighed.   De har en undskyldende og selvudslettende adfærd.

YDMYG (SUBMISSIV) ADFÆRD SPROGLIGE UDTRYK : MAN KUNNE JO GODT ØNSKE SIG DET SYNES SOM OM DET MENES DER NOK IKKE

AGGRESSIV ADFÆRD Aggressive mennesker fastholder egne rettigheder for enhver pris.   De argumenterer ikke, men postulerer deres rettigheder.   Aggressive personer mangler social kompetence og virker konfliktsøgende.

AGGRESSIV ADFÆRD SPROGLIGE UDTRYK : HVIS JEG VAR DIG, VILLE JEG PASSE LIDT PÅ DET ER DU SANDELIG GOD TIL DET SKAL VÆRE NU DET GJORDE JEG I HVERT FALD IKKE JA, DEN ER GOD MED DIG

ASSERTIV ADFÆRD Ligeværdig adfærd overfor andre mennesker, hvor du står ved dine egne synspunkter, holdninger, rettigheder og følelser i situationen - UDEN AT KRÆNKE ANDRE. Det opnår du ved at kontrollere din følelsesmæssige energi, så den ikke styrer din adfærd på en negativ måde. Du giver dig selv lov til at udtrykke meninger og følelser, uden at være bange for at blive afvist.   Så giver din selvtillid en personlig gennemslagskraft, som igen styrker de positive følelser i situationen.  

ASSERTIV ADFÆRD SPROGLIGE UDTRYK : JEG FØLER JEG TÆNKER JEG MENER VI VIL VI KAN HVAD MENER DU ?

Opgaveregning i grupperummene Find ud af hvor meget tid I har til projektarbejde i resten af P1. Lav et ”overordnet” aktivitetsdiagram for de store projektfaser og sæt deadlines for dem. Lav en mere detaljeret tidsplan for projektforløbet fra nu og frem til næste store deadline. Lav aftaler om hvordan I vil styre projektet, herunder overvåge og revidere tidsplanen. Udarbejd på baggrund af assertionstesten og dagens forelæsning et forslag til forandringer i gruppens kommunikationsmønster og arbejdsmåder, som bedre udnytter de enkelte gruppemedlemmers styrker samt nedbringer ”effekten” af deres svagheder.   Hver gruppe sender sine planer pr. e-mail til: lpj@es.aau.dk