Nyt Fælles Bibliotekssystem Herning 14. nov. 2012 Business Case

Optioner Spm: - Køber bibliotekerne ”Den fulde pakke” og har mulighed for at vælge enkeltdele fra, eller er der tale om tilvalg? Svar: Alle kommuner vil have adgang til den ”fulde pakke”/det ”fulde system”, men beslutter selv anvendelsesomfanget. Spm: - Hvilke konsekvenser har det for økonomien i projektet hvis der foretages tilvalg/fravalg? Svar: Det vil være en konkret vurdering ift. økonomi om en given option aktiveres. Optioner der indgår i aftalen og som bliver aktiveret indgår i prisen. 29.10.2012 KOMBIT / Nyt Fælles Bibliotekssystem

Kvalitet/pris Spm: - Hvilke konsekvenser vil det have for udbuddet hvis de indkomne tilbud ikke holder sig indenfor de forventede priser? Svar: Så er forudsætningerne for et nyt system ikke længere til stede. - Der opstår en ny situation som fællesskabet må vurdere. Spm:- Vil det være muligt for de enkelte biblioteker at ”Springe fra” hvis tilbuddet/Løsningen ikke overholder forventningerne til et nyt bibliotekssystem? Svar: Fællesskabet vurderer om løsningen overholder pris og kvalitet. Hvis det er tilfældet er det enkelte bibliotek bundet af sin tilslutning. 29.10.2012 KOMBIT / Nyt Fælles Bibliotekssystem

Diverse Spm: Vil der være behov for at de enkelte biblioteker selv har serverdrift vedr. bibliotekssystemet, eller vil alt ligge hos ”Fællesskabet” Såfremt serverdrift er med i udbuddet, er køb/udskiftning af server/hardware så også en del af udbuddet? Svar: Nej – alt er inkluderet i driftsomkostning Spm: Estimeret udgift til parallelkørsel af nyt og gammelt system i år 0 (muligvis forudsættes der ikke parallelkørsel) Svar: Der er ikke estimeret med parallelkørsel. Der skal kun betales for drift af et system Spm: Hvad er udgifterne til support og udvikling? Svar: Kan ikke oplyses 29.10.2012 KOMBIT / Nyt Fælles Bibliotekssystem

Eksterne systemer Hvad er med i prisen der betales for nyt bibliotekssystem: SMS-forbrug? Og hvordan med DDB, DIBS, CPR, Clickview m.v.? Svar: Snitfladen mod ekstern system er medtage i prisen. Transaktioner i eksterne systemer er ikke medtaget, dvs. at man desuden skal betale for transaktioner af sms mod borger eller f.eks. antal fordringer med sender ind i kommunes økonomisystem. Licenser og forbrug til andre systemer betales til den pågældende leverandør, f.eks. ClickView. Kommunespecifikke ændringer er ikke medtaget, dvs. ændringer i firewall og lokale test o.lign. Bibliotekssystemet udstiller sine data, som kan hentes af andre systemer.

Brugergrænseflader Vil det enkelte bibliotek skulle udvikle og vedligeholde sine egne brugergrænseflader? Kan man få egne logo? Økonomi? Svar: Option i udbud: Skolebiblioteksportal, folkebiblioteksportal og administrativ portal Alternativ 1: tilslutter sig CMS fra DDB Alternativ 2: udvikler selv portal, f.eks. via TING MEN… udbuddet omfatter disse tre portaler, og kun hvis alle folkebiblioteker f.eks. er DDB-kommuner kan folkebiblioteksportalen fravælges helt. Systemadministrator skal kunne indsætte logo m.v. Pris i business case er incl. optionerne.

Optioner Vil der være optioner ud om dem som er nævnt i løsningsbeskrivelsen? Svar: Nej, der vil ikke være yderligere optioner. I kravspecifikationer (herunder bilag 2.1.D) er indføjet alle de elementer som arbejdsgruppen vedr. kravspecifikation har bragt på banen i forhold til funktionalitet i systemet.

Support og videreudvikling Hvad er udgifter til videreudvikling? Svar: Videreudvikling er indregnet i business case. 3 mio. pr. år Hvad er udgiften til support? og hvem foretager den? Svar: Supportudgiften er indregnet i business case. Dvs. at uanset om det bliver leverandøren der yder 1-level-support eller f.eks. 2-3 kommunale supportcentre vil dette være en del af den samlede udgift der betales til KOMBIT. KOMBIT afregner herefter med hhv. leverandør eller kommunale supportcentre. (Følgegruppe 2: Organisering, leverandørmarked og jura skal behandle dette spørgsmål omkring organisering af support og videreudvikling)

Konvertering Økonomi i forhold til dataeksport fra nuværende systemer? Svar: Konverteringsudgiften er en del af business case. Der er på nuværende tidspunkt dog ikke taget stilling til, hvor mange historiske data der skal med over i nyt system. Økonomi i forhold til nuværende leverandør er med i business case. KOMBIT har gode erfaringer med at få væsentlige rabatter, når ”alle” landets kommuner skal konvertere fra ét system til ét andet. Import af regninger og statistik? Svar: regninger importeres. Datagrundlaget ift. statistiske data skal afklares.

Økonomi i forhold til lokale tilretninger Hvem betaler for de lokale tilretninger? Svar: Lokale tilretninger betales af den enkelte kommune. firewall printopsætning ændringer i selvbetjeningsautomater trimning i forhold til eksisterende hardware Fællesskabet betaler for at service fra bibliotekssystemet udstilles, således at der kan printes eller en selvbetjeningsautomat kan kommunikere med bibliotekssystemet. Det kunne f.eks. også være MSI-pakke der skal installeres på Citrix farm i kommune. Trimninger i forhold til eksisterende hardware, vil skulle afklares med ny leverandør og i forhold til evt. eksport af nuværende trimmeværdier