Medarbejderportal og sagsstyring i ”Den Digitale Amtsgård” Microsoft Executive Circle Brunch - Intranet og Portaler version 1.0 Claus Jørgensen, Netcompany IT and Business Consulting Arken den 8. oktober 2002

Nordjyllands Amt har gennemført en række initiativer for at opfylde visionen om ”Den Digitale Amtsgård” Nordjyllands Amt vil med afsæt i ny teknologi skabe en åben og digital forvaltning, der sætter borgere og erhvervsliv i centrum med døgnåben selvbetjeningsservicer på internettet og effektiv og hurtig sagsbehandling Elektronisk blanket system IT-arkitektur Elektronisk sags- og dokumenthåndtering Interaktive kort Digital signatur Elektroniske skadesanmeldelser Nyt Internet og Intranet Medarbejderportal og sagsstyring Projektrum …

Initiativerne har et vist overlap og understøtter i mange tilfælde hinanden Sagsstyringssystemet giver amtets medarbejdere adgang til arbejdskøer, samt oversigt over behandlingstider og liggetider Elektroniske blanketter giver amtet mulighed for at sammensætte formularer til elektroniske henvendelser Det nye Internet er kundens indgang til elektronisk kommunikation med Amtet Elektronisk sagsbehandling Interaktive kort Elektronisk blanket system Projektrum Internet Intranet Medarbejderportal Medarbejderportalen understøtter en effektiv arbejdsplads ved at give en samlet adgang til alle amtets dokumenter og værktøjer Journalisering i FICS Øvrige systemer Projektrum giver amtets medarbejdere mulighed for at samarbejde og udveksle dokumenter eksterne partnere i lukkede fora …

Formålet med medarbejderportalen er at understøtte effektiv vidensdeling og samarbejde, samt muliggøre en opgaveorienteret arbejdsplads Medarbejderportalen bygger på nogle fundamentale antagelser omkring effektiv vidensdeling Del viden med udgangspunkt i de processer og værktøjer, som allerede anvendes Forretningskritisk viden kommunikeres og formidles bedst umiddelbart i forbindelse med at den viden opstår og dokumenteres Vidensdeling er ikke en primær proces og vil altid opfattes som besværlig dersom den ikke faciliteres let og automatisk

De effektivitetsfremmende tiltag bygger imidlertid også på at samle alle medarbejderens værktøjer i én og samme desktop - medarbejderportalen Medarbejderportalen integrerer kontor- og effektivitetsværktøjer, samt adgange til fagsystemer, ERP og ESDH Kontorprodukter og skabeloner er integreret så dokumenthåndtering bliver ”usynlig” Kalender, opgavelister, adresseinformation og elektronisk post er integreret En række selvbetjeningsydelser som tidligere var manuelle eller lå dybt i fagsystemer er integreret i portalen Portalen er ”indbygget” i MS Outlook for at sikre synlighed og bekvemmelighed

Fraværs- registrering Medarbejderportalen bygger på Microsofts Sharepoint Portal Server som er tæt integreret med de mest anvendte daglige værktøjer Kernen i Nordjyllands Amts medarbejderportal vil løbende kunne udbygges med yderligere selvbetjeningsydelser og integration til fagsystemer Medarbejderportal Dokument håndtering Vidensdeling Projektrum Søgning Selvbetjening Personali- sering Sagsstyring Integration Versions kontrol Abonne- ment Nyheds formidling Dokument- håndtering Filer Fraværs- registrering Nyheds- kategorier Sagslister Kontakt- information Office Check ind/ud Søgning Quick links Diskussions- fora Intranet Reservation Opdater egne data Sags- oplysninger Kalender Mail … Publisering Kategori- sering Vejledninger Opgave- lister Internet- sider Rekvisitioner ”Min afdeling” Fag- systemer Lotus Notes Kategori- sering Personale- profiler Kalender Metadata Service- anmodninger ”Mine projekter” ESDH Workflow Historik Bruger- håndtering Eksterne kilder ”Mine dokumenter” Konfigurerbar standardfunktionalitet Egenudviklet funktionalitet, samt udvidelsesmuligheder

Sagsstyringsløsningen er et eksempel på at mange fagsystemer med fordel kan stille kernefunktioner til rådighed i den sammenhæng hvor de anvendes Fagsystemer kræver som oftest at brugerne ”kommer til” fagsystemet for at udføre deres handlinger, samt at de er bekendt med langt mere funktionalitet end nødvendigt er Systemer med Web interface er umiddelbart integreret som web parts, med single sign-on via Active Directory Windows applikationer bliver launched via LaunchIE. I nogle tilfælde sker det kontekstafhængigt Enkelte funktioner er bygget med integration på database niveau via ODBC kald Sagsstyringen er bygget via soap enabling af web services som stilles til rådighed af fagsystemet

Sagens faglige behandling Formålet med sagsstyrings-initiativet er at anvende digitalisering til at opnå en betydelig reduktion i sagsbehandlingstiden på udvalgte sagstyper Effektivisering af sagsbehandlingen skal opnås gennem decentralisering af sagsallokeringer, synliggørelse af liggetider og effektivitet, samt understøttelse af relevante videnskilder Proces-omlægning Digitalisering Sagens faglige behandling Sagsstyring Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 1 Gennemsigtighed i sagsstyring med simpel IT-støtte Begrænset indflydelse på faglig behandling og arbejdsprocesser Mulig Fase 2 Gradvis øget digitalisering af sagens dokumenter og arbejdsgange Effektivisering af sagsstyring på basis af erfaringer fra Fase 1 Mulig Fase 3 Etablering af ”endelige” arbejdsprocesser baseret på højt niveau af digitalisering

Den nuværende sagsgang afvikles sekventielt og er styret af den fysiske sags vej gennem amtsgården hvilket ofte resulterer i unødvendige liggetider Illustrativ     O Indgående post Sagens akter journaliseres i FICS Fysisk sag sammensættes og sendes til sektorleder Sektorleder vurderer sagen politisk og videresender til afdelingsleder Afdelingsleder allokerer og videresender sag til sagsbehandler  Sag høres og svar sendes retur til sagsbehandler  O  Sagsbehandler behandler sagen og sender afgørelse til kunde. Sag sendes eventuelt til høring. Akter journaliseres i FICS Kunde modtager afgørelse

I fremtiden styres sagsgangen af et sagsstyringssystem som understøtter decentral fordeling og styring af sager, parallel afvikling af høringer, samt fuld gennemsigtighed i sagsgange, liggetider og effektivitet Illustrativ  Sektorleder vurderer sagen politisk    Indgående post Sagens akter journaliseres i FICS Sags- styrings- system + FICS Sagsbehandler behandler sagen og sender afgørelse til kunde. Sag sendes eventuelt til høring. Akter journaliseres i FICS Kunde modtager afgørelse NJA.dk Elektroniske blanketter fra Internettet journaliseres automatisk i FICS  Sag sendes via sagssystemet til høring og svar sendes retur til sagsbehandler

Sagsstyringssystemet er baseret på simpel web-enabling af eksisterende ESDH kernefunktioner, hvilket tillader andre applikationer at tilgå ESDH back-end uden at skulle opgradere og konvertere det eksisterende ESDH ESDH ”tyk” klient (Windows) Sagsstyring Internet Gem sag Hent sag Gem sag Opret sag Web front Hent sag Gem akt Hent akt Opret sag ESDH integration services Gem sag Hent sag Gem akt Hent akt Application server ESDH data services Stamdata Bruger Admin. Sagsakter Database server

Medarbejderportalen er sammen med de øvrige initiativer bygget af et dedikeret projektteam på tre måneder Projektteamet har været sammensat af 5-8 dedikerede Netcompany medarbejdere og 3-4 dedikerede medarbejdere fra Nordjyllands Amt Internet Intranet Medarbejder portal Sagsstyring Opstart Design Implementering Test Design Implementering Test Design Implementering Test Design Implementering Test 18.03.02 25.03.02 29.04.02 10.06.02 08.07.02