Microsoft Dynamics® C5 version 2012 ….det har aldrig været lettere Velkommen  Microsoft Dynamics® C5 version 2012 ….det har aldrig været lettere

Infocenter – Excel rapporter Sortering via overskrifter Bedre rentefunktion Bedre rykkerfunktion Infocenter – Excel rapporter Sortering via overskrifter Periodisering Udelad bogføring Flere standard debitorer m.m. Momsgrupper m.m. Match ved import til kassekladder Omkostningsfordeling Forbedring af simpel faktura Kopier til eksisterende projekt m.m. 1. december 2011 leverer Microsoft endnu engang en ny C5 version, med en masse nye spændende funktioner samt forbedringer. Mange af nyhederne er skabt på baggrund af ønsker fra forskellige brugere af systemet, og jeg vil nu vise jer et udpluk af disse nyheder og forbedringer…. (NB! En oversigt over alle nyheder og forbedringer kan ses i nyhedsbrevet til C5 version 2012.) Omsætning ud fra projektgrupper Højrekliksmuligheder Nye værktøjsknapper Rapporter med billeder

Generelle nyheder Sortering vha. overskriftsfelter Højrekliks-funktion Infocenter – udskrivning af Excel rapporter med pivottabeller Logo/billeder på udskrifter og skærmbilleder Gem udskrifter i dokumentoversigten Excel skabeloner til import/eksport fra kladder Blandt de generelle nyheder har vi valgt at fremhæve følgende punkter… (KLIK) Som jeg vil vise jer nogle eksempler på….

Sortering ved hjælp af overskrifter Ved hjælp af den nye sorteringsfunktion kan I spare tid og tastetryk. (KLIK) Hvis I f.eks. Åbner Debitorkartoteket, hvor kunderne normalt står sorteret i Konto-orden (KLIK) Kan I f.eks. Klikke på overskriften Navn (KLIK) og kunderne vil nu stå sorteret i navneorden i stedet for.   Denne funktion kan benyttes på de fleste overskrifter i alle typer skærmbilleder som dette. (Fleste overskrifter = Kun på databasefelter)

Højreklik Højrekliks-funktion Med den nye højrekliks-funktion i C5, slipper du for at huske på nogle af genvejene i C5 (KLIK) Hvis du f.eks. står i feltet med betalingsbetingelsen på en debitor og egentlig gerne vil have tilføjet en ny betalingsbetingelse, så du kan tilknytte den til kunden, så højreklikker du med musen (KLIK) …og vælger Hovedkartotek (KLIK) …hvorefter betalingsbetingelserne åbnes, så du kan tilføje, slette eller ændre i betalingsbetingelserne.

Infocenter med Excel rapporter Med C5s nye infocenter (KLIK) kan du hurtigt og nemt få lavet et Excel dokument med diagrammer og tabeller, så du f.eks. kan få præsenteret en oversigt over de ti bedste kunder Infocenteret åbnes via sidepanelet (KLIK) Via Infocenteret kan der udskrives forskellige udskrifter – f.eks. en statistik over de 10 bedste kunder, de 30 bedste varer m.m. (KLIK) Bemærk! Ved udskrivning af disse rapporter bestemmer man selv ”Top-antallet” – dvs. man vælger selv om man vil se f.eks. De 10 eller 20 største kunder, eller f.eks. Top 3 eller 100 varenumre osv.

Logo og billeder C5 viser nu billeder i Firma-, Medarbejder-, Løn- og Lagerkartotekerne (KLIK) Her et eksempel fra Lagerkartoteket. Hvis man i Firmakartoteket (KLIK)… ønsker at logoet her skal udskrives på diverse udskrifter til MS Word eller MS Word PDF vælges dette, og når man udskriver diverse rapporter til MS Word medtages logoet og eventuelle billeder fra f.eks. Lagerkartoteket hvis man som her udskriver en vareprisliste med billeder (KLIK) NB! På Word skabelonerne skal der tilføjes et bogmærke ved navn Logo_ImageFile førend logoet kan udskrives.

Gem dokumenter i dokumentoversigten Gem f.eks. renter og rykkerskrivelser Spar tid og penge på at printe eksemplarer til intern brug Spar tid og penge på at genfinde eksemplarer ved overdragelse til advokat (KLIK) Udskrifter som f.eks. rentenotaer og rykkerskrivelser, kan nu gemmes i dokumentoversigten på kunderne. Det vil sige at I kan spare både papir og tid på at udskrive kopier til internt brug og på at fremfinde kopier af rykkerskrivelserne når en sag skal overdrages til incasso (KLIK – fortsættes på næste slide)

Ctrl+N Gem dokumenter i dokumentoversigten Hvis man f.eks. vælger en kunde i Debitorkartoteket og taster Ctrl+N (KLIK)… så åbnes kundens dokumentoversigt og her kan man se og genåbne de rykkere og rentenotaer der har været lavet til kunden i tidens løb. ) INFO: NB! Denne funktion kræver at rykkerne og rentenotaerne udskrives til MS Word eller MS Word PDF samt at man under Generelt/Kartotek/Dokumentstyring/Rapporter eller Generelt/Kartotek/Aktioner under knappen Filnavn/Fanen Dokumentstyring har markeret Ja/Nej-feltet ud for kartoteksnavnet. Nogle formularer kan tilknyttes to kartoteker

Excel skabeloner Spar tid og tastefejl Stamoplysninger som kontoplan m.m. kan overføres til skabelonerne Medarbejdere uden adgang til C5 kan ”indtaste” oplysninger (KLIK) Med den nye mulighed for at arbejde i Excel skabeloner og herefter importere dataene fra skabelonen ind i C5 kan I spare masser af tid på genindtastning af oplysninger, og samtidig kan I give de af jeres medarbejdere der ikke har adgang til C5, en mulighed for alligevel at lave indtastninger baseret på stamoplysningerne fra C5. I definerer selv hvilke oplysninger I vil have med ud i Excelskabelonerne. (KLIK – fortsættes på næste slide)

Excel skabeloner hvis man f.eks. ønsker at lave en excel skabelon til indtastning af timesedler, så åbner man Projektkladden (KLIK) og her vælger man knappen Funktioner og Eksport (KLIK) samt at du vil lave en Excel skabelon (KLIK) I Excel skabelonen kan du se og vælge data som f.eks. medarbejdere, vare- og projektnumre således at man ikke skal slå oplysninger op i C5 for at kunne udfylde Excel arket.

Nyheder i Finansmodulet Forbedringer i kassekladder Periodisering Primokonto pr. statuskonto Match ved import til kassekladder Momsgrupper og momskombinationer Jeg vil nu vise jer udvalgte nyheder fra finansmodulet i C5 (KLIK)

Udelad bogføring I kassekladderne er der tilføjet et nyt felt ved navn Udelad bogf. (KLIK) Hvis I markerer dette felt på en linje i kladden vil denne linje ikke blive bogført, men forbliver i kladden til senere bogføring, og når I udskriver kladden kan I vælge om disse linjer skal medudskrives eller ej.

Se konsekvensen før kladden bogføres Når kladderne udskrives har I også mulighed for at vælge, om I ønsker at se saldi før og efter bilagene i kladden Hvis man markerer feltet Udskriv kun beholdningskonti udskrives kun saldo-oplysninger på beholdningskontiene (KLIK) Ellers udskrives der en beholdningsoversigt (KLIK) over alle konti der er benyttet i kladden

Periodisering I kassekladderne kan der laves periodiseringer. Hvis man f.eks. vil periodisere en regning på forsikring, så indtaster man regningen i kladden, og vælger knappen Funktioner (KLIK) og Periodisering (KLIK) (fortsættes på næste slide…)

Periodisering Så vælger man hvordan der skal periodiseres, og når man vælger OK (KLIK) dannes linjerne med periodiseringsposterne i kladden.

Primokonto pr. statuskonto Hvis I har konti i jeres kontoplan til f.eks. afskrivninger primo og årets afskrivninger (KLIK) kan I nu spare tid når der dannes primoposteringer, idet I automatisk kan få flyttet saldoen fra (KLIK) Årets afskrivninger til kontoen for afskrivninger primo (KLIK) Det eneste I skal gøre, er at vælge på kontoen for Årets afskrivninger (KLIK) at primoposteringerne automatisk skal flyttes til kontoen for afskrivninger primo (KLIK) når I danner primoposteringer. Tidligere skulle saldoen fra årets afskrivninger manuelt omposteres til kontoen for afskrivninger primo når man var startet på et nyt regnskabår, men det behøver I ikke længere

Match ved import til kassekladder Bogfører du dine finansbilag i samme rækkefølge som de vises på kontoudtoget fra banken? Hvis du gør, så kan du nu vælge at importere kontoudtoget fra banken, og samtidig få C5 til automatisk at udfylde både konto, modkonto og tekster i kassekladden ved hjælp af den nye Match funktion ( KLIK) I kontoplanen oplyser du under knappen Match (KLIK) de tekster der normalt står på kontoudtoget fra banken, når der er tale om bilag til den aktuelle konto. Samtidig oplyser du hvilken posteringstekst du ønsker at benytte i kassekladden i forbindelse med disse poster (KLIK) (fortsættes på næste slide)

Match ved import til kassekladder I kassekladden vælger du Funktioner/Import (KLIK) samt at du vil benytte match teksterne til at finde kontonumre og posteringstekster.

Momsgrupper og momskombinationer Nye momsregler pr. 1/1 2010 Køb og salg af ydelser i EU og 3. lande skal oplyses (KLIK) Pr. 1. januar 2010 trådte der nye momsregler i kraft vedr. handel med ydelser i EU og 3. lande For nemmere at kunne administrere disse nye krav om også at skulle oplyse informationer om salg og køb af ydelser i EU og 3. lande har vi fået mulighed for at arbejde med momsgrupper og momskombinationer i C5. (KLIK – fortsættes på næste side)

Momsgrupper og momskombinationer Momsgrupper tilknyttes: Varenumre Debitorer Kreditorer Til dette formål skal I oprette nogle ekstra momskoder som vist her (KLIK), men samtidig oprettes også momsgrupper for både varer, kunder og leverandører. Momsgrupperne knyttes herefter til henholdsvis varenumre, debitorer og kreditorer (KLIK) Med momskombinationerne kan I så definere hvornår de forskellige momskoder skal benyttes. (NB! Hvis ikke I handler med udlandet eller I ikke ønsker at benytte momsgrupper og momskombinationer, kan I stadig benytte momskoder på samme måde som I gør i dag)

Nyheder i Debitor- og Kreditormodulerne Forbedring af den simple faktura funktion Flere standard debitorer og kreditorer Forbedring vedr. betalings-ID’er Forbedret rentefunktionalitet Forbedret rykkerfunktionalitet I Debitor- og Kreditormodulerne er der lavet følgende forbedringer…. (KLIK)

Forbedring af simpel faktura Simpel kreditnota Kopiering af simple fakturaer/kreditnotaer Forbedring mht. håndtering af layout Muligheden for at lave simple fakturaer der blev introduceret i C5 version 2010 er forbedret så det nu er muligt at bogføre simple kreditnotaer (KLIK) Og vi kan kopiere en simpel faktura til en simpel kreditnota (og omvendt) vha. knappen Kopier faktura (KLIK) Layoutet (dvs. udseendet af fakturaerne når du udskrives) kan nu styres på samme måde som man styrer de ”almindelige” fakturaer (KLIK) Så alt i alt flere små forbedringer hvis I benytter funktionen til at lave simple fakturaer.

F2 Flere standard debitorer, kreditorer og varenumre I både Debitor-, Kreditor- og Lagerkartotekerne er der tilføjet et nyt felt ved navn Standard (KLIK) Ved hjælp af disse nye felter er det nu muligt at have flere standard debitorer, kreditorer og varenumre (KLIK) Når der tastes F2 i f.eks. Debitorkartoteket for at oprette en ny debitor (KLIK) vises en oversigt over standard debitorerne, såfremt man har oprettet mere end én standard debitor.

Forbedring vedr. betalings-ID’er I har sikkert alle sammen leverandører der skal betales vha. et betalingsid (indbetalingskort/FIK kort). Hidtil har der været lidt forvirring om hvor og hvordan informationerne fra indbetalingskortene blev indtastet i C5, men ikke længere (KLIK) Nu er der nemlig tilføjet et nyt felt ved navn Kortart i kreditorkartoteket til angivelse af om indbetalingskortet har typen 71, 04 eller lignende, og samtidig har feltet Gironummer (der benyttes til de sidste 8 cifre i et betalingsid) ændret navn til FIK/Giro (KLIK) Ved bogføring af købsfakturaer er felterne vedr. betalings-ID ændret, så de har samme udseende som på indbetalingskortene (KLIK) og de informationer man allerede har indtastet på leverandøren i Kreditorkartoteket vises automatisk her, så I kun skal indtaste den del af betalingsid’et der ændrer sig fra faktura til faktura.

Forbedret rentefunktionalitet Hele renteproceduren samlet ét sted Muligt at udelade bogføring og udskrivning af én eller flere renteposter Valgfrit om der skal beregnes renter af renter Muligt at udelukke debitorer hvorpå der er beregnet renter i perioden Rentetilskrivningsfunktionen er blevet forbedret, så det nu er både hurtigere, mere overskueligt og nemmere, at beregne renter og udskrive rentenotaer (KLIK) Alle arbejdsgangene mht. renterne er nemlig samlet ét sted i C5; nemlig under Debitor/Dagligt. Herfra er det muligt både at beregne renter, bogføre renter og udskrive rentenotaer (KLIK) Samtidig kan I nu vælge om der skal beregnes renter af renter ( KLIK) om debitorer der allerede har fået beregnet renter i den valgte periode skal have beregnet renter igen (KLIK) Og I kan vælge om én af flere renterne skal udelades mht. bogføring og udskrivning (KLIK) De linjer der udelades forbliver i rentekladden med mulighed for at bogføre og udskrive disse senere.

Forbedret rykkerfunktionalitet Flere arbejdsgange er slået sammen Bedre afgrænsningsmulighed ved udvælgelse af kunder Rykkerkoder tildeles fortløbende – Dvs. rykker1, rykker2 osv. Rykkerkoder stemples først ved udskrivning Også rykkerfunktionaliteten er forbedret (KLIK) Blandt andet er knapperne Opdater rykkerkoder, Dan rykkerliste og Vælg alle er på rykkerlisten blevet til Dan rykkerliste (KLIK) Når rykkerlisten dannes kan der afgrænses på felter fra både Debitorkartoteket og Debitorposterne (KLIK) Kunden kan kun få en rykker2 skrivelse vedr. et forfaldent beløb, hvis der tidligere er udskrevet en rykker1 til kunden (KLIK) Rykkerkoder og rykket datoer bliver først stemlet på de forfaldne poster ved udskrivning af rykkerne, så hvis rykkerlisten annulleres inden udskrivningen af rykkerne, kan man blot danne en ny rykkerliste igen senere.

Nyheder i Lagermodulet Fordeling af hjemtagelsesomkostninger Bogføringsdato i optællingskladder I lagermodulet er den største nyhed (KLIK) muligheden for at fordele hjemtagelses- og ekstraomkostninger, så de bliver tillagt en vares kostpris.

Fordeling af hjemtagelsesomkostninger Fordeling både samtidig og efter selve varekøbet Fordelingen af hjemtagelsesomkostninger som f.eks. fragt og told kan tilmed fordeles både samtidig og efter at selve varekøbet er bogført. For at kunne fordele f.eks. fragtomkostninger osv. skal der oprettes minimum én omkostningstype (KLIK) Selve fordelingen foretages sådan (KLIK) (fortsættes på næste slide)

Fordeling samtidig med varekøbet Hvis omkostningerne der ønskes tillagt varernes kostpris, er medtaget på samme købsfaktura indtastes både varelinjer samt linjer med omkostningen på samme indkøb, hvorefter man på linjen med omkostningen vælger omkostningstypen (KLIK) Og herefter knappen Omkostning (KLIK) Ved hjælp af knappen Indkøb (KLIK) vælges den eller de linjer fra det aktuelle indkøb som omkostningen skal fordeles til, og så vælges Fordeling (KLIK)

Fordeling ved bogføring af f.eks. told Fordelingen af omkostningen kan også ske efter at varekøbet er bogført. F.eks. ved bogføringen af selve omkostningen Dette gøres på tilsvarende vis. Det vil sige indtast omkostningen på linjen og vælg omkostningstypen (KLIK) Og knappen Omkostning (KLIK) Men denne gang vælges knappen Faktura for at udpege det varekøb som omkostningen skal fordeles til (KLIK) Og så vælges fordeling (KLIK) Værdien af omkostningstillægget opdateres i feltet Regulering på lagerposteringen, og bogføres i debet på kontoen angivet som varelager tilgang, krediteres kontoen angivet som vind ved lager, debiteres på kontoen angivet for vareomkostningen og krediteres kreditoren.

Fordeling efter varekøb og bogf. af omkostning Hvis både varekøbet og omkostningen allerede er bogført, kan fordelingen af omkostningen stadig foretages. Dette gøres i så fald under Lager/Periodisk Her indtaster vi omkostningstypen direkte sammen med omkostningsbeløbet der skal viderefordeles (KLIK) Og igen vælges knappen Faktura for at udpege det varekøb som omkostningen skal fordeles til (KLIK) Og så vælges Bogfør (KLIK)

Fordeling efter varekøb og bogf. af omkostning Uanset hvordan omkostningen fordeles, vil omkostningen blive registreret som en regulering til selve varekøbet. (INFO) Omkostningerne øger lagerværdien – dvs. debiteres på varelager tilgangskontoen, og mindsker hjemtagelsesomkostningerne - dvs. krediteres på f.eks. Fragtkontoen. Hvis omkostningen fordeles EFTER varekøbet og selve omkostningen, krediteres tab/vind kontoen i stedet for fragtkontoen.

Bogføringsdato i optællingskladder Forbedringen i optællingskladden vedrører datoen der benyttes til bogføring af lagerreguleringerne (KLIK) Når optællingskladderne bogføres, kan I nu vælge en anden bogføringsdato.

Nyheder i Ordre- og Indkøbsmodulerne Forbedring vedr. mængderabatter Søgning vha. leverandørens varenummer på indkøbslinjer Forbedring ved oprettelse af indkøb ud fra ordrer og omvendt Med hensyn til Ordre- og Indkøbsmodulerne, har jeg valgt at fremhæve følgende forbedringer... (KLIK)

Forbedring vedr. mængderabatter Hvis I sælger eller køber varer med mængderabatter som her hvor der f.eks. gives 10% i rabat ved salg af minimum 5 stk. (KLIK) Så har I sikkert oplevet at rabatten ikke blev udløst automatisk, hvis antallet på hver linje ikke var over 5 stk. (KLIK) Men på ordre- og indkøbslinjerne kan I nu vælge en knap ved navn Kombiner linjerabat (KLIK) og hvis det totale antal af varen på ordren eller indkøbet i dette eksempel er over 5 så udløses rabatten

Søgning vha. leverandørens varenummer Hvis ikke I har oprettet jeres varer med samme varenumre som jeres leverandør, kan det nogen gange være svært at finde det varenummer der skal benyttes ved indtastning af indkøbsfakturaer (KLIK) Men hvis I indtaster leverandørs varenummer i feltet Lev. varenr. på varenumrene i Lagerkartoteket (KLIK) Vil I ved at indtaste leverandørens varenummer i feltet Varenummer på indkøbslinjerne kunne finde jeres eget varenummer for den pågældende vare.

Indkøb på baggrund af ordre Som hidtil kan der oprettes indkøb på baggrund af oplysningerne på en ordre (KLIK) men nu kan ydelser også overføres fra ordrer til indkøb og omvendt (KLIK)

Nyheder i Projektmodulet Kopiering til eksisterende projekt Bogføring af omsætning ud fra projektarter eller projektgrupper Også i Projektmodulet er der nogle gode nyheder, hvoraf jeg vil fremhæve følgende… (KLIK)

Kopiering til eksisterende projekt Fra projektarkivet kan der som hidtil kopieres et projekt – f.eks. hvis man vil lave en kreditnota Men nu er det muligt at vælge, om der skal kopieres til et eksisterende projektnummer eller der skal oprettes et nyt projekt (KLIK) NB! Samme mulighed findes også ved kopiering af henholdsvis ordrer og indkøb i Ordre- og Indkøbskartotekerne.

Bogføring af omsætning ud fra arter eller grupper Når der faktureres fra Projektmodulet er omsætningen hidtil blevet bogført på de omsætningskonti der var udfyldt under varegrupperne, debitorgrupperne eller en kombination heraf (KLIK) Men nu kan I vælge, om omsætningen i stedet skal bogføres på omsætningskontiene defineret på projektarterne eller projektgrupperne. INFO: Det er parameteren Omsætning fra projekt der afgør om disse omsætningskonti skal benyttes, og Parameteren Driftsføringskonti fra grupper der afgør om det er omsætningskontiene fra projektarterne eller projektgrupperne der benyttes.

Andre nyheder og forbedringer Ens databaseberegning på Native og SQL Nye værktøjsknapper – bla. Kopier til Excel Forbedring af Kopier bilag-funktionen i kassekladder Forbedring vedr. valuta ifm. bankafstemning Forbedring vedr. formattering og redigering af balancer Ændringer i kreditorbetalingsmåder Forbedring ved afmærkning og brug af lokationer Flere faktureringsadresser pr. debitor EAN-numre kan oprettes direkte fra Ordrekartoteket Forbedringer ifm. fratrædelse og genansættelse af medarbejdere Spørgsmål ? Og vi kunne blive ved…. (KLIK) Der er mange flere nyheder og forbedringer end dem jeg nu har vist jer her i dag. I nyhedsbrevet til C5 2012 kan I læse mere om disse nyheder…