Dynamisk styring af Office skabeloner Inspirationsseminar 31. oktober 2006

Agenda Ementor Århus Kommune business case Demonstration af system Mulig impact for din organisation Spørgsmål

Ementor Ementor leverer avancerede portal- og e-businesssløsninger –Inhouse – godt 90 udviklere –Offshore (Polaris, Indien) – godt 6000 udviklere!!! Solid kompetence indenfor Microsofts produktportefølje Ementor leverer komplekse og omfattende ydelser indenfor: –Visionering og strategi –Portaler –Office løsninger –Applikationsudvikling –Dokumenthåndtering –Digitalisering af forretningsprocesser –Integration med back-end systemer som SAP, ScanJour, Notes, Oracle

Århus Kommune business case Baggrundsinformation –Betjener ca borgere –Tæt på ansatte – kontorpladser –Ved projektstart var styring af IT i høj grad en decentral opgave –Bred vifte af forskellige forretningssystemer spredt på forskellige platforme

Århus Kommune business case Opgaver –Brevskrivning Udfordringer –Bruger ofte tid på at finde frem til relevante skabeloner –Skal selv indtaste personoplysninger i breve Almindelig bruger

Århus Kommune business case Opgaver –Sikre at standard tekster – eksempelvis lovtekster – er korrekte i skabelonerne Udfordringer –Meget tidskrævende opgave at rette samme tekst i mange skabeloner –Svært at sikre at ændringer bliver indført i alle skabeloner Forretnings ansvarlig

Århus Kommune business case Opgaver –Sikre at vedtagne designregler afspejles i al skriftlig kommunikation Udfordringer –Ændringer af grundlæggende design elementer er ekstremt tidskrævende –Designregler overholdes ofte ikke Designer

Århus Kommune business case Opgaver –Oprette nye og vedligeholde eksisterende skabeloner Udfordringer –Vedligehold meget tidskrævende –Den samme skabelon skal ofte oprettes i forskellige versioner i de respektive forretningssystemer Skabelon redaktør

Århus Kommune business case Enterprice Template Management Server UserUserITIT DesignDesign - Effektiv anvendelse - Let tilgang og overblik - Udvidet anvendelse af Microsoft Office Organisatorisk tildelte skabeloner - Egen administration af favoritter - Undgå ”normal.dot” - Integration til øvrige systemer - Effektiv anvendelse - Let tilgang og overblik - Udvidet anvendelse af Microsoft Office Organisatorisk tildelte skabeloner - Egen administration af favoritter - Undgå ”normal.dot” - Integration til øvrige systemer - Sikre kommunikationsprofil - Implementere designguide - Enkelt at rette i design - Styring af centrale budskaber - Sikre kommunikationsprofil - Implementere designguide - Enkelt at rette i design - Styring af centrale budskaber - Central administration - SQL baseret - Webservice arkitektur - Integration med XML til andre systemer - Enkel udrulning - AD brugerintegration - Browserbaseret - Forberedt til Office Central administration - SQL baseret - Webservice arkitektur - Integration med XML til andre systemer - Enkel udrulning - AD brugerintegration - Browserbaseret - Forberedt til Office 2007

Intelligente skabeloner Grund skabelon Design skabelon Bruger skabelon Tekst bidder

Demo af løsning Office add-in Administrations modul Slutbruger modul Integration til ESDH-system

Arkitekturen i løsningen

Fremtiden for produktet Mulighed for at lave brevfletning på serveren Batchgenerering af dokumenter Overføre ”tekstbids-princippet” til PowerPoint (2007)

Mulig impact for din organisation Slutbruger –Bruger får automatisk præsenteret relevante skabeloner (ud fra organisatorisk placering) –Word-skabeloner bliver automatisk udfyldt med flettedata fra AD og forretningssystemer –Gode og fleksible søgefaciliteter –Altid opdaterede skabeloner –Nemt brugerinterface –Mulighed for at vedligeholde egen præferenceliste over skabeloner Designer –Effektiv styring og implementering af organisations design –Undgå ”normal.dot” problemer Administrator –Central styring og administration af alle organisationens skabeloner –Gør det nemmere at vedligeholde og producere nye skabeloner –Enkel og brugervenlig opsætning –Antallet af skabeloner i porteføljen sænkes, da dubletter undgås –Rettelser skal kun gennemføres et enkelt sted, og slår igennem øjeblikkeligt –Enkel styring af rettigheder –Dokumenter / skabeloner gemmes i åben standard -> forberedt til Office 2007 Generelt –Effektivitet!!

Spørgsmål ? Martin Hyldahl Knudsen – Thomas Andersen –

Tak for nu Vi vil gerne blive dygtigere - udfyld venligst evalueringskemaet