Office Inspirationsseminar 31. oktober

Præsentationer af emnet: "Office Inspirationsseminar 31. oktober"— Præsentationens transcript:

1 Office Inspirationsseminar 31. oktober
4/2/2017 Undgå -kaos: Samarbejdsprocesser på tværs af afdelinger og organisationer Office Inspirationsseminar 31. oktober

2 Dagsorden Forretningsmæssige problemstilling – herunder e-mail kaos
Løsning på samarbejde på tværs af afdelinger og organisationer Øvrige samarbejdsprocesser Opsummering Lone

3 Om FlowIT Mission: Styrke organisationers evne til at samarbejde
Effektiv projektgennemførelse Videndeling og dokumenthåndtering HR-Portal med procesunderstøttelse Workflow løsninger 100% specialiseret i SharePoint Portal Server/MS Office Etableret i 1999

4 Referencer Udvalgte kunder: TV 2 Københavns Kommune Kommunedata (KMD)
Svendborg Kommune Gudme Kommune Egebjerg Kommune Kalundborg Kommune... Fødevareøkonomisk institut (FØI) Elsam Engineering NetDesign OBH-Gruppen LO Dansk Sygeplejeråd TietgenSkolen International Business College Odense Staalskibsværft Exhausto VestWood GN Store Nord Kunderne siger: ”Projektportalen sikrer os ganske enkelt det nødvendige overblik og er bare nemmere at gå til”. Niels Tovgaard, IT-chef, Svendborg Kommune ”FlowIT har gennem hele processen vist teknisk og forretningsmæssigt overskud” Pia Flint, projektleder, EXHAUSTO A/S ”Med vores projektportal er det blevet meget lettere at dele viden og understøtte samarbejdet med eksterne partnere”. Kim Reidar Lantz, Business Manager, Elsam Engineering A/S Se cases på

5 Dagsorden Forretningsmæssig problemstilling – herunder e-mail kaos
Løsning på samarbejde på tværs af afdelinger og organisationer Øvrige samarbejdsprocesser Opsummering Lone

6 Situation: Medarbejder i organisation
Jens arbejder med driftsopgaver og projekter med interne og eksterne samarbejdspartnere

7 E-mails, møder, fællesdrev, økonomisystem
Manglende overblik Tidsspild Manglende videndeling Stress

8 Organisationsdiagram
Direktion sekretariat Direktions Miljø & teknik Veje Affald Ældre & handicap/ leveranceafd. Hjemmeplejeafd. Handicap. Plejecentre. Børn & unge Familieafd. Special personale Løn & Eksterne Projektsamarbejde på tværs

9 Indbakke analyse d. 21/9

10 Øvrige roller i projektgennemførelsen
Projektleder Ledelse Hvordan ser deres indbakke ud? Hvordan får de overblik?

11 Dagsorden Forretningsmæssig problemstilling – herunder e-mail kaos
Løsning på samarbejde på tværs af afdelinger og organisationer Øvrige samarbejdsprocesser Opsummering

12 Mål med projektportalen
Nemt at anvende Effektivt projektsamarbejde Overblik og styring Forankre projektmetoden Fx Prince2 eller egen projektmetode Integreret med øvrige systemer

13 Midler Projektportalen ProjectFlow til Samarbejde Projektstyring
Porteføljestyring

14 ProjectFlow Overblik Undgå e-mail kaos
Understøtte samarbejds- processer Videndeling Se hvert eneste punkt, som en ”folder på en filserver. Men her er det ikke bare en folder til dokumenter, men en hjemmeside programmet eller projektet. Du kan navigere ligesom du navigerer på en filserver. (bullet 2). Skaber overblik: Et samlet sted for projektet, hvor projektdeltageren ved at informationen forefindes. Søgning og versionsstyring af dokumenter. Får påmindelser når der sker ændringer. Undgå kaos: systemet bliver ikke brugt til fildeling. systemet bliver brugt til påmindelser men ikke til fildeling. Videndeling: Fundamentet for videndeling er at informaitonen er tilgængelig og kan fremfindes. I projektwebs’ne kan du finde din information og besøge andre projekter og se status. Det betyder: Tid spares Fejl mindskes Kvaliteten forbedres

15 ProjectFlow Overblik Undgå e-mail kaos
Understøtte samarbejds- processer Videndeling Skaber overblik: Et samlet sted for projektet, hvor projektdeltageren ved at informationen forefindes. Søgning og versionsstyring af dokumenter. Får påmindelser når der sker ændringer. Undgå kaos: systemet bliver ikke brugt til fildeling. systemet bliver brugt til påmindelser men ikke til fildeling. Videndeling: Fundamentet for videndeling er at informaitonen er tilgængelig og kan fremfindes. I projektwebs’ne kan du finde din information og besøge andre projekter og se status. Det betyder: Tid spares Fejl mindskes Kvaliteten forbedres

16 Jobsituation: Ledelse og projektleder
Dan dig et overblik på tværs af projekterne Hvad er status i projektgrupperne? Hvad er status på faser, milepæle og opgaver? Hvad er tids- og ressourceforbruget?

17 Demo ProjectFlow Projektstatus Faser/milepæle Opgaver
Økonomi og ressourcehåndtering Gantt kort

18 KvikGem i SharePoint fra Outlook
- Office 2007 og Office 2003 understøttes

19 Integration med ProjectFlow
Økonomi- system Tids-registrering Active Directory ESDH(det offentlige)

20 Integration ESDH MS Project Server Økonomisystem
Afhænger af ESDH type fx FESD, eDoc mv. MS Project Server Projektstyring og tidsregistrering Kræver MS Project web access CAL og MS Project Server Økonomisystem Navision, Axapta, SAP, Movex m.fl.

21 Situation: Projektdeltager
Problem Løsning Dokumentdeling sker via Dokumenter i projektweb, versionsstyring og send link Opgavehåndtering sker via Opgaver i fælles opgaveliste, overblik og versionering Manglende arkivering af s, så viden kan deles med kolleger Outlook KvikGem i SharePoint Manglende overblik Nem navigation, standardiseret opbygget, overordnede mål Mange systemer Én samlet indgang til systemerne

22 Situation: Projektleder/ledelse
Problem Løsning Hvordan skal jeg prioritere? Overblik over formål, mål og forretningsområde Mange s med statusrapporter, rapportering mv. Nem kommunikation af status via ProjectFlow, projektmetode understøttes. Svært at overskue tiden Enkel tidsplanlægning og overblik i Gantt kort – integration til MS Project Hvem laver hvad? Hvad når NN er syg? Overblik over alle opgaver, overskredne mv. Hvem arbejder på mit projekt? Hvordan ser økonomien ud? Overblik over planlagt og realiseret ressourceforbrug (kr. og tid)

23 Dagsorden Forretningsmæssig problemstilling – herunder e-mail kaos
Løsning på samarbejde på tværs af afdelinger og organisationer Øvrige samarbejdsprocesser Opsummering

24 E-mails, møder, fællesdrev, økonomisystem
Manglende overblik Tidsspild Manglende videndeling Stress

25 Situation: HR-medarbejder
Problem Løsning Mange håndskrevne kørselsbøger – dårligt dokumenteret Understøttelse af workflow med FlowITs HR-Portal og integration med Kraks webservices (samarbejde med A-Ware og Krak) Tung proces når ny medarbejder starter Understøttelse af ”Ny medarbejder” workflow, ændring af medarbejder, fratrædelse af medarbejder Hvor er min ansættelses- kontrakt, MUS doks., løndata mv. Adgang til HR-information fra FlowITs HR-portal Hvilke fortrolige dokumenter og data har vi omkring NN? Rollebestemt adgang til HR-information Integration Integration af lønsystem/HR-system med SharePoint og Active Directory

26 Workflow Workflow ”ny medarbejder” i SharePoint 2007
I gang ved TV 2 Kørselsgodtgørelse – SharePoint 2007 Med Krak web services til ruteberegning Workflow omkring godkendelse Alle FlowITs produkter er SharePoint 2007 kompatible

27 FlowIT ”kom i gang” - pakker

28 Dagsorden Forretningsmæssig problemstilling – herunder e-mail kaos
Løsning på samarbejde på tværs af afdelinger og organisationer Øvrige samarbejdsprocesser Opsummering og spørgsmål Lone

29 Spørgsmål?

30 Tak for nu Her finder du mere information: www.flowit.dk
4/2/2017 Tak for nu Her finder du mere information: XML er fremtiden, læs om Office Open XML formatet: Vi vil gerne blive dygtigere - udfyld venligst evalueringskemaet