Kulturministeriets Administrationscenter Orienteringsmøde: Rigsarkivet udbyder: ”Flytning af arkivalier fra nuværende magasinbygninger til magasinbygninger på Kalvebod Brygge” Kim Funk / vers

Dagsorden 1.Indledning 2.Udbudsbekendtgørelsen/Prækvalifikation 3.Overordnet tidsplan for udbuddet/opgaven 4.Den udbudte opgave 5.Lille besigtigelsestur 6.Evt.

Indledning Formål med orienteringsmødet: –Åbne dørene for interesserede firmaer. –Skabe interesse og større deltagelse i konkurrencen om opgaven. –Spørgsmål kan kun besvares med udgangspunkt i indholdet i udbudsbekendtgørelsen. –Interesserede firmaer, som ikke deltager i orienteringsmødet har samme oplysninger/mulighed for at deltage i udbuddet.

Udbudsbekendtgørelsen/ prækvalifikation Udbudsform: Begrænset udbud Udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort i EU-tidende (2008/S ). –Interesserede firmaer skal indsende ansøgning om prækvalifikation med alle de oplysninger, som kræves af udbudsbekendtgørelsen. –GLEM IKKE EN OPLYSNING/DOKUMENTATION!!!!! –Ansøgningsfristen er den 17. december 2008 kl –Ansøgningen sendes/afleveres i brevform senest den kl. 12:00 på adressen: Rigsarkivet Att.: August Eriksen Rigsdagsgården København K. –Brevet bør mærkes "udbud flytning" og bør indeholde tre eksemplarer af ansøgningen. Kontrakten forventes påbegyndt i oktober 2009 og afsluttes i sidste kvartal 2011.

Udbudsbekendtgørelsen/ prækvalifikation DEL III: Juridiske, økonomiske og tekniske oplysninger. –III.1.3: Sammenslutninger/konsortier af virksomheder har mulighed for at byde på opgaven. For så vidt, at en sammenslutning af virksomheder byder på opgaven, skal de påtage sig solidarisk hæftelse, og de skal udpege en fælles befuldmægtiget, der kan tegne sammenslutningens rettigheder og forpligtelser over for ordregiver og være kontaktperson og sekretariat for sammenslutningen. Ansøgere der indgår i sammenslutning/konsortie skal hver især afgive de oplysninger, som er påkrævet under punkt III.2 neden for.

Udbudsbekendtgørelsen/ prækvalifikation III.2 Betingelser for deltagelse III.2.1) De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: –SERVICEATTEST: Dokumentation i henhold til nedenstående skal vedlægges anmodningen: Dokumentation for at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Dokumentationen skal være gældende på ansøgningstidspunktet. I Danmark vil serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen være tilstrækkelig. –TRO- OG LOVEERKLÆRING: Dateret og underskrevet tro- & loveerklæring på, hvorvidt tjenesteyder har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til Bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, LBK nr. 336 af

Udbudsbekendtgørelsen/prækvalifikation Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Dokumentation i henhold til nedenstående vedlægges anmodningen: A) En erklæring om den økonomiske aktørs samlede omsætning inden for det aktivitetsområde, kontrakten vedrører, i det senest disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. B) Oplysning om virksomhedens soliditetsgrad fra det senest disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. A) og B) Regnskabsoplysningerne skal være attesteret af en registreret eller statsautoriseret revisor. C) Bankerklæring til dokumentation af virksomhedens økonomiske og finansielle kapacitet. Erklæringen må maksimalt være 6 måneder gammel i forhold til sidste rettidige anmodningsdato den D) Bevis for ikraftværende erhvervsansvarsforsikring med dækningssum for personskade på 5 mio. kr. og tingsskade på 10 mio kr., eller bevis for at der kan tegnes en sådan erhvervsansvarsforsikring. Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves Ad A) Ansøger skal som mindstekrav have en samlet omsætning i senest afsluttede regnskabsår på minimum 6 mio. DKK. Ad B) Ansøger skal som mindstekrav have en soliditetsgrad i seneste afsluttede regnskabsår på minimum 5 %. III.2.2) Økonomisk og finansiel kapacitet

Udbudsbekendtgørelsen/prækvalifikation Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Dokumentation i henhold til nedenstående vedlægges anmodningen: E) Referenceliste over de betydeligste flytteopgaver, der er udført i løbet af de sidste tre år. Referencelisten ses gerne at vedrøre den udbudte opgave samt indeholde kundenavne og tidspunkter for opgavernes udførelse samt angivelse af omfang. F) Leverandøren skal oplyse hvor stor en del af aftalen der eventuelt gives i underentreprise. G) Leverandøren ses gerne at redegøre for det materiel og tekniske udstyr som leverandøren råder over som findes relevant for opgavens udførelse. Dette indebærer en redegørelse for antallet og størrelsen af flyttebiler, trucks og burvogne mm. Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves: ad E.) Ansøger skal som mindstekrav vedlægge ansøgningen tre referencer. III.2.3) Teknisk kapacitet

Udbudsbekendtgørelsen/ prækvalifikation 5-7 firmaer prækvalificeres. Hvis, der er flere egnede ansøgere end 5-7 udvælges de bedst egnede på grundlag af følgende kriterier: –Referencer –Omsætning –Soliditetsgrad

Overordnet tidsplan for udbuddet/ opgaven Ansøgningsfrist den 17. december 2008 kl Udbudsmateriale udsendes til de 5-7 prækvalificerede firmaer ultimo januar Tilbudsfrist forventes i april Kontraktindgåelse i juni Opgaven påbegyndes i oktober 2009.