Projektledelse i praksis med MS-Project

Kim Larsen EDB-assistent. Merkonom i Informatik, Datanom-moduler Mellemleder i forsvaret 1982-1995 Programmør 1992-1996 IT-Ledelse siden 1996 Projektleder/projektchef/afd-leder BEC – 1995-2004 KRONOS for Danmarks Nationalbank Nykredit – sammenlægning af banker Senior Projektleder Mærsk Data/IBM - 2004/2008 Outsourcing til Global ressources Projektchef KMD 2008-2010 Valgsystemer Selvstændig Konsulent 2011-? Projektleder SDC - Netbank

Projektledelse Fastlæg opgaven Nedbryd og Estimer Planlæg projektaktiviteter Følg op på Fremdrift Juster plan Projektafslutning

Fastlæg opgaven Forventningsafstemning er grundlæggende for projektets succes ! Hvad skal projektet løse Beskriv krav klart og tydeligt – det må ikke kunne tolkes Hvad er IKKE med i projektet Hvis der kan være den mindste tvivl – så skriv at det ikke er med. Opstil og få godkendt dine succeskriterier Lav en checkliste – få styregruppens godkendelse af dine succeskriterier, og brug listen ved det afsluttende møde med styregruppen. Pas på: At du ikke bliver presset til at starte opgaven for tidligt Få dine faglige eksperter med i vurderingen af opgaven – du skal styre aktiviteterne – du er ikke fagekspert

Nedbryd og Estimer Brug dine projektdeltagere Udviklere, analytikere, forretningskonsulenter, testmanagere osv. osv. Vælg estimeringsmetode Tænk frem – plan og opfølgning Sørg for at nedbrydning foretages i selvstændige arbejdsopgaver Sørg for at estimering og arbejdsopgaver hænger sammen

Nedbryd og Estimer Hvis det er svært at beskrive aktiviteten kort skal den nok brydes ned Hvis aktiviteten er større end 40 timer skal den nok brydes ned.

Nedbryd og Estimer

Nedbryd og Estimer Estimeringsregneark

Planlæg projektaktiviteter KISS Keep It Simple Stupid

Planlæg projektaktiviteter Varighed = Arbejde / Enheder.

Planlæg projektaktiviteter Forstå dit værktøj – MS-Project Fast Varighed Fast Arbejde Faste Enheder Gennemgå opsætning i værktøj, så du er sikker på det er sat rigtigt op – det kan være svært at rette senere Opsæt standard kalender – læg helligdage o.lign ind Luk evt. projektet i sommerferien ! Brug ALDRIG funktioner du ikke kender 100 % Værktøjet overtager styringen !!!! Gem ofte kopi af din Plan så kan du altid komme tilbage til et punkt hvor planen hang sammen  (men pas på hvis du anvender globale ress.)

Planlæg projektaktiviteter Læg din Plan Copy paste projektaktiviteter fra Estimeringsark Copy paste estimater fra estimeringsark Indsæt afhængigheder – og kun faktiske afhængigheder (få input fra udviklere m.m.) Undgå afhængigheder som skyldes personer, ferie, o.lign Sæt bemanding på aktiviteter har du personen 100% tilknyttet Læg ferie o.lign ind Udjævn – ress. overbelastning HUSK – Du arbejder med estimater – ikke fakta !!!!

Udjævn ress. overbelastning

Udjævn ress. overbelastning

Følg op på fremdrift

Følg op på Fremdrift Sørg for sammenhæng mellem projektaktiviteter og tidsrapporteringssystem Tildel opgave og tidsrapporteringskode Hold statusmøder Få tidsforbrug på hver enkelt aktive opgave Få restestimat på hver enkelt aktive opgave Beregn Earned Value

Følg op på Fremdrift Økonomi regneark

Følg op på fremdrift - EV

Juster Planen Vurder afvigelser Vurder andre opgaver hvorfor tog opgaven længere tid hvorfor blev opgaven hurtigere færdig hvorfor blev der brugt flere timer hvorfor …… Vurder andre opgaver Du har nu praktisk erfaring – er der andre opgaver som skal justeres Juster din plan med faktisk forbrug, og nye estimater Hvordan ser planen nu ud, i forhold til før Hvad kan du gøre for at få den tilbage på sporet Hvad vil konsekvenserne være Orienter projektejer / Styregruppe Giv dem ALTID løsningsforslag

Rapporter fremdrift

Projektledelse i praksis Hvor svært kan det være ? Det kan være rigtig svært