Cost/benefit Værktøjets formål Fremgangsmåde og brug Husk at… Formålet med dette værktøj er at kunne sammenligne projektomkostninger mellem projekter, hvorved kvaliteten af omkostningsestimater og projektbeslutninger forbedres. Hertil hører ambitionen om at have omkostningsestimater, som dækker alle projektets omkostninger i dets fulde livstid. Estimer benefits og mulige besparelser. Estimer omkostninger (investeringer) forbundet med implementeringen af projektet. Estimer ressourcebehov for planlægnings-, udførelses- og overleveringsfase. Estimer livscyklusomkostninger, dvs. drifts-, licens- eller vedligeholdelsesomkostninger. Hvis det skønnes nødvendigt, beregn investeringens nuværende værdi. Aftal fordeling af omkostninger med projektejer ifht. hvem der høster benefits af projektet. Følg op på budgettet, efterhånden som projektet skrider frem. Sammenlign oparbejdet værdi (earned value) eller resterende leverancer med faktiske omkostninger og behandl afvigelser med styregruppen. Husk at… …tænke på omkostninger i et større perspektiv som en del af en fremtidig livscyklus. En ekstra investering nu kan ofte blive kompenseret i form af benefits i en fremtidig livscyklus. Vær opmærksom på… …at gøre estimaterne så sikre som muligt ved hjælp af tre-punkts-estimering. …ikke at blive for detaljeret i estimeringen tidligt i processen. I definitionsfasen er der kun behov for estimater i størrelsesordenen -50% til +100% fra det endelige resultat. …at estimater i udførelsesfasen bør være finere og ligge mellem -5% til +10% fra det endelige resultat. ..at fordi finansielle ydelser er momsfritaget skal alle beløb i cost/benefit-analyse være inklusiv 25% moms Tilbage

Cost/benefit: Projekt- og livscyklusøkonomi Gate Gate 1 Gate 2 Gate 3 Gate 4 Definer Planlæg Udfør Overlevering Drift & effekt Kr. + Benefits Tid Break-even ÷ Projekt Livscyklus (produkt/proces)

Omkostninger Benefits En simpel matrix Omkostninger Benefits Engangsomkostninger (DKK) (f.eks. projektomkostninger): Engangsbenefits (DKK) (f.eks. undgå bøde) Gentagende omkostninger (DKK) (f.eks. driftsomkostninger): Gentagende benefits (DKK) (f.eks. forøget årligt salg) Omkostninger I andet end penge (f.eks. sure naboer) Benefits I andet end penge (f.eks. Medarbejdertilfredshed)

Cost/benefit estimering Opgør projektomkostninger, benefits (merindtjening eller omkostningsbesparelser) og driftsomkostninger Brug Excel-skabelonen til at akkumulere samlet cost/benefit af projektet Skabelon Tilbage