Fra papir til digitale fakturaer DATA SCANNINGs ”Læs Ind”- central DATA SCANNING A/S Niels Frost larsen 5. Januar 2005

DATA SCANNING A/S Digitale serviceløsninger Vi kan mere end du tror ! DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark

Konceptet DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark Åbning og klargøring Identificering og Tolkning Elektronisk levering Fratagning Scanning Breve / dokumen-ter fratages til scanning Breve / dokumen-ter åbnes og klargøres Dokumenter scannes Dokumenter tolkes, verificeres og fordeles elektronisk Breve / dokumenter / data sendes til aftalte modtagere eller arkiveres DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark

Hvad kan scannes ? Breve, fakturaer, skemaer, arkiver Struktureret Ustruktureret Farver eller sort/hvid Simplex / Duplex Grafik Alle formater ”Personligt” og ”Fortroligt” DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark

PostScan frigør ressourcer til fokus på egne kernekompetencer !!! Hurtig og ”smertefri” indtræden i den digitale sagsbehandlingsverden Bedre service ved en hurtigere og mere effektiv sagsbehandling og færre ”kunderykkere” Kvalitetsoptimering ved elektronisk sagstilgængelighed Sparet initialinvesteringen i scanningsudstyr Sparede areal- og personaleomkostninger Unødvendigt at opbygge scanningskompetence DATA SCANNING klarer spidsbelastninger, som ellers kan være svære at håndtere DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark

Postscanning Grundydelsen Scanning (sort/hvid) Placering i kunden organisations- eller arbejdsstruktur Ankomstdagen inden kl. 12.00 Fysisk levering dagen efter Tilvalgsydelser OCR / ICR læsning Farvescanning Hosting af elektronisk eller fysisk arkiv Makulering eller ekspresudkørsel af scannet materiale Ekspres levering (inden 09.30) DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark

Fakturascanning - DATA SCANNING er præcertificeret som Læs Ind bureau Grundydelsen Faktureringspostboks hos Post Danmark Scanning og aflæsning af Personreference Ordre- eller rekvisitionsnummer Fakturanummer og –dato Betalingsdato Leverandør (CVR-nummer) Adressat i virksomheden Fakturatotal og moms Indbetaleridentifikation (OCR linie) Logiske kontroller og manuel verificering Levering, ankomstdagen + 24 timer DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark

Fakturascanning Tilvalgsydelser Læsning af varenumre Opslag og kontrol i databaser Farvescanning Ekspresdatalevering, herunder også af de scannede dokumenter (samme dag) Hosting af elektronisk eller fysisk arkiv Makulering af scannede dokumenter Forsendelsessystem til ”fejlsendte” dokumenter Opkobling til fakturabehandlingsløsninger fra BasWare, Cap Nordic, ConsIT, Futurelink, Ibistic, InfoCD, KIBI, Rambøl Informatik, Teamlink, Traen DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

Hvad er ”Læs Ind” ? ”Læs Ind” er konvertering af data fra papirbaserede fakturaer til elektroniske data Fra 1. februar 2005 skal afregning for varer og ydelser til og mellem offentlige myndigheder sendes elektronisk Afsendere af regninger, der ikke kan fakturere elektronisk, kan få konverteret papirregningen til elektroniske regninger via et ”Læs Ind”-bureau DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

DATA SCANNING er præcertificeret som ”Læs Ind” bureau Fra den fysiske faktura konverteres de ”lovpligtige” fakturadatafelter til dataformatet OIOXML Der leveres derudover et billede af fakturaen Der kan indsendes fakturaer til mange forskellige myndigheder i samme konvolut ”Læs Ind” skal indsendes i særlige konvolutter, så konvolutten havner det rigtige sted rettidigt, - hver gang! Data leveres til den offentlige myndighed senest på 5. dagen efter modtagelsen Det koster kun 6,25 kr. eksl. moms pr. faktura DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

Hvilke krav stilles til leverandørerne? Obligatoriske krav Ordre, eller rekvisitionsnummer *) EAN-lokationsnummer *) Person eller lignende *) reference CVR/SE nummer Betalingsdato Fakturadato Fakturanummer Fakturatotal OCR-linie Fordringer til 3. mand Valgfri krav Myndighedens kontostreng Reference til sammenhængende fakturaer/kreditnotaer Fakturatype kreditnota/faktura Valutakode, hvis ikke DKK *) Skal oplyses af myndigheden ved bestillingen DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

Hvad er fordelene ved ”Læs Ind”-service for leverandører til det offentlige? Der kan spares investering i elektroniske faktureringsløsninger og integrationsomkostninger mod eget økonomi system Investering i elektroniske faktureringsløsninger kan afvente, indtil det passer i virksomhedens EDB udviklingsplaner Der betales kun for hvad der scannes Der spares porto, da der kan indsendes fakturaer til forskellige offentlige myndigheder i samme konvolut DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

Hvad er fordelene ved ”Læs Ind” service for den offentlige myndighed? Der kan spares investeringer i scanning og fortolkningssoftware samt løbende driftsomkostninger Digitaliseringen vil minimere / overflødiggøre en foretaget investering Der spares areal- og personaleomkostninger Der ydes ingen statslige tilskud, hvis myndigheden selv vælger at scanne Finansministeriet foretager reduktion i bloktilskudene efter 1.2.2005 Unødvendigt at opbygge kompetence for scanning og tolkning DATA SCANNING råder over industriscannere og software, der løbende opdateres DATA SCANNING klarer spidsbelastninger, som ellers er svære at håndtere DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

Tilvalgsydelser Scanning af varenumre og varetekstlinier Logisk kontrolleret varetekst Kontrol mod leverandørens varedatabase Kontrol mod rekvirentens eget indkøbssystem Automatisk tekstkontrol og korrektion mod ”Stavedatabase” Pris 0,25 kr. pr. leveret tekst pr. varenummer Kontroltastet varetekst Manuelt eftersyn og verificering af varetekst Pris 2,50 kr. pr. leveret tekst pr. varenummer DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

Datascanning Scanning og aflæsning af tekst- og numeriske felter samt markeringer fra Formularer indenfor f.eks. Forsikring A kasser Skemaer Responsmail f.eks. Aflæsningskort bestillingskuponer Logiske kontroller, korrelationer, databaseopslag Levering, efter aftale DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

Arkivscanning Grundydelsen Scanning (sort/hvid) Dokumentindeksering Dokumenter op til A3 Levering efter aftale Tilvalgsydelser Klargøring, herunder Fjernelse af clips, plastiklommer, materiale til makulatur OCR / ICR læsning af udvalgt information Farvescanning Scanning af kortmateriale o.lign. op til A0 Hosting af elektronisk eller fysisk arkiv Makulering DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

Formatunderstøttelse Input: Papir, e-mail, fax, printfiler eller internettet Output: S-MIME, SMPT/POP3, VPN, Webservices, ftp, sftp (ssh), VANS Format: XML, OAG, Bizztalk, TIFF, PDF, JPEG, billedfiler m.v. Kompabilitet: SAP, Navision, Concorde, MaConomy, Oracle m.fl. Understøtter de fleste kendte ERP- og Workflowsystemer DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

Sikkerhed Enhver ændring af data registreres i dokumentets revisionsspor Dokumenterne behandles i særligt sikret, videoovervåget lokale Dokumenterne behandles af sikkerhedsgodkendte medarbejdere DATA SCANNING certificeres Efter ISO 9000:2000 og IT sikkerhedsstandarden DS 484 Mulighed for bestilling billeder af scannede dokumenter DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen

Referencekunder                                                               DATA SCANNING er et datterselskab i Post Danmark koncernen