Modernisering & Digitalisering Direktør Adam Wolf Domstolsstyrelsen Marts 2007

Digitale Domstole 2007-10: 3 cases vedr. digitalisering og modernisering: Fogedsagssystem (ny platform m. features) Elektronisk tinglysning (ny forretningsmodel) ”Civil-Straffe”: FESD+ til alle retssager (dybtgående digitalisering & modernisering)

2007: Nyt system til fogedsager - platformskift med udfordringer Fra: Skræddersyede, optimerede systemer Højt tempo: 8-10 ekspeditioner i timen Til: Løsning baseret på SOA & standardprodukter Første pilotdrift: lange svartider og tab af produktivitet (siden er systemet optimeret) Suppleres med ny funktionalitet for at ”sælge” det til medarbejderne (og brugerne)

2008: Elektronisk Tinglysning - ”big bang” transformation Centralisering fra 82 retskredse til 1 i Hobro Fuld digitalisering (3,6 mio. sager om året) Anmeldelse via internet-portal og system-system Medarbejderne (Hobro) arbejder via intern portal Medarbejderne i finans/realkredit via egen portal Afskaffelse af alt papir (inkl. 75 mio. A4-ark i arkiv) 70% automatisering (30% sagsbehandling) Ny organisation, nye arbejdsgange Nye medarbejdere (i et vist omfang)

Grundlæggende arkitektur

Udfordring ved transformation Eksisterende organisation skal fungere frem til ”big bang” i Hobro Tab af erfaring ved centralisering af opgaven Vanskeligheder med fastholdelse i byretterne Udfordring at rekruttere og oplære nyansatte 24 byretter har opgaven i godt 1 år Nødvendiggør en stram tidsplan for både it-systemet og den praktiske organisering, herunder bygningsløsning

2009: FESD-løsning til retssager – en dybtgående modernisering Fuld digitalisering af civile sager og straffesager Kræver dybtgående forandring af arbejdsprocesser Retsplejeloven består af ca. 1000 §’s procesregulering Afløser 7 eksisterende systemer i alle 3 instanser Forenkling og standardisering af sagsskridt Elektronisk kommunikation med sagens parter Kræver ”domæne-samarbejde” mellem domstole, politi, advokater og kriminalforsorg

Udfordringer i FESD+ Kompleks og tidskrævende balancegang mellem standardprodukt og udvikling/tilpasning Modernisering af arbejdsprocesser involverer både effektivitets- og retssikkerhedshensyn Kombinationen af dyb faglig ekspertise og digital kreativitet er en yderst begrænset ressource Modning af organisationen afgørende for succes Tempo-udfordring i.f.t. nuværende systemer?

Digitalisering og modernisering: Trends og udfordringer 25 års modernisering med mere lokalt ansvar Pendulet svinger tilbage i disse år: Centrale (ikke fælles) standarder Centrale (ikke fælles) indkøb Centrale (ikke fælles) løsninger Målet er OK: stordriftsfordele og brugerfokus

Digitalisering og modernisering Aktuelle spørgsmål 1 Hvordan sikrer vi, at centralisering og standardisering af it-løsninger reelt overvinder de institutionelle siloer? Hvordan sikrer vi, at ikke alene it-løsningerne, men også institutionernes ledelse og medarbejdere med deres viden om forretningen ser på tværs?

Digitalisering og modernisering Aktuelle spørgsmål 2 Hvordan undgår vi, at ansvaret for kvalitet, effektivitet og service bliver uklart, fordi beslutninger om løsninger og indkøb træffes centralt? Hvordan undgår vi, at ansvaret bliver uklart, hvis valg af softwareprodukter bliver et spørgsmål om ideologi frem for funktionalitet?

Digitalisering og modernisering Aktuelle spørgsmål 3 Hvordan kombinerer vi centrale indkøb og centrale løsninger med lokalt drive i innovation af forretningsprocesserne? Hvordan kombinerer vi fordelene ved dynamiske og fleksible løsninger fra markedet med den stigende interesse for stordrift og storkøb?

Digitalisering og modernisering Aktuelle spørgsmål 4 Hvordan prioriteres institutionernes (og brugernes) behov indbyrdes i centrale driftsorganisationer uden marked? Hvordan sikres kvalitet, kompetence og responsivitet i centrale løsninger uden markedsincitamenter (eller: hvordan undgår vi planøkonomiens problemer)?

Behov for ”public it-governance” Public governance projektets første bud lyder: Du afklarer dit ledelsesrum ! Public it-governance bør overveje Ansvars- og arbejdsdelingen mellem centrale, lokale og ”fælles” beslutningstagere En hensigtsmæssig arbejdsdeling mellem marked og bureaukrati som redskaber til indvinding af stordriftsfordele

Min personlige konklusion: Digitalisering er en fantastisk katalysator for moderniseringen af den offentlige sektor Pendulet svinger – det er helt normalt – men vi bør lære af 25 års moderniseringsarbejde Hvis brugeren skal vinde over siloen kræver det både central beslutningskraft og stærke incitamenter til lokal og fælles innovation