Optimering af driftsafdelingens opgaver med mobil it Gladsaxe Driftsafdeling, Uwe Becker, Michael Nielsen og Paul Graugaard 8. maj 2012

Gladsaxe driftsafdeling – kort fortalt Gladsaxe Kommune, ca. 64.500 borgere og 182 km vej og 2.279.000 m2 overfladearealer, samt 340 ha grønne arealer Driftsafdelingen hører organisatorisk under By- og Miljøforvaltningen, 89 ansatte Vedligeholdelse af grønne områder og vejarealer

Kubeinspektioner – kort fortalt 144 kuber fordelt over hele kommunen 5 ugentlige kørsler opdelt på geografi Kun én medarbejder med overblik over placeringer og ruterne3. januar 2012

Oversigt over funktionerne Administration på PC Farveindikationer for inspicerede kuber Fanen ”kort” viser den geografiske placering ved tidspunktet for inspektionen og kan både vises som kort, satellitfoto, eller som her hybrid. Synchronicer tilgås via en webbrowser på kontoret, eller via tablet i marken Fane med info om inspektionerne. Planlagte ankomsttidspunkter, samt de faktiske tidspunkter Besked viser de indrapporterede skriftlige meddelelser Oversigt over funktionerne Titelbjælke med valgt funktion, samt turene for den valgte medarbejder i tilstandene: Konstruktion: hvor man planlægger nye ture. Planlagte: ture der er planlagt til kørsel. Aktive: Kørsel der er i gang. Færdig: Allerede kørte ture

Gladsaxe Driftsafdeling, Uwe Becker 3. januar 2012 Inspektioner på telefonerne Navigation til valgte kube. . januar 2012 Observationsmelding enten her i løsningen, eller i særskilt app (Asfaltskader). . januar 2012 Retur til menu og næste kube i rækken. . januar 2012 Registrering af ankomst ved kuben. . januar 2012 Skriftlig meddelelse. . januar 2012 Opstart af Google Navigation, eller CoPilot. . januar 2012 Login med navn og password. . januar 2012 Dagens opgaver med kubernes listenr. og definerede start- og sluttider. . januar 2012 Gladsaxe Driftsafdeling, Uwe Becker 3. januar 2012

Gladsaxe Driftsafdeling, Uwe Becker 3. januar 2012 Observationsmeldinger før Kun slaghuller. Observationer vha. GPS-logger, faste planlagte kørsler. Efterfølgende manuelt overføre enkelte observationer til GIS, holdt sammen med eventuelle noter. Gladsaxe Driftsafdeling, Uwe Becker 3. januar 2012

Gladsaxe Driftsafdeling, Uwe Becker 3. januar 2012 Observationsmeldinger nu Alle observationsmeldinger på skader og opgaver i kommunen. Observationer vha. smartphones. Registrere opgaver fra borgere og forvaltning, mails eller pr tlf; direkte i poolen. Observationer havner med det samme i ”opgave-pools” samt på oversigtskort. Gladsaxe Driftsafdeling, Uwe Becker 3. januar 2012

Hovedsiden indeholder følgende muligheder: - Skadetype - Prioritet - Tekst - tilføj billede - Vælg position - Send Hvorefter observationsmeldingen sendes. Og man er retur ved hovedmenuen og klar til næste observationsmelding. Herefter tilføjes den geografiske position. Tekstfeltet giver mulighed for besked tilknyttet observationsmeldingen men er valgfri. Vælg skadetype giver følgende muligheder i dette workflow: - Slaghul - Skilte - Fortov - Overkørsel - Brønd - Grafitti - Diverse Vælg prioritet: - Normal - Haster Ved ”tilføj Billede” aktiveres kameraet og man får mulighed for at dokumentere observationen.

Og komme retur til opgavelisten. Ankomst hos: Ved ankomst kan man: - Se detaljer og evt. aflyse opgaven. - Skrive en returbesked til kontoret. - Melde opgaven færdig. Og komme retur til opgavelisten. Ankomst hos: - Kundens navn (Destination) - Forventet ankomst tid & faktisk ankomst. Tilbage til opgavelisten: - Tryk på en opgave starter navigation til opgavens position. Hovedsiden indeholder: - Liste med registrerede opgaver - Opdatering (tilføjer eventuelle nye opgaver Indkommende besked: - Fortæller om opgavetype, samt kunde. - Skal accepteres for at påbegynde workflow. Loginsiden indeholder: - Firmanavn - Brugernavn - Kodeord

Gladsaxe Driftsafdeling, Uwe Becker 3. januar 2012 Hvad siger reglerne? § 2. Formål med aftalen Formålet med denne aftale er at skabe størst mulig tryghed for de ansatte i forbindelse med en kommunes eventuelle anvendelse af kontrolforanstaltninger. Bestemmelserne i denne aftale er et supplement til den lovmæssige regulering. Som eksempler på lovgivning, der også regulerer området kan nævnes regulering af persondata som findes i Persondataloven, straffelovens bestemmelser om brevhemmelighed og overvågning, Lov om tv-overvågning mv. Aftale om kontrolforanstaltninger for kommunale tjenestemænd og overenskomstansatte, KL 2008. Gladsaxe Driftsafdeling, Uwe Becker 3. januar 2012

Hvem og hvad? § 3. Stk. 3: Kontrolforanstaltninger må ikke være krænkende overfor medarbejderne, og de må ikke forvolde medarbejderne tab eller nævneværdige ulemper: Bestemmelsen omfatter også iværksættelse af kontrolforanstaltninger i form af overvågning af ansatte, hvor overvågning sker via den ansattes anvendelse af digitale arbejdsredskaber eller via sikkerhedsudstyr i kommunen. Anvendelse af GPS, logning af internet ved brug af PC, videoovervågning, elektroniske nøglekort m.v. er eksempler på digitale arbejdsredskaber/sikkerhedsudstyr, som omfattes af bestemmelsen. Eksemplerne på digitale arbejdsredskaber og sikkerhedsudstyr ændrer sig i takt med den teknologiske udvikling. § 3. Iværksættelse af kontrolforanstaltninger Stk. 1. Kommunen kan i medfør af ledelsesretten iværksætte kontrolforanstaltninger. Stk. 2. Kontrolforanstaltninger skal være sagligt begrundede i driftsmæssige årsager og have et fornuftigt formål. Kontrolforanstaltninger skal indrettes således, at der er et rimeligt forhold mellem formål og midler.

Information til de ansatte Dog kan der informeres senere hvis: …formålet med kontrolforanstaltningen vil forspildes ved en forudgående information, eller tvingende driftsmæssige grunde er til hinder herfor, skal kommunen informere de ansatte snarest muligt efter iværksættelsen af kontrolforanstaltningen samt redegøre for årsagen til, at der ikke kunne ske en forudgående information § 4. Information til de ansatte: Kommunen skal senest 6 uger forud for iværksættelsen, informere de ansatte. Informationen skal som minimum indeholde oplysninger om kommunens overvejelser om de driftsmæssige begrundelser, hvilke oplysninger der tilvejebringes og håndteringen af disse oplysninger. . januar 2012

Hvad gjorde Gladsaxe? Gode råd Dokument om etiske spilleregler Inddrage de ansatte Dokumentere de udførte opgaver. Ikke overvåge Gøre de ansatte fortrolige med brugen af teknikken Dokument om etiske spilleregler Baggrunden – hvorfor indføre kontroller? Hvor gælder kontrollerne? Konkrete kontroller: Videovervågning GPS tracking af positioner og arbejdsopgaver

Gladsaxe Driftsafdeling, Uwe Becker 3. januar 2012 Fremtiden med mobil it Nordvand som kunde Ruteoptimering Bestiller – udfører modellen, kopiering af opgaver til ekstern leverandør Indberetning fra myndighedsfunktion Gladsaxe Driftsafdeling, Uwe Becker 3. januar 2012