Elektronisk håndbog; Velkomstside INDLEDNING OG FORMÅL VELKOMMEN TIL DEN ELEKTRONISKE HÅNDBOG KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN SYSTEMGRUNDLAG MANUAL OG VEJLEDNING

Manual til den elektronisk håndbog Hvordan fungerer den elektroniske håndbog ? Håndbogen fungerer med linkede dokumenter som det kendes fra internettet. Det vil sige at der ved et enkelt klik på musen kan der springes fra en side til en anden. Et link til et dokument kan være understreget, men det kan også være et billede eller en figur. Dog vil der altid komme en hånd frem på skærmen som betyder, at der er et link til et andet dokument. Hvilken betydning har niveauerne ude i højre side? Niveausøjlen viser hvor brugeren er i forhold til udgangspunktet. Det pågældende niveau er fremhævet med hvidt. Håndbogen starter på niveau 1 og når der klikkes videre herfra kommer brugeren til niveau 2 og så fremdeles. Niveauinddelingen kan benyttes til at komme hurtig tilbage (opad i systemet) fra f. eks. niveau 4 til 2, ved at klikke direkte på niveau 2. Tilbage til startsiden Der klikkes tilbage til niveau 1, hvorefter der klikkes en gang ekstra på niveau 1(hvidt). N I V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 FORSIDE N I V E A U 4 GENVEJ KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

Kvalitets- og miljøchef Systemgrundlag for den elektronisk håndbog N I V E A U 1 SYSTEMLEDELSE Kvalitets- og miljøchef N I V E A U 2 DOKUMENTSTYRING Webredaktør N I V E A U 3 TEKNISK PLATFORM IT-chef INDHOLD Dokumentansvarlige FORSIDE N I V E A U 4 KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

Systemgrundlag for den elektronisk håndbog; V E A U 1 PUBLICERING & DOKUMENTSTYRING N I V E A U 2 Dokumentstyring Publicering Godkendelses-procedure N I V E A U 3 Funktioner Standard for layout Arkiv FORSIDE N I V E A U 4 Udfasning af dokumenter KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

Systemgrundlag: Dokumenthåndtering V E A U 1 Skitser Side tilpasses N I V E A U 2 Opsætning af ny side Nej Godkendelses procedure Godkendt Opsat side Ja N I V E A U 3 Publicering Links og funktionalitet Side gemmes Side på nettet Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4 Side arkiveres KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

Systemgrundlag; Procedure for godkendelse I V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 FORSIDE N I V E A U 4 Procesdiagram godkendelses Procesdiagram Dokumenthåndtering

Systemgrundlag; Godkendelsesproces I V E A U 1 Sideansvarlig informeres Side tilpasses Nej N I V E A U 2 Godkendt af sideansvarlig Side til godkendelse Nej Godkendt af ledelsen N I V E A U 3 Ja FORSIDE N I V E A U 4 Ja Siden publiceres KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

Systemgrundlag for den elektronisk håndbog; V E A U 1 LEDELSE: Godkender layout og formater. Endelig godkendelse af indhold. Udstikker retninglinier for hvad håndbogen skal indeholde og hvordan stoffet skal struktureres. N I V E A U 2 PUBLICERING & WEBREDAKTØR : Ansvarlig for følgende og refererer direkte til ledelsen. Udarbejder standarder for layout. Opsætning og publicering af de enkelte sider. Ansvarlig for funktionaliteten i håndbogen. Har adgang til at redigere i håndbogen som den eneste. N I V E A U 3 TEKNISK PLATFORM INDHOLD Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4 KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

Elektronisk håndbog; Procesorganisation V E A U 1 LEDELSESPROCESSER Politik og målsætninger Organisation og ansvar Generelle procedurer Strategi og vision N I V E A U 2 KERNEPROCESSER Salg Indkøb Produktion og lager Levering & service N I V E A U 3 STØTTEFUNKTIONER Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4 Administration Personale udvikling IT-udvikling Måling

Elektronisk håndbog; Støttefunktioner Personaleudvikling N I V E A U 1 Medarbejder N I V E A U 2 Rekrutering Interview og ansættelse Oplæring/ Jobtræning Medarbejder samtale Uddannelse N I V E A U 3 Modtagelse af nyansatte Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Politik og målsætninger Politik for kvalitet & miljø Virksomheden A/S ønsker at fremstå som en miljøbevidst producent af maling. Og vil tilstræbe at udføre alle aktiviteter under størst mulig hensyntagen til mennesker og miljø. Kvalitet har højeste prioritet, og alle medarbejdere har et personligt ansvar for at sikre dette. Dette skal opnås ved: at sætte os mål for kvalitet og miljø, herunder energi, der til stadighed skal sikre forbedringer udover lovmæssige krav samt måle og følge op på vore aktiviteters virkninger. ikke at acceptere ulykker eller skade på miljø og medarbejdere. at sikre ressourcer til kvalitets- og miljøarbejdet samt sikre at alle medarbejdere har den rette træning og information. ved udvikling af nye produkter og processer, at tage hensyn til det samlede forbrug af råstof- og energiressourcer, fra råstofudvinding til anvendelse. 16 maj, 2000 Direktøren N I V E A U 1 Mål- sætninger N I V E A U 2 N I V E A U 3 Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Politik og målsætninger Målsætninger for kvalitet, miljø og energi. Politikken er; at sætte os mål for kvalitet og miljø, herunder energi, der til stadighed skal sikre forbedringer udover lovmæssige krav samt måle og følge op på vore aktiviteters virkninger. Virksomheden vil arbejde med: at reducere energiforbruget at minimere affaldsmængderne, samt sortere affald hvor det er muligt at erstatte kemikalier med andre tilgængelige produkter med samme egenskaber at reducerer vandforbruget både i produktion og administrationen at reducere fejlproduktioner væsentligt at fastholde og forsøge at forbedre virksomhedens høje kvalitetsniveau i slut- produktet 17 november, 2000 Kvalitet- og miljøchef N I V E A U 1 Mål N I V E A U 2 N I V E A U 3 Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Politik og målsætninger Mål for vandforbruget i produktion og administration Ansvarlig for mål og handlingsplan for reduktion af vandforbruget: i produktionen: Produktionsleder i Administrationen: Salgs-sekretær N I V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Ledelsesprocesser V E A U 1 Generelle procedurer Klager og afvigelser Forebyggende handlinger N I V E A U 2 N I V E A U 3 Lovgivning Kommunikation FORSIDE N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Procedure V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 FORSIDE N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Procedure V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 FORSIDE N I V E A U 4

Udarbejdelse af tilbud Elektronisk håndbog; Salg N I V E A U 1 Tilbud Kunde kontakt N I V E A U 2 Kundedata Standard formular Afdække kundebehov Opgave specifikation N I V E A U 3 Udarbejdelse af tilbud Tilbud FORSIDE N I V E A U 4 Ordre fra kunde

Produktion Elektronisk håndbog; Produktion og lager Råvarer Produktion 1 Ordre N I V E A U 2 Råvarer Produktion N I V E A U 3 Kontrol Lager Besked til levering FORSIDE N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Produktion og lager V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 FORSIDE N I V E A U 4

Ordre Elektronisk håndbog; Salg Orde fra kunden Ordre oprettelse V E A U 1 Ordre Orde fra kunden Ordre oprettelse N I V E A U 2 Ordre opfølgning Produktion-planlægning N I V E A U 3 Ordre afslutning & fakturering Bestiller fragt FORSIDE N I V E A U 4 Udleverer varer

Elektronisk håndbog; Salg, procedure V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Organisation V E A U 1 Direktør N I V E A U 2 Personale- udvikling IT-udvikling Administration Kvalitet- og miljøstyring N I V E A U 3 Salgsafdeling Indkøbs- afdeling Produktion og lager Levering og service Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Kvalitets- og miljøchef U 1 Kvalitets- og miljøchef: Er ansvarlig for: udarbejdelse af kvalitets- og miljøpolitik opretholdelse af kvalitets- og miljøledelsessystemet herunder fastlægge retningslinier for den elektroniske håndbog Fungerer endvidere som ledelsens repræsentant i forhold til ledelsessystemerne. N I V E A U 2 N I V E A U 3 Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Redaktør V E A U 1 WEB-Redaktør af den elektroniske håndbog Er ansvarlig for: den elektroniske håndbog dokumentstyring N I V E A U 2 N I V E A U 3 Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Kvalitet- og miljøstyring U 1 Kvalitets- og miljøchef N I V E A U 2 WEB-redaktør Elektronisk håndbog Miljømedarbejder N I V E A U 3 Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Salgsafdeling V E A U 1 Salgschef N I V E A U 2 Sekretær PR-chef N I V E A U 3 Sælger Eksport Sælger Øerne Sælger Jylland Ordre-håndtering Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4

Elektronisk håndbog; Salgsafdeling V E A U 1 Sælger Eksport Er ansvarlig for al kundekontakt og salg til udlandet. Forestår tilbududarbejdelse og opfølgning. N I V E A U 2 N I V E A U 3 Ansvarlig: FAN Godkendt af: JEHA Oprettet: 05-05-2000 Version: 01 Revideret: N I V E A U 4