29-01-2014 Informationsmøde: Udbud af anti-decubitus madrasser og special madrasser, vekseltryk/dynamisk til Region Syddanmark

Velkomst og praktiske detaljer Der laves en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet. Efterfølgende vil der være mulighed for at stille spørgsmål Udbudets gennemførelse Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark Erik Riis Krogh, Indkøbsområdeansvarlig Brugergruppe; bestående af repræsentanter fra alle sygehusenheder i Region Syddanmark Kontaktoplysninger indkob@rsyd.dk www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 01-01-2019

Udbudsbetingelser Pkt. 1.2: Ordregiver - Der er tale om udbud for Region Syddanmark. Pkt. 1.3: Kontakt Al kommunikation ml. udbyder og tilbudsgiver skal foregå med kontaktperson og være skriftligt på dansk; brug meget gerne e-mail Pkt. 1.7: Tidsplan Hold øje med de forskellige frister; hhv. spørgefrist 10/3 og tilbudsfrist 19/3 – kl. 12.00 01-01-2019

Udbudsbetingelser Pkt. 1.9: Spørgsmål Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet og kravene til den udbudte opgave. Af hensyn til brugergruppemedlemmerne samles spørgsmålene så vidt muligt sammen i puljer. Alle spørgsmål lægges på hjemmesiden i anonymiseret form. Husk spørgefrist den 10. marts. Hold øje med hjemmesiden (www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal) for evt. nye oplysninger samt Spørgsmål & Svar. Pkt. 1.10: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Følgende dokumenter skal medfølge tilbudet: Erklæring om tro og love om forfalden ubetalt gæld til det offentlige. 01-01-2019

Udbudsbetingelser Pkt. 1.11: Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal være på dansk. Følg meget gerne Disposition for tilbud, inkl. de vedlagte Udbudsbilag og Kontraktbilag Pkt. 1.12: Aflevering af tilbud Tjek det korrekte antal eksemplarer og krav til mærkning af tilbud Pkt. 1.13: Vareprøver/besigtigelse Læg mærke til antal, mærkning samt ønsket leveringstidspunkt Pkt. 1.17: Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbudsgivere, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. 01-01-2019

Udbudsbetingelser Pkt. 1.18: Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser og overfor mindstekrav, som er tydeligt markeret i Kontraktbilag 1. Pkt. 1.19: Tilbudsvarianter: Der kan afgives op til 2 tilbud. Pkt. 1.21: Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt(er) sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra underkriterierne: økonomi, kvalitet, øvrigt sortiment, uddannelse, logistik. Tilbud der samlet på underkriteriet kvalitet bliver evalueret til mindre end 2,5 point vil blive udelukket fra den videre konkurrence. Pkt. 1.22: Orientering om resultatet Udbyder orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt(er) underskrives først efter udløb af standstill perioden 01-01-2019

Tilbud skal indeholde Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger Udbudsbilag 2 Oplysning om personlig, økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Udbudsbilag 4 Vareprøvefortegnelse Kontraktbilag 1 Kravspecifikation/Tilbud 1a og Tilbud 1b Kontraktbilag 2 Tilbudsliste/Tilbud 1a og Tilbud 1b Kontraktbilag 3 Øvrigt sortiment Kontraktbilag 7 Indeståelseserklæring (Hvis Tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet) 01-01-2019

Tilbud skal indeholde Såfremt tilbudsgiver vælger ikke at anvende ovenstående bilag, er tilbudsgiver selv ansvarlig for, at tilbudet indeholder de nødvendige oplysninger, dokumentation mv. Alle bilag ligger på udbyders hjemmeside i word/excel-format til direkte udfyldning 01-01-2019

Kontrakten Baseret på regionernes fællesskabelon Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser Udbyder opfordrer alle tilbudsgivere til nøje at gennemlæse kontrakten og stille spørgsmål til udbyder, såfremt der er behov for at få afklaret nogle af kontraktens vilkår 01-01-2019

Kontraktbilag 1: Kravspecifikation Består af mindstekrav og krav: Mindstekrav Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbudet, for så vidt angår det/de pågældende produkter der er omfattet af mindstekravet, ikke-konditionsmæssigt, og udbyder er forpligtet til at afvise tilbudet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Krav Et krav skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et krav kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbudet bliver ukonditionsmæssigt. Graden af opfyldelse vil indgå i tilbudsevalueringen. Det er kun nødvendigt at udfylde kravspecifikationen for de delaftaler, der afgives tilbud på. 01-01-2019

Kontraktbilag 2: Tilbudsliste Der udbydes i alt 2 delaftaler Der kan afgives 2 tilbud pr. aftale, bilag udfyldes så for begge tilbud (markeres med 1a og 1b, 2a og 2b). Der skal som minimum gives tilbud på 90% af de udbudte positioner pr. delaftale. Antal baserer sig på historiske data, og er således ikke nogen garanti for forbrug i kontraktperioden. Priser bedes angivet i samme enhed som udbudt i: stk. 01-01-2019

- HUSK kvalitetskontrol!!!!! En enkel fejl kan betyde, at vi er tvunget til at udelukke tilbudsgiver. - HUSK kvalitetskontrol!!!!! 01-01-2019

Eksempler på fatale fejl Levering af tilbud og vareprøver ved fragtmand, som mener kl. 15 er i orden, selvom der står levering inden kl. 12 eller 14. Underskrifter, afkrydsning og besvarelse af alle krav. Tjek at data er indlæst på USB, CD-rom Følgebrev med henvisning til almindelige forretningsbetingelser ”ved ordre under 500 kr. tillægges der et ekspeditionsgebyr på 50 kr.” = forbehold = ukonditionsmæssig!!! Virksomhedsopkøb/fusion/agenturskift – det er den, som afgiver tilbudet, som der indgås aftale med, og kontrakten følger ikke automatisk med over i det nye selskab. Afgiv priser i de efterspurgte enheder (stk.). 01-01-2019

Spørgsmål Så vidt muligt besvares spørgsmål mundtligt på mødet: alternativt besvares spørgsmålene efterfølgende skriftligt Alle spørgsmål vil blive tilføjet de øvrigt indkomne skriftlige spørgsmål, og alle Spørgsmål & Svar vil efterfølgende blive lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form 01-01-2019