SAPA KOMMUNENETVÆRKSMØDER November 2015 Implementering, udrulning og pilotkommuner Line Abildgård & Monica Neesgaard

Implementering på agendaen Udrulning i kommunerne Uddannelse Overblik over kommunernes aktiviteter og opgaver Pilotkommunerne SAPA-strategi i Faaborg-Midtfyn v. Peter Bach Nielsen To-og-to debat

UDRULNING I KOMMUNERNE

H Udrulning planlægges i halvår Hænger sammen med overordnet tidsplan H H H Pilotudrulning 3 bølger Ordinær udrulning I 1-2 bølger Ordinær udrulning II 3 bølger Ordinær udrulning III 3 bølger

Halvår inddeles i bølger Som udgangspunkt 3 bølger, delvist overlappende

Opstart Afslutning IdriftsættelseIbrugtagning En bølge består af flere forløb Ca. 10 kommuner i hver bølge, fælles uddannelse indenfor bølgen Kommune A Kommune B Kommune C Kommune J

Et udrulningsforløb Dækker udrulning til 1. brugergruppe i kommunen ? ? 1.3 Opstart 2.1 Planlægning 2.2 Klargøring 2.3 Idriftsættelse 3.1 I gang 3.2 Overlevering Udrulning (operationel) 2-4 uger 2 uger 1-2 uger ? 4 Forankring Idrift- sættelses- dato Opstart Afslutning 1. ibrug- tagnings- dato ?

Udrulningsplanen Større puslespil Tværgående koordinering i monopolbruddet Q Kommuner grupperes i bølger Q Planen præsenteres Spørgsmål og dialog Giv input via evalueringsskema!

UDDANNELSE

Uddannelse - grundpakke Administrator Superbruger Instruktør

Slutbrugere uddannes af jeres egne instruktører… … eller I kan tilkøbe undervisning hos Netcompany Træn-træner-princippet

Indhold i uddannelsen Introduktion til SAPA SAPA i det kommunale landskab Anvendelse af SAPA Overblik Anvendelse af SAPA Advis Tilrettelæggelse af brugeruddannelse Undervisningsmateriale Undervisningsteknik Formidling af budskaber Håndtering af spørgsmål SAPA’s datamodel og forretningsregler Anvendelse af SAPA Administration: opsætning af målgrupper, faneblad samt advis Superbrugere Administratorer Instruktører (overbygning) Samme indhold som superbrugerne på dag 1

Uddannelsesmaterialer

Praktiske informationer Superbrugere og instruktører uddannes fortrinsvis lokalt i kommunerne Administratorer uddannes fortrinsvis på 4 centrale lokationer hos NC

OVERBLIK OVER KOMMUNENS AKTIVITETER OG OPGAVER

Aktiviteter og opgaver Aktiviteter: Alt det kommunerne kan arbejde med i en implementering Opgaver: De konkrete opgaver KOMBIT stiller – fremadrettet i KIGO Opgaver om KMD Sag Exit, snitflader, projektorganisering, kontrakter m.m. Strategiske opgaver fx snitfladestrategi, opgaver om arbejdsgange/organisering m.m. Opgaver knyttet til udrulning, fx uddannelse og konfiguration Allerede stillede opgaver Opgaver frem mod udrulningshåndbog Opgaver i forbindelse med udrulningshåndbog

Overblik over aktiviteter og opgaver Implementerings- aktiviteter Udrulnings- aktiviteter Hvor får kommunen overblik over aktiviteter (i skema)? Procesdiagram ”Ud af KMD Sag & Systemer, kontrakter og snitflader” Procesdiagram ”Ind i SAPA – Organisatorisk & Teknisk” Detaljeret udrulningsforløb Hvor får kommunen overblik over aktiviteter (i ord)? Dokumentet ”SAPA-overblik over hovedopgaver” Udrulningshåndbog Hvor finder kommunen de konkrete opgaver? Opgaver i KIGO (vedr. fx KMD Sag Exit- strategi) Tidligere stillede opgaver (vedr. fx snitflader) Opgaver i KIGO

Hvornår? Procesdiagrammer + SAPA-overblik over hovedopgaver: Evt. løbende opdatering Udrulningshåndbog + Detaljeret udrulningsforløb: Første version forventes Q (9-12 md. før første bølge) KIGO-opgaver: Opdatering af eksisterende opgaver forventes ultimo november 2015 Løbende nye opgaver

Kommunens egne aktiviteter Mange vigtige aktiviteter vil aldrig komme i KIGO, fx indenfor: Projektledelse Forandringsledelse Detailplaner OSV.

Redskaber til at understøtte arbejdet med aktiviteter og opgaver Hvad kan det være? Vejledninger, skemaer, eksempler, tjeklister m.m. Hvordan laves de? Udvikles løbende sammen med kommuner og pilotkommuner Hvor findes de? Dokumentbiblioteket og KIGO-opgaverne – og bliver annonceret i nyhed NYT: KMD Sag EDH FAQ & SAPA Snitfladestrategi

PILOTKOMMUNERNE

Pilotkommuner

Piloternes arbejde 8. sept. Q Q1 2016Q2 2016Q Q Pilotudrulning Arbejdsgruppe om planlægning Planlægning og gennemførelse af implementeringsaktiviteter i egen kommune Fælles seminarer 27. okt. 8. dec. Flere fælles seminarer planlægges Arbejdsgruppe om kommunikation Arbejdsgruppe om kompetenceudvikling Arbejdsgruppe om arbejdsgange og organisering Arbejdsgruppe om konfiguration Nye arbejdsgrupper efter behovbehov

Hovedopgaver ved implementering 1.Drift og support 2.Kontrakt-, indkøbs- og leverandørstyring 3.Projektstyring 4.Strategi 5.Kommunikation (Arbejdsgruppe i gang) 6.Gevinstrealisering 7.Sagsklargøring/-oprydning 8.Kompetenceudvikling (I gang) 9.Arbejdsgange og organisering (I gang) 10.Go-live 11.IT-miljø og infrastruktur 12.Konfiguration (I gang) 13.Integrationer og snitflader 14.Konvertering og migrering 15.Test og prøver 16.Idriftsættelse af løsningen 17.Ud af KMD Sag Tværgående gruppe: Pilotudrulningsplanlægning

Piloterne hjælper med at udvikle redskaber! Redskaberne bliver tilgængelige i KOMBIT’s dokumentbibliotek. Nogen af dem bliver bilag til KIGO-opgaver. Vejledning om ditten datten Konfigurering af SAPA Eksempel på organisering

Piloterne evaluerer og formidler erfaringer! Piloterne deltager i evalueringer for at sikre en glat og succesfuld udrulning til alle andre kommuner: Generalprøve på kommunernes eget udstyr Teknisk evaluering Organisatorisk evaluering

SAPA-STRATEGI FAABORG-MIDTFYN V. PETER BACH NIELSEN

ØVELSE EFTER PAUSEN

Kom i gang med de strategiske overvejelser! Hvilke medarbejdergrupper skal bruge SAPA – til hvad og hvornår? F.eks.: Jobcenter Udsatte børn/unge Voksen/handicap Ældre/omsorg PPR xxx Sum med din sidemand og udfyld det udleverede skema for en enkelt brugergruppe – vi samler skemaerne ind bagefter.

KommuneMedarbejdergruppe Forudsætninger eller barrierer for at medarbejdergruppen kan tage SAPA i brug (F.eks. snitflader til rådighed, advis’er til rådighed, skift af fagsystem, organisatoriske udfordringer) Udbytte af SAPA (Hvilken værdi får denne medarbejdergruppe af SAPA?)

Tak for i dag!