Statens Indkøbsprogram 9. fase Orienteringsmøde for hotelaftalen Torsdag d. 15. januar 2015 kl. 10:30 ved Rebecca Preisler

Om Statens Indkøb Introduktion til hotelaftalen Sortiment Bestilling af hotelophold o Ordrebekræftelse o Priser og fakturering o Afbestilling Spørgsmål DAGSORDEN

Om Statens Indkøb Etableret i 2006 i Finansministeriet. Placeret i Moderniseringsstyrelsen. Statens Indkøb indgår statslige indkøbsaftaler ud fra indkøbsprogrammets principper om standardisering, koordinering og forpligtelse. Indkøbsaftalerne bliver udarbejdet med bidrag fra eksperter fra hele staten/repræsentanter fra ministerierne. Kommunikation til ministerområderne sker via koncernindkøberen (KIS).

Fordele ved aftalen Meget attraktive priser. Stor variation af hoteltyper – blandt andet: kroer, low budget-hoteller, slotshoteller og store kongreshoteller. Stor geografisk spredning på hotellerne. Der er mulighed for at fravælge morgenmad, hvis man fx skal til konference efter overnatningen. Gennemsigtighed i pris og sortiment. Nyt brugervenligt bestillingssystem.

Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalen ved køb af hotelophold i Danmark, som rammekontrakten omfatter, jf. cirkulære om indkøb i staten. Selvejende institutioner, Danmarks Nationalbank, Folketinget, Færøernes Hjemmestyre og Grønlands Selvstyre kan frivilligt tilslutte sig retten til at gøre brug af aftalen. Hvem skal anvende aftalen? 6 Læs mere om aftalen på

Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år fra 1. januar 2015 og frem til 31. december Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen i op til 2 gange 1 år. Ved forlængelse vil frivilligt tilmeldte kunder fortsat være tilmeldt aftalerne.

Forpligtelsen til at anvende rammekontrakten for hotelophold i Danmark gælder i de udvalgte fire geografiske områder: o Delaftale 1 - Nordlig del af Jylland o Delaftale 2 - Sydlig del af Jylland og Fyn o Delaftale 3 - Sjælland, Lolland og Falster (minus København og Frederiksberg) o Delaftale 4 - København og Frederiksberg Såfremt der er behov for overnatning i områder, som ikke er omfattet af delaftalernes geografiske dækningsområde, eller de hoteller, der er indgået rammeaftalen med ligger så langt væk fra Kundens bestemmelsessted, at Kunden ikke kan anvende disse, må Kunden vælge et hotel, som ikke er omfattet af Rammekontrakten. Geografisk opdeling 8

Sortiment Aftalen omfatter to ydelser: Overnatning med morgenmad Overnatning uden morgenmad Møder for op til 10 personer er således ikke længere en del af sortimentet på hotelaftalen. Møder/konferencer kan indkøbes på Konferenceaftalen fra 2013.

Rammekontraktens opbygning Rammekontrakt Kontraktbilag 1A: Generelle krav Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation Kontraktbilag 3: Liste over Kunden Kontraktbilag 3A: Selvejende institutioner Kontraktbilag 3B: Liste over selvejende institutioner Kontraktbilag 4: Priser Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering Kontraktbilag 6: Levering Kontraktbilag 7: Tilslutningsaftale Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11: Spørgsmål og svar Kontraktbilag 12: Fakturering Kontaktbilag 13: Procedure for bestilling Kontraktbilag 14: Udskiftning af hoteller

Bestilling på hotelaftalen Bestillingsapplikation

Ordrebekræftelse Kunden har ved bestilling i tidsrummet kl – uanset bestillingsform – krav på at modtage en ordrebekræftelse fra Leverandøren inden for 1 time fra bestillingstidspunktet. Kunden har ved bestillinger i tidsrummet kl krav på at modtage en ordrebekræftelse fra Leverandøren senest kl den følgende dag. Leverandøren skal fremsende ordrebekræftelsen til Kunden via (til bestilleren).

Ordrebekræftelse (II) Ordrebekræftelsen skal indeholde: Referencenummer/tekst (fx journalnummer hos Kunden eller navnet på det projekt/den konference, Kunden tager ophold på grund af). Navn(e) på de(n) person(er), der skal overnatte. Fulde kontaktoplysninger på bestiller (navn, virksomhedsadresse, adresse, telefonnummer). Dato og tidspunkt for ankomst og afrejse. Antallet af værelser. Hvorvidt opholdet eller opholdene er med morgenmad. Samlet pris for det bestilte.

Priser og fakturering Ved køb på Rammekontrakten skal Kunden maksimalt betale den pris, der fremgår af bestillingsapplikationen. Prisen, der gælder ved Kundens køb på Rammekontrakten, må ikke overstige Leverandørens laveste dagspris. Såfremt Leverandøren kræver betaling for ydelser eller produkter ved hotelophold omfattet af Rammekontrakten, som ikke er prissat i Kontraktbilag 4A, skal Leverandøren tilbyde Kunden en pris, der er mindst lige så favorabel som den pris, Leverandøren tilbyder sine andre storkunder for den pågældende ydelse. Fakturering kan tidligst ske efter hotelopholdets afslutning eller, efter den overnattende person har boet på hotellet i 14 sammenhængende døgn. Eventuel fakturering for afbestilling af et ophold kan ske, efter afbestilling er sket. Der henvises i øvrigt til Kontraktbilag 6. Vederlaget forfalder til betaling 30 dage efter Leverandørens afsendelse af fyldestgørende faktura, jf. Kontraktbilag 12.

Ophold for enkeltpersoner kan afbestilles vederlagsfrit indtil kl på ankomstdagen. Kunden kan afbestille hotelophold for 2-20 personer eller reducere deltagerantallet vederlagsfrit, når ændringen er Leverandøren i hænde senest 15 dage før hotelopholdet skulle påbegyndes, jf. afbestillingsfristerne i Kontraktbilag 6. Afbestilling eller reduktion i antallet af ophold for over 20 personer kan afbestilles vederlagsfrit, når ændringen er Leverandøren i hænde senest 35 dage før hotelopholdet skulle påbegyndes Enhver afbestilling eller reduktion i den oprindelige bestilling bør ske skriftligt og rettidigt i henhold til afbestillingsfristerne i Kontraktbilag 6. Afbestilling 15

Faktaark, bestillingsapplikation og kontraktmateriale kan findes på Kom godt i gang! 16

Spørgsmål

MERE INFORMATION Læs mere på Kontraktstyrer og kontaktperson: Mads Christian Grimmig Kobbernagel Tlf