Tilgængelighed og elektroniske dokumenter Lbc/

Program Tilgængelighed til dokumenter generelt Word og InDesign Tilgængelighed til pdf-filer Øvelser

Retningslinjer For W3C-formater: WCAG 2.0 For ikke-W3C formater –Word, Excel, PDF, Flash, ODF,... –Hvis utilgængelige, så skal findes tilgængelige alternativer –Dokumenterne skal følge retningslinjerne for det pågældende format –Leverandører er på vej med WCAG 2 supplement til sikring af tilgængeligheden til fx Word og PDF

Type af problemer (dokumenter) Nogle problemer skabes af systemerne –Fx utilgængelige auto-generede dokumenter, dårlige skabeloner, forkerte pdf værktøjer, … –Manglende skabeloner Andre problemer skabes af medarbejdere –Fx forkert anvendelse af skabeloner og værktøjer, uheldig publiseringspraksis Atter andre skabes af eksterne leverandører af dokumenter –Konsulenter, grafikere, … –Låste dokumente

To problemstillinger 1.Eksisterende dokumenter –Stor manuel arbejdsopgave –Kan ikke automatiseres –Næppe realistisk at løse 2.Nye dokumenter –Tilgængelighed er let at opnå –Tilgængelige skabeloner –Korrekt anvendelse af skabelonerne –Fornuftige publiceringsprocesser

Grundlæggende forudsætninger 1.Velstrukturerede dokumenter 2.Korrekt opmærkning –Adskillelse af præsentation og indhold/struktur –Opmærkning af struktur –Opmærkning af sprog 3.Tekstlige alternativer til illustrationer 4.Meningsfuld læserækkefølge

Word dokumenter Anvend typografier og anvend dem korrekt Mærk sproget korrekt Tilføj alternativer til illustrationer Brug overskrifter Bullets: enten liste eller tal angivelser Kolonner: hvis man har siden delt i to kolonner, så brug ’Format’ i stedet for tabulator Angiv tabeloverskrifter Header og footer indhold vil som udgangspunkt ikke læses op

Word dokumenter Sprog

Word dokumenter Sprog

For dele af tekst i Word

Alternativ tekst

Word dokumenter Overskrifter

Word dokumenter Bullets

Word dokumenter Kolonner

Word dokumenter Tabeller

Power point - problematikker Indhold bliver læst op i den rækkefølge som det er sat ind Elementer med stor tekst kan blive læst først Ingen mulighed for at styre læserækkefølge strukturelt Overskriftangivelser (titelboks) – ikke andre H-niveauer end det ene H1 Ingen overskriftangivelser i tabeller

Konvertering til PDF Kildedokumentet –Skal være velstruktureret –Skal være korrekt opmærket med klar adskillelse af indhold og struktur –Sprog/sprogskift skal være angivet –Det resulterende dokument skal være i Tagged PDF –Tags kan tilføjes senere – men det anbefales ikke

Konvertering til PDF (II)

Konvertering til PDF (III) Konverteringen –Ikke ligegyldigt hvorledes man skaber PDF filer –Dårlige: Printer drivere (Adobe PDF, CutePDF, …) –Gode: Microsoft gem-som-pdf, Adobe Acrobat Office Plug-in, Open Office Gem- som-pdf –Sikkerhedsniveauet skal være korrekt (Content Extraction for Accessibility)

Tilgængeligheden til InDesign dokumenter

I gamle dage Tekstkæder Alternativ tekst Men så kom CS4…

Angiv mærker til Tekst (p, H1, H2…) Tabeller (dog kan overskrifter først sættes på i Acrobat Pro Lister (dog kan lister først tagges helt i Acrobat Pro) Læseorden i hele strukturen

Tekst Mærkning af tekst

Knyt formater til mærker

Angiv mærker på tekstenheder

Læseorden Skab læserækkefølge ved at angive flytte mærker i strukturlisten

Alternativ til ikke tekstlige elementer Billeder

Baggrundsgrafik Artifact mærkes

Konvertering Husk koder

Tilgængelighed til pdf-filer

PDF-dokumenter PDF = Portable Document Format PDF er mange forskellige ting To hovedtyper af PDF dokumenter 1.Dokumenter skabt fra tekstbehandlingsprogram Tilgængelige for de fleste 2.Dokumenter skabt fra scanning Utilgængelige for de fleste

Konvertering til PDF (IV)

PDF fra scanner Image-only dokumenter Ingen tags, ingen struktur Visse elementer kan genskabes ved hjælp af OCR, fx Paper Capture Tags kan tilføjes manuelt; anbefales ikke Utilgængelige for de fleste; bør ikke anvendes

Tjek tilgængelighed Brug Acrobat Pro –Avancerede indstillinger –Tjek for tilgængelighed –Fuld tjek –Tjek for Adobe PDF formatet

Låste pdf-filer Hvis PDF-filen ikke er tilgængelig, kan den ikke gøres tilgængelig før den låses op

Læsbarhed Dokumenter bør gemmes som tekst Tastaturadgang Understøttelse af skærmlæsere: –Kodet / tagged pdf –Udtrækning af tekst (indstilles i egenskaber) –Læserækkefølge

Tagging Dette kan gøres automatiseret for noget indhold Det kan gøres manuelt for resten – en stor opgave Langt det bedste resultat opnås ved at tagging er foretaget i oprindelsesfil Tagging kan foretages i pdf-fil via Acrobat Pro, men kan være upræcis da der skal ’gættes’

Tilføj tags til utagget dokument

Tilføj tags til utagget dokument - gennemse

Manglende sprog Dette kan gøres i oprindelsesfil i nogle formater, hvilket er mest holdbart Dette kan gøres i Acrobat Pro –For hele dokumentet automatiseret –For dele af dokumentet manuelt

For hele dokumentet i Acrobat

For dele af tekst i Acrobat Pro

For dele af tekst i Acrobat

Læserækkefølge Afhænger af oprindelsesformatet For Word er læserækkefølgen fornuftig, hvis man overholder word- principperne I Acrobat Pro kan man reparere læserækkefølge manuelt

Manglende alternativer Ikke tekstligt indhold har ikke alternativ - typisk grafikker Dette er altid en manuel proces Dette kan gøres i oprindelsesfil i nogle formater (fx Word), hvilket er mest holdbart Dette kan også gøres enkelt i Acrobat Pro

Tilføje overskrifter Dette kan gøres i oprindelsesfil i nogle formater, hvilket er mest holdbart. I oprindelsesfil kan det gøres både automatiseret og manuelt Dette kan gøres i Acrobat Pro manuelt

Angivelse af tabeloverskrifter Dette kan gøres i oprindelsesfil i nogle formater, hvilket er mest holdbart. Dette kan også gøres manuelt i Acrobat Pro

Tjekliste for pdf-filer En vurdering til tilgængeligheden til en pdf-fil bør som minimum rumme følgende trin: 1.Kør en fuld tilgængelighedsrapport 2.Hvis filen ikke er tagget gøres dette først - Gem filen og kør en ny tilgængelighedsrapport 3.Ret op på andre kriterier fra tilgængelighedsrapport 4.Tjek at overskrifter er meningsfulde 5.Tjek at artifact elementer skal ignoreres 6.Tjek læserækkefølge

Tilgængelighed vs. God tilgængelighed

Øvelse 1 Lav et Word-dokument med følgende: Brødtekster Brødtekst i to kolonner Overskrifter Billede Liste Datatabel Konverter til pdf og gem filerne på din computer

Øvelse 2 Lav et InDesign dokument med følgende: Brødtekster Overskrifter Baggrundsbillede Billede Liste Tabel Konverter til pdf og tjek tilgængelighed

Øvelse 3 Tjek tilgængeligheden til jeres dokument fra øvelse 1 og 2. Reparer eventuelle fejl i den oprindelige fil.