Leverandørmøde D. 5. december 2012 Leverandørmøde

Velkomst og præsentation Indkøbsfællesskabet Sjælland – Et fællesskab bestående af 15 erhvervsskoler Selandia CEU - værtsinstitution EUC Nordvestsjælland TEC Københavns Tekniske Skole Erhvervsskolen Nordsjælland Roskilde Slagteriskole Hotel- og Restaurantskolen CELF Campus Bornholm CPHWest Køge Handelsskole SOSU Sjælland SOSU Nykøbing Falster SOSU C SOPU Ansatte i fællesskabet – Karina With, Indkøbschef, cand.jur. – Camilla Larsen, udbudsjurist, cand.jur. – Troels Skovsfeldt, udbudskonsulent pr. 2. januar 2013 – Stinnah Langholm, udbudskonsulent (Barsel)

Indledning Indkøbsfællesskabets første leverandørmøde på auto Målsætning for indkøbsfællesskabet Sjælland – Målet er at modtage input til udarbejdelse af endeligt udbudsmateriale. Sikre en kravspecifikation med en konstruktion, som reelt er attraktiv at byde ind på – Vi vil gerne have Jeres faglige input Sikrer seriøst udbudsmateriale = seriøse tilbud = godt resultat

Hvordan konstruktivt samarbejde? Vores kompetencer – Udbudsprocessen – Fagligt kompetente medarbejdere på skolerne med forskellige interesser - deltager via brugergruppemøder De kender behovene! Jeres kompetencer – Faglighed omkring autoreservedele og tilbehør I kender markedet og Jeres produkter! Tilsammen har vi det bedste resultat!

Udbudsprocessen Spørgsmål og svar periode – Vi betragter Jeres spørgsmål som ny viden, som er med til at sikre Jeres seriøse bud Modsat holdning – Irritation over, at vi evt. skal ændre de krav, der er fastlagt

Markedet for autoreservedele og tilbehør Vi er meget interesserede i at høre, hvordan markedet for autoreservedele og tilbehør bevæger sig? Eks. kender alle markedet for benzin – Den er afhængig af dollaren, oprør i Mellemøsten etc. Hvordan er markedet for autoreservedele og tilbehør? – Bevægeligt? – Forudsigeligt? – Afhængigt af priserne på andre markeder? – Skatter og afgifter – Prisregulering?

Udfordringer Hvordan bliver I skarpest på prisen? Hvad har I behov for? Dokumenter? Forsikring?

God pris på autoreservedele og tilbehør Hvilke behov har I som leverandører for at kunne blive skarpest? – God pris = nøjagtig mængde – God pris samme kunde(r) over årrække Hvad tæller?

Offentligt EU-udbud på autoreservedele og tilbehør Forventes opdelt på 2 delaftaler: 1.Autoreservedele 2.Tilbehør Udbuddet vil ske i form af rammeaftaler Dvs. alle kontraktuelle forhold, herunder leveringsbetingelser vil være kendt og givet på forhånd. Det forventes, at der bliver valgt én leverandør pr. delaftale. Det forventes, at aftalerne bliver 2 årige med optioner på 2 x 1 års forlængelse Tildelingskriteriet på delaftale 1 bliver forventeligt økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterier som pris og sortiments dybde og bredde. Tildelingskriteriet på delaftale 2 bliver forventeligt laveste pris.

Kravspecifikation og tilbudsskema Opdeling af kravspecifikation og tilbudsskema for aftalerne – Delaftale 1 – autoreservedele Opdelt i mærker, hvor hvert mærke har sit eget dokument indeholdende det pågældende mærkes modeller og årgange – Delaftale 2 - tilbehør

Tidsplan Udbuddet publiceres på Forventelig tidsplan – 31. januar 2013 forventes udsendelse af udbudsmateriale – Spørgefrist udløber d. 19. april 2013 (forventelig) – Tilbudsfrist d. 3. maj 2013 (forventelig) – Tildeling d. 17. maj 2013 (forventelig) og derefter stand still periode – Kontrakttildeling d maj 2013 (forventelig) – Kontrakt ikrafttræden 1. juni 2013 (forventelig)

Dialog omkring tekniske beskrivelser Hvad skal der til, før I kan byde seriøst på vores kravspecifikation? Hvordan sikrer vi, at varerne bliver de bedste, billigste og størst udvalg? Hvilke ting har I erfaret – Virker? – Virker ikke?

Beskrivelse af autoreservedele – delaftale 1 Noget særligt, vi skal være opmærksomme på? – Bestillingsprocedure - vi forestiller os: Levering 2 gange dagligt (morgen, formiddag) Elektronisk bestilling (webside)/telefonisk/mail – Særlig lovgivning – Erstatningsvarer?

Beskrivelse af tilbehør – delaftale 2 Noget særligt, vi skal være opmærksomme på? – Bestillingsprocedure - vi forestiller os: Levering 2 gange dagligt (morgen, formiddag) Elektronisk bestilling (webside)/telefonisk/mail – Erstatningsvarer? – Særlig lovgivning

Beskrivelse af tilbehør – delaftale 2 Konsignationslager for nogle af varerne. – Hvilke oplysninger har I brug for at kunne byde ind med en skarp pris på produkterne Vi forestiller os, at prisen som udgangspunkt vil skulle indregnes i produkternes pris. – Leverandøren skal foretage opfyldningen af produkterne: Interval Mængder Optælling Forsikring af varelager (hos Ordregiver) Varemodtagelse

Levering – begge delaftaler Distribution – Aflæsning Faste kontaktpersoner Levering? – Mangler (herunder glemte varer) eller fejl i levering – 3 tim. omleveringsmargin? – Fri levering? Betydning for prissætning af varer?

Kvalitet Hvordan beskriver vi god kvalitet? – Hvordan sikrer I kvalitetsstyring? Er der generelle beskrivelser, som sikrer, at I alle er stillet ens? ISO Certificering?

Miljø Generelle miljøkrav, som I generelt overholder? Findes der generelle standarder? Findes der branchebestemte standarder?

Spørgsmål Har I nogle spørgsmål til os?