Vibeke Thøis Madsen, IntraTeam Det redaktionelle arbejde med intranet og samspillet med andre kommunikationskanaler Vibeke Thøis Madsen, IntraTeam www.IntraTeam.dk

Dagsorden Intern kommunikation i perspektiv Forskellige interne nyhedskanaler Det redaktionelle arbejde med intranet

Verden har rykket sig Ledelse uden kommunikation Ledelse med kommunikation Ledelse er kommunikation

Medarbejdere i 2010 Ikke nok at vi ved hvordan Vi vil vide hvad og hvorfor? Vi finder i høj grad selv ud af hvordan Nutidens medarbejdere vil ikke længere nøjes med at vide hvordan. De vil vide hvorfor. Derfor kan vi ikke klare os med en manual, der fortæller hvordan vi formulerer os, når vi skriver til kunderne. Vi skal have en kommunikationspolitik, der er knyttet til virksomhedens værdier, så vi ved hvorfor vi bruger ”du” eller kalder os ”innovativ” eller…. What and why kommer ned… Medarbejderne skal nok fortælle ”hvordan” Eksempel: Vestfrost som informerede på livet løs på info-møde, i personaleblade og på intranettet  ingen strejker i kølvandet på massefyringer. Fra informationspolitik til kommunikationspolitik. Medarbejderne vil inddrages og lyttes til. Kommunikationsfaget har udviklet sig. Kommunikationsfaget har flyttet sig fra propaganda til massekommunikation til understøttende kommunikation. Fra information til kommunikation.

Fra information til kommunikation Fra monolog til dialog Reaktiv Proaktiv Interaktiv

Tænk dialogen med i intern kommunikation Giv mulighed for at kommentere artikler på intranettet Brug blogs Sæt ordet frit i diskussionsfora Dyrk projektrum Hold dialogmøder Lav afstemninger Vestfrost startede med de store informationsmøde og gik over til dialogmøder med 30-50 deltagere.

Interne nyhedskanaler Intranet – i tekst, lyd eller video Personaleblade Nyhedsbreve på papir Elektroniske nyhedsbreve eller mails Sociale eller deltagende medier som blogs, fora og wiki Opslagstavler eller køleskabe Mobile enheder med SMS og Twitter Storskærme Personalemøder, informationsmøder

Forskelle Tiden – Fra tanke til publikation. Godkendelse og deadline Informationsmængde – stor eller lille Målgruppe – ved computer eller i marken Ønske om dialog – envejs eller tovejs kommunikation Styring – central eller decentral

Brug medierne til det de er gode til Tryksager forklarer hvad og hvorfor og fokuser på det sociale Mail, SMS og Twitter gør medarbejderne opmærksomme på her og nu information og får dem over på intranettet Intranettet har nyheder, link til mere information, kan involvere medarbejderne, kan bruge multimedier som podcast og video, dele billeder Sociale medier kan udvikle ideer, løse problemer og få medarbejderne til at tale om, hvad organisationen forsøger at gøre og hvordan de kan hjælpe Møder – mere personlige – kan fornemme stemninger AP Pension havde lavet en

Eller sagt på en anden måde Personalebladet brander Intranettet har den daglige nyhedsstrøm Sociale medier åbner kommunikationen Møder giver nærvær, dialog og troværdighed

Personalebladet Hvor er vi på vej hen og hvorfor? Portrætter af medarbejdere og afdelinger Temaer Resultater af undersøgelser Billeder og historier fra sommerudflugt, julefrokost, firmafodbold osv. Lokke medarbejdere på intranettet: Bestil en uge i vores sommerhus på intranettet Brande virksomheden Godkendelse og deadline

Intranettet Det primære nyhedsmedie Indhold som vejledninger, procedurer Mulighed for dialog gennem blogs, fora Arbejdsredskab – kan booke møderum mv. Videndeling i projektrum Podcast, vodcast og billeder I vores undersøgelse siger halvdelen at det er den primære nyhedskilde. 1/3 arbejder hen imod det. Intranettet var tidligere primært til kommunikation, nu også videndeling

Video på intranettet Kan engagere medarbejderne Korte sekvenser Godt med spørgsmål og svar Læs ikke op Må ikke være poleret og reklameagtig Må ikke være for upoleret Kan ikke skimme indholdet Hvilket indhold? Administrerende direktør fortæller, instruktioner, tage temperaturen blandt medarbejdere. Billeder kommunikerer til følelserne

Lyd på intranettet Kan downloade og tage med Kan lytte, mens du laver noget andet Bedst med korte ting, men lidt længere dur også Appellerer til læsesvage medarbejdere Tænk i radio og radiostemme Nemt at lave podcast Hvilket indhold? Instruktioner, storytelling, artikler

Sociale medier Debat Høre mange stemmer Præsentere sig selv og sin viden Dele billeder, film, dokumenter Hvilket indhold? Der er som regel en udvikling. Skal lige igennem en selvstændighedsfase og afprøve grænser

Godt med samspil Eksempel fra Novo Nordisk: Diskussion om vand på flasker på deres blog på intranettet  Afskaffer vand på flasker  Artikel i personalebladet om hvorfor vi nu drikker postevand i stedet for vand på flaske

Eksempel fra Vestfrost Storskærme i kantinen: Økonomiske nøgletal og produktivitet i de forskellige afdelinger Personaleblad: Historie som fortæller hvad tallene viser, og hvad ideen er med at vise dem. Blandt andet interview med controlleren der står bag tallene Intranet: Samme historie i kortere udgave med links til nøgletal mv. Informationsmøder: Administrerende direktør fortæller om tallene, og hvad de viser – mulighed for spørgsmål

Andre eksempler

Det redaktionelle arbejde med intranet

Tænk i målgrupper Hvilke nyheder er relevante for hvem? Brug segmentering, personalisering eller skriv målgruppen på Det skal være muligt at abonnere på alle nyheder. Der skal ikke være noget hemmeligt, men det skal være muligt at sortere og fravælge i nyhedsstrømmen.

Organisationscentreret Afdelinger Politikker Procedurer Hvem er vi? Hvad gør vi? PAS PÅ, at I ikke falder i organisationsfælden!

Skab de rette nyheder Tænk i: Medarbejdere Opgaver Overskrifter Nyheder til medarbejderne – Hvad betyder det for mig? Nyheder til kunderne – Hvad kan jeg bruge det til?

Medarbejderfokus Find en medarbejder Lej vores sommerhus Tag en uddannelse Book et møderum Kom med forslag til besparelser Sådan påvirker vores nye strategi dit arbejde

Nyheder til mig Relevant for: mit arbejde og mine arbejdsopgaver mine rammer og mine nærmeste kollegaer mine faglige interesser mine private interesser

Nyhedskriterier på intranettet Aktualitet Relevans Identifikation

Ærlig kommunikation i øjenhøjde Væk med glorificerende virksomhedshistorier Troværdig og relevant Identifikation Plads til dialog og debat Det er svært! Lederne kommer ofte med en masse nyheder, de vil presse ned i medarbejderen. Sørg for at ændre vinklen så det bliver relevant for medarbejderen – Hvad betyder det for mig. Skriv eventuel nyheden til flere målgrupper Nutidens medarbejdere vil ikke længere nøjes med at vide hvordan. De vil vide hvorfor. Derfor kan vi ikke klare os med en manual, der fortæller hvordan vi formulerer os, når vi skriver til kunderne. Vi skal have en kommunikationspolitik, der er knyttet til virksomhedens værdier, så vi ved hvorfor vi bruger ”du” eller kalder os ”innovativ” eller…. What and why kommer ned… Medarbejderne skal nok fortælle ”hvordan” Eksempel: Vestfrost som informerede på livet løs på info-møde, i personaleblade og på intranettet  ingen strejker i kølvandet på massefyringer. Fra informationspolitik til kommunikationspolitik. Medarbejderne vil inddrages og lyttes til. Kommunikationsfaget har udviklet sig. Kommunikationsfaget har flyttet sig fra propaganda til massekommunikation til understøttende kommunikation. Fra information til kommunikation. En killerapplikation er helt klart vedkommende nyheder, og det er her ledelsen skal gå forrest. Medarbejdere kan aldrig få nok information, men den information de helst vil have, er den der fortæller, hvad det så betyder for deres arbejde. En lederblog kan være en god idé, men kun hvis lederen egner sig til at blogge

Redaktionsgruppen Faste møde intervaller – med efterkritik Ansvars- og ressource-fordeling Jævnlig opdatering af forsiden De rigtige deltagere Brug for kompetencer som: Viden om organisationen Ansvar for struktur og orden Ikke ledere Koordinerende funktion Lyst til at skrive Sponsor i ledelsen Faste møde-intervaller Hver 14. Dag i starten derefter månedsmøder. Ansvars- og ressource-fordeling Mange steder er det med at lægge noget på intranettet bare en ekstra-opgave som nogen har fået. Hvem har ansvaret for hvilke dele af intranettet og hvor lang tid må der bruges på det? 20-25% af de gode medarbejderes tid. Jævnlig opdatering af forsiden Jyllands-Posten med samme forside. Nyheder og billeder, der viser virksomhedens liv. Uddannelse Uddannelse i software, køre en redaktion og skriftlig kommunikation på web. Billedbehandling. Grafiske standarder Hvem læser Statstidende? Fastholder grafiske standarder i deres respektive afdelinger/områder på intranettet. Navigationsstruktur Intet mere end tre klik væk. Søgemaskiner erstatter ikke en god struktur, men er kun en nødløsning. Søge på ”letmælk” giver os letmælk. Hvis vi via strukturen fandt kølemontren ville vi se: skummetmælk, minimælk, letmælk, sødmælk og andre mælkeprodukter. UDELADT: Medarbejdere uden skærm Papirversion

Klæd redaktørerne på Skab et fællesskab omkring det at være redaktør Lav en skriveguide og retningslinjer for grafik og billeder Uddan redaktører i at bruge CMS, skrive til nettet og behandle billeder

Decentral opdatering og redigering stiller krav til support, oprydning og overvågning, men giver frihed og forhindrer flaskehalse. Jyske Bank juni 2005

Balancegang mellem nemt at bidrage og høj kvalitet Faste Portaler Struktureret niveau Redaktørerne Måling af kvalitet Forside Personale Redaktør A Redaktør B HR- redaktør IT- redaktør Personlig side Flydende portaler Ustruktureret niveau Kollektivt ejerskab Nemt at bidrage Projektrum Møderum Socialt Møderum Projektrum

Arbejd som en redaktion Tænk i: nyhedskriterier tophistorier bagside forskellige medietyper – tekst, lyd, video forskellige medier – personaleblad, info-møde, opslagstavle Udgivelsestidspunkter - skab en medievane

Opdateret indhold Hvor længe er nyheder på? – gør det automatisk Hvor tit skal I opdatere det faste indhold? Lav procedurer og påmindelser så indhold bliver opdateret Alt indhold skal have en ansvarlig Ryd op og smid indhold ud

Tak for opmærksomheden!

Fem publiceringsmodeller http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_publishing/index.html