Implementering – Hvor svært kan det være? ”Implementeringsstrategi – erfaring fra region og sygehus” ITU torsdag den 25. oktober 2007 Vicky la Cour, Implementeringsenheden, Koncern IT Koncern IT www.regionh.dk

Dagens program Introduktion Kært barn mange navne Aktører og udfordringer Strategier Kan man vælge? Hvor svært er det egentligt?   Koncern IT www.regionh.dk

Hvad er Implementeringsenheden? Hvad er Koncern IT? 180+ medarbejdere 6 enheder (4 lokationer) Al it-udvikling, drift og implementering af fælles systemer i Region Hovedstaden Hovedsæde: Borgervænget 7, 2100 Kbh Ø Hvad er Implementeringsenheden? Rådgivning og afprøvning af metoder, teknikker og værktøjer til implementering Udarbejdelse af rammer og retningslinier for implementering Projektledelse af pilot-implementering på fællessystemer. Koncern IT www.regionh.dk 3

Hvad er Koncern IT? Koncern IT www.regionh.dk 4

Organisation Koncern IT www.regionh.dk 5

Hvem servicerer vi? • 10 hospitaler • 8.500 sengepladser • 25-30.000 medarbejdere • 827.000 årlige patientbehandlinger • 2,1 mio. årlige ambulante besøg • Over 21.000 pc-arbejdspladser • 1.300 servere Koncern IT www.regionh.dk

Kært barn……. Implementering Udrulning Anvendelse Ibrugtagning Installation Koncern IT www.regionh.dk

Kært barn mange navne Definition: Implementering er implementering af funktionalitet i dybden (vertikalt) det vil sige at funktionaliteten kan anvendes og fungerer i systemmæssig kontekst. Udrulning er implementering i bredden (horisontalt) det vil sige afdelingerne tager funktionaliteten i anvendelse. Koncern IT www.regionh.dk

Kært barn mange navne Eller? Implementering= teknisk installation + udrulning installation: installering og opsætning af it-funktionalitet (fx et modul eller et helt system) i et miljø således at slutbrugeren kan anvende det Inden jeg bevæger mig videre i analysen vil jeg lige komme med nogle definitioner på implementering og udrulning som de er anvendt i analysen Jeg ved der findes flere definitioner men her er det valgt at definere Implementering som…… Og Udrulning som…….. Udrulning: ibrugtagning af it-funktionalitet på én eller flere afdelinger/klinikker således at det fungerer i sammenhæng med de daglige arbejdsprocesser. Dvs. udrulning inkluderer uddannelse, ændrede arbejdsgange mm. Koncern IT www.regionh.dk

Aktører og udfordringer ØVELSE! (Implementering af kliniske systemer) Brainstorm blandt deltagerne om hvilke aktører, der er involveret i implementering Pointe: aktørerne har forskellige mål med implementeringen og hvilke udfordringer giver det os Koncern IT www.regionh.dk

Implementeringsstrategi(er) Hvad mere end aktørerne bestemmer implementeringens kompleksitet og samlede opgave? Antallet af aktører Den ændring, som implementeringen er en del af Den modtagne organisations parathed Mulighederne for at yde implementeringshjælp Koncern IT www.regionh.dk

4 grundlæggende implementeringsstrategier Udrulning Afdelingsvist Alle afdelinger Option 1 ”Traditionel” strategi Option 2 ”Klumpvis implementering på alle afdelinger” strategi ’Klumper’ af funktionalitet Installation Option 3 ”Afdelingsvis udrulning af hele funktionaliteten” strategi Option 4 ”Big Bang” strategi Hele funktionaliteten Koncern IT www.regionh.dk

Traditionel strategi Fordele Ulemper Brugerne kan uddannes over en længere tidsperiode og det betyder at der tages få resurser væk fra det daglige arbejde Brugerne lærer den nye funktionalitet lidt ad gangen og skal ændre arbejdsgange i forhold til det Afdelingens kapacitet påvirkes så lidt som muligt Undervisning herunder undervisningslokaler og undervisere som måske er en begrænset resurse spredes tidsmæssigt Teknikken skal overvåges under idriftsættelse hvilket kan være vanskeligt ved komplekse systemer og mange brugere. Overvågning bliver lettere Afdelingsvis udrulning giver mulighed for at kunne følge med i de administrative procedurer fx oprettelse af bruger id og profiler Belastninger vedr. fejlindberetninger og -rettelser spredes tidsmæssigt Afhjælpning af forkert brug af funktionalitet bliver mere overskuelig da flere og flere får erfaring. Brugerne skal håndtere dobbeltregistreringer med de ulemper det medfører i hele udrulningsperioden De nye arbejdsgange bliver svære at implementere da ’den røde tråd’ kan være svær at holde fast i Afdelingerne oplever stor grad af omskiftelighed og uro hvor der ofte er nye arbejdsgange og funktionalitet at forholde sig til. Koncern IT www.regionh.dk

Klumpvis implementering på alle afdelinger Fordele Ulemper For komplekse systemer vil det give mulighed for afprøvning i små bidder Dobbeltregistrering undgås De nye arbejdsgange implementeres helt Undervisning kan foregå samlet Uroen på afdelingen er koncentreret omkring ibrugtagningstidspunktet og er til at overskue tidsmæssigt. Mange brugere skal undervises på kort tid Belastninger vedr. fejlindberetninger og –rettelser er koncentreret omkring ibrugtagningstidspunktet Administrative procedurer fx oprettelse af bruger id og profiler er koncentreret op til ibrugtagningstidspunktet Afdelingen oplever meget stor grad af uro på kort tid (alle skal, mere eller mindre, undervises på én gang og arbejdsgange omlægges) Der er flere runder af udrulningen det vil sige at personalet sandsynligvis skal igennem flere runder af uddannelse Runderne af udrulningen kræver hver gang ændring af arbejdsgange og uro på afdelingen. Koncern IT www.regionh.dk

Afdelingsvis udrulning af hele funktionaliteten Fordele Ulemper Brugerne kan uddannes over en længere tidsperiode og det betyder at der tages få resurser væk fra det daglige arbejde Brugerne lærer den nye funktionalitet lidt ad gangen og skal ændre arbejdsgange i forhold til det Afdelingens kapacitet påvirkes så lidt som muligt Undervisning herunder undervisningslokaler og undervisere som måske er en begrænset resurse spredes tidsmæssigt Afdelingsvis udrulning giver mulighed for at kunne følge med i de administrative procedurer fx oprettelse af bruger id og profiler Belastninger vedr. fejlindberetninger og -rettelser spredes tidsmæssigt Afhjælpning af forkert brug af funktionalitet bliver mere overskuelig da flere og flere får erfaring. Brugerne skal håndtere dobbeltregistreringer med de ulemper det medfører i udrulningsperioden De nye arbejdsgange bliver svære at implementere da ’den røde tråd’ kan være svær at holde fast i Afdelingerne oplever stor grad af omskiftelighed og uro hvor der løbende er nye arbejdsgange at forholde sig til. Koncern IT www.regionh.dk

Fordele Ulemper ”Big Bang” strategi Dobbeltregistrering undgås Mange brugere skal undervises på kort tid Belastninger vedr. fejlindberetninger og –rettelser er koncentreret op til ibrugtagningstidspunktet Administrative procedurer fx oprettelse af bruger id og profiler er koncentreret op til ibrugtagningstidspunktet Afdelingen oplever meget stor grad af uro på kort tid (alle skal, mere eller mindre, undervises på én gang og arbejdsgange omlægges). Dobbeltregistrering undgås De nye arbejdsgange implementeres helt Undervisning kan foregå samlet Uroen på afdelingen er koncentreret omkring ibrugtagningstidspunktet og er til at overskue tidsmæssigt. Koncern IT www.regionh.dk

Kan man vælge? Koncern IT www.regionh.dk

Kriterier /1 Klinisk funktionalitet Resurser Grænsesnit Hurtigst mulig brugbar funktionalitet til understøttelse af arbejdsprocesserne Resurser Et mål at gennemføre it-strategien for færrest mulige resurser uden at det i øvrigt påvirker strategiens mål og tidsplan i negativ retning Grænsesnit Jo flere og mere komplekse grænsesnit der er behov for under implementeringen (overgangsfasen), jo svære er det at etablere og vedligeholde dem herunder den samlede informations- og data mængde. Dobbeltregistrering er resursekrævende og en kilde til fejl. Koncern IT www.regionh.dk

Kriterier /2 Forankring Lånoptagelse Rationaliseringsgevinst Rationaliseringspotentialet til finansieringen af it-strategien udgøres især af et mindre behov for lægesekretærer Rationaliseringsgrad Rationaliseringstidspunkt Forankring For optimal anvendelse af en given funktionalitet er det vigtigt, at systemet bliver forankret godt blandt personalet i klinikken og it-afdelingen Lånoptagelse Lånoptagelsen har betydning for hospitalernes økonomi. En seneste mulig lånoptagelse giver hospitalerne et senere tilbagebetalingstidspunkt i forhold til it-strategi perioden Koncern IT www.regionh.dk

Kriterier /3 Kollision med andre projekter Projektrisici Gennemførelse af it-strategien kan kollidere med gennemførelsen af andre projekter. Kollision betyder, at der vil være konkurrence om resurser og kompetencer Projektrisici Risici for at en given strategi vil fejle. Risiciene giver den projektmæssige vinkel (styring efter mål, tid og resurser) ved valg af den enkelte strategi som ikke afspejles i kriterierne Koncern IT www.regionh.dk

59,1 58,9 Koncern IT www.regionh.dk

Hospitalernes overvejelser Hvilke hovedargumenter ligger bag valget af strategien afdelingsvis udrulning, som er den mest anvendte? Undervisningskapacitet (både undervisere og lokaler) Hvordan afdelingerne hænger sammen (medicinsk center, psykiatrien etc.) Hvad it-afdelingen kan magte Tradition / erfaringer fra tidligere forløb Større mulighed for at afdelingerne støtter hinanden EPM er afgrænset i arbejdsgangene Koncern IT www.regionh.dk

Hvor svært er det egentligt? Koncern IT www.regionh.dk

Strategien for Implementeringsenheden For Implementeringsenheden er de overordnede mål: at implementering af fælles systemer gennemføres så generisk, at arbejdskraftens frie bevægelighed indenfor regionen sikres at implementering af it-løsninger i Region Hovedstaden har den rette kvalitet, er gennemført til rette tid og sker så effektivt som muligt at opfyldelsen af Region Hovedstadens effektmål med indførelse af it-løsningerne dokumenteres og evalueres at pilotimplementeringer bidrager til opbygning af implementeringskompetencer. Koncern IT www.regionh.dk

Hvor svært kan det være? Hvad tror vi er de centrale succeskriterier for en implementering, som opfylder vores mål?: Effektvurdering Uddannelse Organisationsforandring Test/ITX Koncern IT www.regionh.dk

Hvor svært kan det være? Uddannelses koncept Pilotprojekt KMK Organisationsforandrings koncept Effektvurderings/evaluerings koncept Test/it-eksperimentariet koncept Koncern IT www.regionh.dk

Koncern IT www.regionh.dk

Koncern IT www.regionh.dk