Indhold af guide Generelt Krav til brugers PC 2 Systemvedligeholdelse 2 Praktiske informationer 2 Opstart/Klargøring Internet Explorer 3 Java Virtual Machine 3-5 VeriSign 6 Login 6 Outlook integration 6 Administrator Oprettelse af brugere 7-8 KOB parametre 8-9 Systemopsætning 9-10 Kundeparametre 11-12 Kontaktperson – ansvar/interesse 12 Kontaktperson – aktivitetstyper 13 Standardbreve 14-16 Drejebøger 17-18 Opret virksomheder og personer i CRM Søgning på virksomheder i KOB 19 Overfør virksomheder og personer fra KOB til CRM 19-20 Opret egen kontaktperson i CRM 20-22 Opret udenlandsk virksomhed 22 Søg virksomheder og personer i CRM Søg 23 Check KOB 24 Overfør person fra KOB 24-25 Kundebillede – Detaljer 25 Opret aktivitet på person 26-27 Opret noter på virksomhed 28 Søg i KOB Markedsudvalg 29-30 Opret kundegruppe 30-31 Krydscheck/Avanceret 31-33 Import Import fra fil 34-35 Check i KOB 35 Kundegrupper Vis kundegrupper 36 Opret aktivitet på kundegruppe 37-39 Kampagner Vis kampagne 40 Opret ny kampagne 41 Segmentering Søgning 42-43 Output & Liste 44 Arbejd med & Rapport (eksport) 45 Brevfletning Brevfletning i word 46-47

Generelt: Inden du begynder at anvende CRM-DIRECT bør du læse nedenstående generelle informationer. Krav til brugers PC: Windows 95/98/2000/ME/XP/NT4 SP3+. Processor Minimum Pentium 90 Mhz, men 300+ anbefales. Skærmopløsning 1024*768 mindst 256 farver. Flere farver anbefales. Minimum 64 Mb ram til Windows 95/98/2000/ME/XP - mere til Windows NT. Minimum 20 Mb ledig Harddisk. MS Internet Explorer 4.01 eller nyere. MS Java Virtual Machine 5.0.3186.0 eller nyere. Forbindelse til Internettet som svarer til en single ISDN linie (64 Kilo baud). Hastigheden i CRM-DIRECT afhænger af hardwaren. En hurtig PC med masser af RAM og en hurtig internet-forbindelse giver det bedste resultat. Systemvedligeholdelse: KOB forbeholder sig ret til at lukke forbindelsen i følgende tidsrum for at kunne foretage teknisk vedligeholdelse af systemet. Søndag fra kl. 06.00 til 08.00. Søndagen før den 2. mandag i hver måned fra kl. 15.00 til 24.00. Den 2. og 4. mandag i hver måned fra kl. 20.00 til 24.00. Praktiske informationer: Hvis et vindue ikke opdateres automatisk, brug da knappen F5 for opdatering af vinduet. Ved søgning på firmanavne i ”Søg i KOB” indeholdende personnavne, skrives efternavn først. Hvis du ikke finder den ønskede virksomhed, kan nedenstående være årsagen: . Virksomheden kan være ”inaktiv” ( Ophørt, Hvilende eller Under konkurs ), sæt evt. hak i . Virksomheden kan være en filial, sæt evt. hak i Det er muligt at have flere vinduer åbne på samme tid. For at undgå forvirring, bør du altid lukke vinduerne efter brug.

Opstart/Klargøring: Minimum Internet Explorer 4.01 Versionsnummeret kan checkes, når du åbner din browser ved at klikke på <Hjælp>. Minimum Java Virtual Machine version 1.1.4 JavaVM 1.1.4 ligger normalt installeret i Explorer 4.01, men kan være valgt fra, så hvis CRM-DIRECT ikke kan startes kan dette være årsagen. Check JavaVM på følgende måde: Klik på CRM-DIRECT logoet. Du vil nu komme ind i følgende billede. Vælg <Check Browser>

Scroll ned igennem linierne indtil du ser denne linie. Står der f.eks.: ”java.version=1.1.1,”, er det nødvendigt at installere en nyere version. Installation af Java Virtual Machine Klik på <Hent JavaVM> Du får nu en dialogboks op med filoverførsel. Vælg <Gem programmet på disken> og klik på <OK> Følgende dialogboks vil gerne vide hvor du ønsker at gemme programmet. Vælg evt. <Skrivebord>, så er det nemt at finde programmet når det skal installeres, og klik derefter på <Gem>.

Vent indtil programmet er færdigt med at downloade og find ikonet på skrivebordet. Luk alle programmer, dobbeltklik på ikonet og klik på <JA>. Installationen vil nu starte. Klik <JA> for at acceptere licensbetingelserne og installationen vil derefter fortsætte. Din computer skal muligvis genstartes før ændringerne træder i kraft - ønsker du at genstarte nu, klik på <JA>. Ønsker du ikke at genstarte nu, klik på <NEJ>. Installationen er nu færdig. Klik <OK> for at afslutte installationen. Nu burde din computer være i stand til at køre CRM-DIRECT. Vær opmærksom på, at det kan tage et stykke tid at starte CRM-DIRECT første gang, da der skal lægges nogle filer ned på din computer, således at det kun tager et øjeblik næste gang du logger dig ind på netop denne computer.

VeriSign For at kunne arbejde så let som muligt i CRM-DIRECT skal du bekræfte at du stoler på programmer fra <Nordic Info Group A/S> (Købmandstanden indgår i Nordic Info Group koncernen). For ikke at få dette billede op hver gang du logger på CRM-DIRECT, kan du sætte hak i <Stol altid på programmer fra <Nordic Info Group A/S > og dernæst klikke på <JA>. Login Du vil nu få login billedet frem - her indtaster du <Brugernr.> og <Kodeord>som du har modtaget fra KOB. Det er muligt at ændre kodeord til et mere genkendeligt. Dette skal gøres i login billedet under <Evt. nyt kodeord>- (kodeord skal være på Minimum 5 karakterer og indeholde både tal og bogstaver) - husk at gentage det nye kodeord. CRM-DIRECT startes nu og fremover benyttes det nye kodeord. Outlook integration CRM-Direct kan integreres med Outlook, hvilket vil sige at du kan lægge aftaler ind i Outlook, dog uden at der tages hensyn til eksisterende aftaler i Outlook. Integration med Outlook kræver ingen installation men er standard fra Outlook 97 og frem. Klik på billede på forsiden og derefter for at læse yderligere om integrationen.

Administrator: Oprettelse af Brugere. Vælg <Administrator> og dernæst <Brugere>. Her er det muligt at oprette nye brugere eller deaktivere eksisterende brugere. Udfyld alle felterne og klik på <OK>. NB: E-mail adressen skal være autentisk. Systemet checker om adressen eksisterer.

Udfyld felterne med telefon og evt. IP telefonnumre Udfyld felterne med telefon og evt. IP telefonnumre. Markér status for bruger f.eks. administrator rettigheder. Klik herefter på <OK>. Nu er en ny bruger oprettet. Skal en bruger ikke længere have adgang til CRM-DIRECT, fjernes fluebenet i ”Aktiv” for den pågældende bruger. Brugere kan ikke slettes, men når de gøres inaktive tæller de ikke med i licenserne. KOB Parametre Vælg <Administrator> og dernæst <KOB Parametre>. Vælg hvilke KOB parametre der skal vises i CRM og klik <OK>.

Eksempel på KOB parametre. Systemopsætning Gå ind i <Administrator> og vælg <System opsætning>. Her kan indstillingerne for separatorer og midlertidige biblioteker ændres. Der kan ligeledes vælges hvorvidt opgaver og aktiviteter automatisk skal oprettes i Outlook samt sidst men ikke mindst, hvilken fil der skal bruges som skabelon til at flette til ”Standardbreve”. Vælg hvilken opsætning der skal ændres og tildel den nye værdi i felterne.

Systemopsætning giver følgende muligheder: Gem automatisk i Outlook kalender: Hvis denne er markeret oprettes alle aktiviteter som standard også i Outlooks kalenderdel. Se også side 6. Gem automatisk som Outlook opgave: Markeres denne oprettes alle aktiviteter som standard også i Outlooks opgavedel. Brug ” ved eksport af kommaseparerede filer: Dette er en ja/nej-markering, der afgør om tekstfelter i kommaseparerede filer skal afgrænses med anførselstegn. Om dette er hensigtsmæssigt afhænger af situationen, men normalt er det en fordel, da du ellers kan risikere at felterne forskubber sig i Excel. Skilletegn ved eksport af kommaseparerede filer: Her vælger man hvilke tegn, der skal adskille felterne i tekstfilerne. Standard er komma, men det kan i enkelte tilfælde være en fordel i stedet at bruge semikolon. Det er typisk, at der skal ændres, hvis der bruges en engelsk version af Microsoft Office. Bibliotek til tilknyttede dokumenter: Tilknyttede dokumenter, f.eks. standardbreve gemmes i dette bibliotek. Bibliotek til midlertidige dokumenter: Midlertidige dokumenter, der ikke skal gemmes permanent, gemmes i dette bibliotek. Navn på flettefil ved oprettelse af tilknyttet dokument: Denne fil benyttes som datakilde, når man brevfletter med standardbreve.

Kunde parametre Gå ind i <Administrator> og vælg <Kunde Parametre> I Kunde Parametre har man mulighed for at oprette, ændre og slette kunde parametre. For at oprette et nyt kunde parameter: Klik på <Ny>. Indtast navnet for kunde parametret og klik på <OK>. Indtast sortering (1-99) for at bestemme hvor i rækkefølgen parametret skal stå. Vælg aktiv eller inaktiv status. Vælg om parametret skal være inkluderet i overblik over virksomheden, eller alene skal forekomme under detaljer. Beskriv eventuelt parametret i feltet <Beskrivelse>.

Klik i punktet <Liste af værdier> Klik i punktet <Liste af værdier>. Indtast værdierne til parametret. Klik herefter på <OK>. PAS PÅ! Vær opmærksom på at hver linje har en underkode, som gør at hvis du tilføjer nye værdier til ”Liste af værdier”, skal de tilføjes i bunden af listen og ikke mellem de eksisterende værdier. Kontaktperson ansvar/interesser Gå ind i <Administrator> og vælg <Kontaktperson ansvar/interesser>. Her har man mulighed for at oprette, ændre og slette egne definitioner på kontaktpersoners områdeansvar, specifikke funktioner eller interesseområder. For at oprette en ny definition, klik på <Ny>. Indtast beskrivelsen og klik på <OK>.

Kontaktperson Aktivitetstyper Gå ind i <Administrator> og vælg <Aktivitetstyper> Her har man mulighed for at oprette aktivitetstyper som man selv definerer. For at oprette en ny aktivitetstype, klik på <Ny> Indtast aktivitetstype og klik på <OK>.

Standardbreve Gå ind i <Administrator> og vælg <Standardbreve>. Standardbreve som f.eks. mødebekræftelser, invitationer m.v. kan tilknyttes aktiviteter i systemet. Der kan brevflettes direkte med standardbrevene. Dette kræver dog lidt forarbejde i henholdsvis ”Systemopsætning” og i dokumenterne. Start med at gå i ”Systemopsætning” og sørg for at denne er udfyldt som nedenstående, dog kan stien for ”Biblioteket til midlertidige dokumenter” godt være en anden blot den stemmer overens med flettefilens placering. Gå nu ind på en tilfældig virksomhed i ”Søg i CRM” og lav en tilfældig aktivitet, f.eks ”Tilbud”. Klik ”Opret” i aktivitetsbilledet. Systemet har nu gemt filen ”flettefil.txt” i det bibliotek, der er valgt i ”Bibliotek til midlertidige dokumenter” (se ovenfor). Luk herefter aktiviteten uden at gemme. Nu skal du åbne det dokument du gerne vil bruge som skabelon for ”Standardbrevet” og gennemføre de indledende manøvrer for brevfletning ved at indsætte de flettefelter, som er tilgængelige i flettefil.txt

Opret standardbreve Indtast navnet på standardbrevet og klik på <OK>. Markér standardbrevet på listen og klik på <Find>.

Find dokumentet, markér og klik på <Åbn>. Nu er dokumentet tilknyttet standardbrevet. Klik på <Gem> og luk vinduet. Nu kan ”Standardbrevet” bruges, når der oprettes aktiviteter på både personer, kundegrupper eller kampagner.

Drejebøger Gå ind i <Administrator> og vælg <Drejebøger> En drejebog er en række aktiviteter som foruddefineres i forhold til kampagne datoten, her er taler hvor mange dage før og efter kampagne datoen skal aktiviteten oprettes. Drejebogen kan så tilføjes en kampagne under oprettelse af kampagnen. For at oprette en ny drejebog, klik på <Kampagner> og derefter <Indtast ny>. Indtast navnet på den nye drejebog og klik på <Gem>.

For at indtaste de aktiviteter der skal forekomme i drejebogen, klik på <Aktiviteter> og klik på <Indtast ny>. Giv aktiviteten en overskrift. Vælg om det er en aktivitet der skal følges op på. Indtast det antal dage aktiviteten (+/-) skal forekomme i forhold til kampagnedatoen. Udfyld eventuelt en beskrivelse af aktiviteten. Klik på <Gem> for at oprette aktiviteten i drejebogen. Når alle aktiviteter er oprettet, klik på <Gem>. Luk vinduet og drejebogen er klar til brug.

Opret virksomheder og personer i CRM: Søgning på virksomheder i KOB Punktet <Søg i KOB> giver mulighed for at søge virksomheder direkte i KOB’s database. Der kan søges blandt næsten 970.000 virksomheder, hvoraf ca. 570.000 er aktive. Indtast søgekriterier, vælg om søgningen skal inkludere ikke aktive virksomheder og klik på <Søg>. Hvis et firmanavn består af et personnavn, skal efter-navnet skrives først. Peter Andersen ApS findes ved at søge på Andersen Peter ApS Nu vises alle de virksomheder der blev fundet. Søgningen vil også inkludere bifirma- og kaldenavne. Ikonet betyder at der er tale om data fra KOB. Ikonet betyder at virksomheden allerede er overført til CRM. Klik på for at se KOB data. Overfør virksomhed og personer fra KOB til CRM Oplysninger om stamdata, personer, økonomi m.v. vises her. Ønsker du at overføre virksomheden til CRM, klik da på <Opret/Opdater>.

Vælg hvilke kontaktpersoner der skal overføres. Eksisterer virksomheden i CRM i forvejen, kan man vælge at opdatere den med de nyeste informationer og/eller overføre yderligere kontaktpersoner. Klik herefter på <Opret/Opdater>. Virksomheden og de valgte personer er nu oprettet i CRM. Fortrydes klik på for at lukke vinduet uden at overføre til CRM. Overfør kun de personer, du har brug for. Det gør det lettere at holde sig ajour og sørge for, at kontaktpersonerne er opdaterede. Opret egen kontaktperson i CRM Egne kontaktpersoner, der ikke findes i KOB’s database, kan naturligvis oprettes manuelt. Klik på CRM ikonet for at se virksomheden i CRM. Klik på <Kontaktperson> og vælg <Indtast ny>.

Udfyld felterne med information om kontaktpersonen. NB: CRM-DIRECT tager højde for lovgivning om E-mail marketing. Er der ingen markering i <Vil modtage E-mail>, kan systemet ikke sende E-mails til adressen. Er der en markering i feltet, har man mulighed for at indsætte 3 hyperlinks når man opretter en E-mail aktivitet. Disse links giver kontaktpersonen mulighed for at tilkendegive om vedkommende ønsker at modtage E-mails, ikke ønsker E-mails eller ønsker at blive kontaktet for yderligere information om tilsendelse af E-mails. Det er muligt at anføre en anden adresse der skal benyttes til denne kontaktperson. Fjern markeringen i <Som firma?> og indtast ny. Drejer det sig om en adresse i udlandet, fjern da markeringen i <Dansk>. Klik på dette ikon for at tilføje områdeansvar/personbeskrivelse. Markér områdeansvar og evt. personbeskrivelse og klik på <OK>. Vigtigt! Det er meget vigtigt at få defineret, hvilke områder de enkelte kontaktpersonerne skal ligge i, da udvælgelse af målgruppe ved udsendelser til flere virksomheder er bygget op omkring ”Ansvar/intr. områder”.

Når alle data vedrørende kontaktpersonen er udfyldt, klik på <Gem>. Opret udenlandsk virksomhed Hvis man har behov for at oprette en udenlandsk virksomhed, gøres dette fra Kundebilledet. Klik på <Kunder> og vælg <Indtast ny>. I det følgende skærmbillede indtastes navnet på den udenlandske virksomhed efterfulgt af klik på <OK>. Nu vil ”Detaljesiden” på virksomheden fremkomme. Her kan du ændre ”LAND” til blank og dermed få ekstra adresselinjer til rådighed, hvilket kan være nyttigt ved udenlandske adresser. Udfyld de ønskede felter og klik på <Gem>. Virksomheden er nu oprettet. Vær opmærksom på at udenlandske virksomheder ikke har et KOB-nummer og det blå ikon og derfor ikke kan opdateres automatisk. Opdateringen kan i stedet ske manuelt.

Søg virksomheder og personer i CRM: Søgning af virksomheder i CRM-delen sker ved at vælge ”Søg i CRM…” i Butleren. Følgende søgeboks fremkommer: Fælles for søgefelterne er, at man kan søge på en del af et firmanavn eller personnavn. F.eks. vil en søgning på ”danmark” i Kunde-feltet finde Nokia Danmark A/S, ligesom en søgning på ”juel-berg” i Person-feltet vil finde virksomheden som Peter Juel-Berg er registeret på, naturligvis under forudsætning af at disse er oprettet i CRM-DIRECT. Bemærk at søgning på Note/Aktivitet er Case-sensitiv. Ved hjælp af joker-tegnet ”*” kan man søge på en del af noten. Sætningen ”Husk brød til kaffen” kan f.eks. findes ved at skrive ”Husk” eller ”*brød” Checkboksen ”Tilføj til eksisterende liste” giver mulighed for at foretage en søgning ad flere om-gange, så man blot tilføjer resultatet af den nye søgning til de firmaer, der allerede er søgt frem. Funktionen ”Avanceret” beskrives i afsnittet ”Segmentering”. I modsætning til andre Windows-programmer er det ikke nødvendigt at bruge dobbeltklik i CRM-DIRECT Vidste du, at alle menupunkter i CRM-delen også kan findes blot ved at højreklikke?

Check KOB Den tætte integration mellem KOB- og CRM-delen gør det muligt at checke og opdatere informationer direkte fra KOB’s database. Eksempel: Man har registreret en gammel adresse på NIG A/S og ønsker at opdatere oplysningerne om dette firma. For at opdatere informationerne om NIG A/S klikkes på det blå KOB-ikon i kolonnen <Check>. Forskellen mellem CRM- og KOB-registreringerne vises i nedenstående dialogboks, hvor der blot klikkes på <Opdater fra KOB>. Vær opmærksom på, om andre lige har opdateret med oplysninger direkte fra virksomheden selv. Resultatet af opdateringen er følgende: Overfør person fra KOB Dette skærmbillede giver også mulighed for at overføre kontaktpersoner fra KOB. Vælg det blå KOB-ikon i kolonnen KOB. I følgende skærmbillede vælges <Opret/Opdater>.

I boksen til højre vælges hvilke kontaktpersoner, der skal overføres I boksen til højre vælges hvilke kontaktpersoner, der skal overføres. Bemærk at de øverste checkbokse giver mulighed for ved samme lejlighed at opdatere stamdata på virksomheden. Klik herefter på <Opret/Opdater>. Kundebillede Detaljer For at se detaljer, parametre, kundegrupper o.s.v. på en virksomhed, vælges knappen <Detaljer> i Kunde-billedet. I feltet nederst til venstre ses de enkelte parametre, kundegrupper og kampagner der er tilknyttet den pågældende virksomhed. Ved at ændre værdien på f.eks. parametre eller kundegrupper kan man løbende ændre status på virksomheden.

Opret aktivitet på person Klikker man på det blå ikon i kolonnen <Akt.> kan man oprette en aktivitet for den pågældende kontaktperson. I dette tilfælde vælger vi at oprette en mødeaktivitet og samtidig oprette den i Outlook-kalenderen. Udfyld aktivitetsbilledet med al relevant information. Tilknyt evt. ”Dokument/Fil” - det kan være enten et dokument fra <Standardbrev> eller en fil fra dit fil bibliotek. Hvis du vælger at bruge et <Standardbrev>, har du mulighed for bl.a. at få flettet firmanavn, adresse og kontaktnavn direkte ind i brevhovedet (forudsat at en flettefil allerede er etableret ved oprettelse af ”Standardbrev” se side 13-15). Klik på og vælg det ønskede standardbrev, klik herefter på Det dokument som er tilknyttet standardbrevet vil nu blive åbnet. Her vil du i brevhovedet se nogle flettefelter og altså ikke firmanavnet og adresse. For at få disse oplysninger flettet ind i dokumentet skal du klikke på knappen . Tilret evt. den øvrige tekst, udskriv brevet og luk herefter dokumentet (husk at sige ja til at gemme ændringerne). Det hvide felt under <Vedlagt> vil nu indeholde navnet på den sti som refererer til Dokumentet/filen. (Se mere om oprettelse af aktivitet på næste side.)

En anden vigtig detalje er (Se opsætning af disse på side 13), der definerer hvad aktiviteten omhandler (VIGTIGT for senere at få det korrekte output i ”Segmentering”). Klik herefter på <Gem> for at oprette aktiviteten. CRM-Direct kan integreres med Outlook, hvilket vil sige at du kan lægge aftaler og opgaver ind i Outlook, dog uden at der tages hensyn til andre aftaler i Outlook. (Læs mere om Outlook integrationen på side 6.) Selv om du opretter en aftale med en anden bruger som ansvarlig bliver aftalen oprettet i den kalender, som hører til arbejdsstationen.

Opret noter på virksomhed I kundebilledet opretter man også generelle noter om en virksomhed. Klik på <Noter> og vælg <Indtast ny>. Udfyld med al relevant information. Klik på <Gem> for at oprette. Når du opretter notater på en virksomhed, kan der ikke vælges ”Hovedtype” men kun ”Type”

Søg i KOB: Markedsudvalg: Gå ind i <Søg i KOB> og vælg <Markedsudvalg>. Vær opmærksom på, at jo større udvælgelse du laver, jo længere tid tager det at overføre til CRM-delen. Her er det muligt at foretage et markedsudvalg blandt danske virksomheder. Start med at klikke på feltet <Start her>, vælg et af søgeområderne og specificer søgekriteriet - f.eks. <Distrikt> og derefter <Postnr (interval)>. Udfyld felterne med det postnr. du ønsker at starte med, og det du ønsker at slutte med, klik derefter på <Vælg>. Vær opmærksom på at begge postnr. du taster ind kommer med i udvalget. Du kan nu vælge at klikke på <Søg> for at få resultatet, men du sparer tid, hvis du venter til du har valgt alle dine søgekriterier.

Fortsæt forrige procedure for at reducere yderligere med de øvrige kriterier du har til udvalget. Når du mener at have ramt det rigtige resultat, kan du se hvilke virksomheder du har fundet ved at klikke på <Hent liste>. Der kan fremkomme følgende ikon på listen - dette betyder at virksomheden allerede er overført til CRM-delen og denne kan senere fravælges. Opret kundegruppe: For at overføre virksomhederne til CRM-delen skal du først klikke på <Hent liste> ( husk at markere ”Hent alle” ), klik derefter på <Opret Markedsudvalg>, hvorefter følgende skærmbillede vil dukke op. Her skal du skrive det navn, du ønsker at tildele kundegruppen og dernæst klikke på <OK>. Hvis du overfører meget store søgninger, kan browseren ”få time-out” og tro, at serveren er nede. Overførslen gennemføres alligevel, og efter et øjeblik kan du arbejde videre. 20.000 emner er max.

Nu skal du vælge hvilke <Kontaktpersoner> du ønsker at få med over i CRM-delen, (det er også i dette vindue du kan krydschecke (se næste afsnit) - dette skal gøres i samme procedure). Ønsker du ikke at krydschecke, klik da på <Opret/Opdater> og systemet vil oprette en kundegruppe under <Kundegrupper> i CRM-delen. Overfør kun de personer, du har brug for. Jo flere personer du overfører, jo længere tid tager det. Krydscheck/Avanceret: Hvis du ønsker at krydschecke, skal du klikke på knappen <Avanceret>. Herefter vil følgende vindue fremkomme (nærmere beskrivelse på næste side). Denne funktion kan ikke fortrydes. Derfor er det vigtigt at du er helt sikker på, hvad resultater bliver.

Krydscheck/Avanceret fortsat: Der er mange muligheder for krydscheck, men typisk vælger man at frasortere eksisterende kunder eller tidligere kampagner. Fravalg af eksisterende kunder forudsætter, at virksomheden er blevet tildelt et kundenr. i CRM-delen, eller at der er oprettet et parameter, som man kan fravælge på. Nedenfor vises et par eksempler på mulighederne for at krydschecke. Eksempel 1: Eksempel 2: Følgende checkbokse skal være udfyldt Følgende checkbokse skal være udfyldt for at fravælge eksisterende kunder. for at fravælge virksomheder, der har været (kræver at der er oprettet kundenumre på med i tidligere kampagner. Kunderne) Klik derefter på <Opret/Opdater> for at overføre virksomhederne til CRM-delen. I eksempel 1 vil resultatet være, at virksomheder uden kundenummer overføres til CRM-delen. Eksisterende kunder er dermed fravalgt. Nøglen til dette er fluebenet i feltet ”Opret eksisterende emner (dvs. med ikke-udfyldt kundenr)” I eksempel 2 vil resultatet være, at virksomheder der ikke var med i Julekampagnen overføres til CRM-delen. De emner man måske tidligere har henvendt sig til i forbindelse med julekampagnen er dermed fravalgt. Nøglen til dette er kombinationen af feltet ”Opret eksisterende kunder/emner, som IKKE opfylder nedenstående” og markeringen af værdien ”Ja” i Julekampagnen. Det er vigtigt at huske, at når man har klikket ”Opret/opdater”, er der ikke umiddelbart nogen fortrydelsesret. Det er derfor en rigtig god idé at dobbeltchecke de markeringer, man har foretaget, inden man sætter overførslen i gang.

Virksomhederne kan nu findes under <Kundegrupper> Virksomhederne kan nu findes under <Kundegrupper>. (Vigtigt: Husk at sætte hak i checkboksen <Vis markedsudvalg>.)

Import fra fil: CRM-DIRECT understøtter import fra semikolon-separerede filer. Den første linie i filen beskriver de felter, som skal benyttes ved import, de efterfølgende linier indeholder data. Følgende felter kan benyttes: I nedenstående eksempel har vi importeret en tekstfil indeholdende oplysninger fra et eksisterende CRM-system til Excel. Herefter er feltoverskrifterne rettet til efter ovenstående tabel. Det er ikke nødvendigt at medtage alle felter, men feltoverskrifterne skal angives 100% korrekt. Herefter gemmes filen som en *.csv-fil. Denne fil er semikolon-separeret. Desværre er der forskel på den danske og engelske version af Excel, hvilket betyder, at den engelske version i stedet gemmer csv-filer i kommasepareret format. Du kan selv importere op til 100 emner i CRM-Direct. Har du større mængder, skal importen foretages af KOB.

Find herefter filen og vælg <Importer> Find herefter filen og vælg <Importer>. Hvis checkboksen <Check i KOB> ikke er markeret, importeres filen med det aktuelle indhold. Markeres checkboksen, vil der ved samme lejlighed blive foretaget et check for korrekte oplysninger i KOB’s database. Virksomhederne er nu oprettet i CRM-DIRECT, selv om de ikke umiddelbart kan ses i <Kunde-billedet> I billedet <Kundegrupper> (vælges i ”Butleren”) er nu oprettet to nye kundegrupper. Gruppen <Importeret [dato]> indeholder alle emner fra den fil, vi importerede. Gruppen <Storkunder> indeholder alle de emner, der indeholdt ”1” i feltet <kundegruppe$Storkunder> Check i KOB Nedenfor ses to eksempler på en virksomhed, der er blevet importeret fra en fil. I det første tilfælde er der ikke valgt <Check i KOB>. I dette tilfælde er valgt <Check i KOB>. Som det fremgår er bl.a. adressen blevet opdateret.

Kundegrupper: Vis Kundegruppe Punktet <Kundegrupper> giver mulighed for at vise de kundegrupper, der er oprettet i CRM-DIRECT, uanset om kundegrupperne er oprettet manuelt, via import af en tekstfil eller på baggrund af en markedsudvælgelse i KOB-delen. En kundegruppe er i princippet blot et parameter, hvilket betyder at en virksomhed sagtens kan være placeret i flere kundegrupper. Som udgangspunkt vises kun de kundegrupper, der er oprettet manuelt eller stammer fra import af tekstfiler. Ønsker man også at se kundegrupper, der stammer fra et markedsudvalg i KOB-delen, skal man afkrydse <Vis markedsudvalg>. Indholdet af kundegruppen vises ved blot at klikke på kundegruppen navn. Til højre for navnet vises antallet af virksomheder samt den ansvarlige for den pågældende kundegruppe. Ved hjælp af boksen <Vis kundegrupper ejet af> kan man vælge at få vist de grupper en given person har ansvar for eller alle grupper. Hvis en kundegruppe er baseret på et markedsudvalg, kan man via knappen <Arbejd med> åbne markedsudvalget i KOB-delen og f.eks. opdatere gruppen. Knapperne <Overblik> og <Detaljer> skifter mellem det aktuelle billede og billedet til højre, hvor man eksempelvis kan omdøbe kundegruppen eller flytte ansvaret til en anden person.

Opret aktivitet på Kundegruppe Noter og aktiviteter kan oprettes på kundegrupper på samme måde som på den enkelte virksomhed. Vælg <Aktiviteter> i menuen og derefter <Opret ny aktivitet>. Bemærk at dette kun er en aktivitet på selve gruppen og ikke på den enkelte virksomhed. Til højre vises Aktivitetsbilledet, som udfyldes og gemmes. Ønsker du at oprette en aktivitet til samtlige virksomheder i kundegruppen, vælges i stedet menuen <Kundegrupper> og <Opret aktivitet for målgruppe>. Vælg f.eks. aktiviteten <Udgående brev> for at sende et brev til virksomhederne. På billedet til højre vælges kontaktpersonerne med knappen ”Målgruppe”. Hvis enkelte virksomheder ikke har den ønskede kontaktperson, kan der oprettes en ”dummy-person”, der f.eks. kan kaldes ”Indkøbsansvarlig”. Herefter vælges personerne ved at markere checkboksen ud for navnene. For at vælge alle højreklikkes og vælges ”Marker alle”. Der kan maksimalt oprettes 500 dummy-personer

Benyt kalenderfunktionen til at angive den ønskede dato for opfølgning. Vælg <Målgruppe> for at angive hvilke kontaktpersoner, der skal udgøre målgruppen. Vælg f.eks. <Salg>. Hvis der ikke i forvejen findes en person i den ønskede målgruppe, skal der først oprettes en enkelt dummy-person. Højreklik på en af kontaktpersonerne i højre side af Aktivitetsbilledet og vælg <Markér alle>. Ikke alle virksomhederne har en navngiven salgsansvarlig, hvilket betyder at der ikke automatisk oprettes en aktivitet på disse. I stedet kan man oprette aktiviteten manuelt ved at markere feltet <Opret personer med følgende navn for disse kunder> og skrive f.eks. <Salgsansvarlig> i feltet nedenunder. Dermed oprettes en ”dummy-person” med titlen ”Salgsansvarlig”.

Nederst i Aktivitetsbilledet kan der tilknyttes et dokument til aktiviteten via <Find>, så man altid kan se, hvad der er sendt til kunden. Når alle informationer om aktiviteten er udfyldt korrekt, vælges <Gem> for at oprette aktiviteten. Dette vil resultere i en tekstfil indeholdende virksomhederne fra kundegruppen. Filen kan umiddelbart benyttes til brevfletning.

Kampagner: I princippet er Kampagner og Kundegrupper det samme. Den eneste forskel er, at Kampagner kan benytte ”Drejebøger” ved oprettelse. Vis Kampagner Punktet <Kampagner> giver mulighed for at vise de Kampagner, der er oprettet i CRM-DIRECT. En kampagne er i princippet blot en avanceret kundegruppe, og en virksomhed kan sagtens ligge i flere kampagner. Indholdet af allerede oprettede Kampagner vises ved blot at klikke på kampagnens navn. Til højre for navnet vises dato for kampagnen, aktiv status, antallet af virksomheder samt navnet på den person der er ansvarlig for den pågældende kampagne. Ved hjælp af boksen <Vis kampagner ejet af> kan man vælge at få vist de kampagner en given person har ansvar for eller alle kampagner. Knapperne og skifter mellem ovenstående og nedenstående billede, hvor man kan ændre kampagnedatoen, omdøbe kampagnen eller flytte ansvaret til en anden person.

Opret ny Kampagne Når du ønsker at oprette en ny kampagne klikkes på <Kampagner> og derefter <Indtast ny>. Følgende boks vil nu fremkomme. Her indtastes navn, kampagnedato (= <opfølgningsdagen> fra drejebogen) samt hvilken <Drejebog> (for oprettelse af ”Drejebog” se side 17-18) man ønsker at benytte. Herefter vælges <OK>. Nu er kampagnen oprettet med de tilknyttede aktiviteter fordelt på de datoer der er defineret i <Drejebog> (for oprettelse af ”Drejebog” se side 16-17). Der er stadig ikke lagt virksomheder ind i kampagnen. Dette kan gøres på flere måder bl.a. via segmentering, kundegrupper eller fra den enkelte virksomheds detaljebillede. (Se beskrivelser under de enkelte punkter.) Når du har fået lagt virksomhederne ind i kampagnen, vælg da hvilke kontaktpersoner kampagnen skal henvende sig til ved at klikke på og vælge de respektive ansvar/interesseområder. Herefter er der formentligt enkelte af aktiviteterne, der skal fordeles ud på de enkelte virksomheder. Højreklik på den aktivitet du ønsker at fordele ud på alle virksomhederne i kampagnen, vælg <Fordel aktivitet til målgruppe> og et aktivitetsbillede vises (se side 37-39 ”Opret aktivitet på kundegruppe”). Når du fordeler en aktivitet, oprettes en ny aktivitet med samme overskrift som den oprindelige.

Segmentering: Gå ind i <Segmentering>. Søgning I segmentering eller filter har man mulighed for at udvælge kunder/emner i CRM-delen. Alle aktiviteter eller betegnelser er søgbare, og søgninger kan kombineres på kryds og tværs. Klik på <Start her>. Vælg hvad der skal søges på. I dette eksempel vælges en <Kundegruppe>.

Klik på <Søg> for at se resultatet Klik på <Søg> for at se resultatet. Det er ikke nødvendigt at klikke på <Søg> for søgekriterium. Klik på <Reducer> for at vælge om det næste søgekriterium skal være en reducering, udvidelse eller et fravalg fra gruppen. Vælg søgekriteriet igen. I dette eksempel vælges et <Kunde Parameter>. Klik på <Søg> for at se resultatet. Klik herefter på <Hent liste> for at se de udvalgte virksomheder.

Output & Liste For at skifte output på søgningen, klik på feltet og vælg output. Afhængigt af det output man har valgt, kan man selv tilpasse de felter man vil se på listen. Klik på de felter der skal vises på listen og afslut med et klik på <Hent liste> igen. De udvalg og felter man nu har valgt kan gemmes i en fil til senere brug. Klik på <Gem> og gem et valgfrit sted.

Arbejd med & Rapport (eksport) For at gemme CRM udvalget i en ny Kundegruppe, klik på <Arbejd med>. NB: Husk at oprette en ny Kundegruppe først. Ønsker man at arbejde videre med sine udvalg i Microsoft Excel, Access eller andet, klik da på <Vis rapport>. Microsoft Excel bliver nu åbnet og felterne samt værdier er blevet overført. Hvis data ikke er delt op i kolonner, kan det være nødvendigt at rette i punktet ”Skilletegn ved eksport af komma-separerede filer” i Systemopsætning. Se side 9.

Brevfletning i Word Åbn Word. Hvis De ikke allerede har skrevet et brev som målgruppen skal modtage, skrives et nu (eller et eksempel på et hoveddokument). Husk at efterlade plads til brevhovedet (adressefelterne) - samt at stille markøren (indsætningspunktet) dér hvor adressen ønskes. Klik på Brevfletning via menuen Funktioner: I næste dialogboks vælges følgende, klik herefter på knappen ”Aktivt Vindue”. Dernæst åbnes datakilden, = den fil du har gemt fra CRM-DIRECT:

I næste dialogboks gøres følgende: Brevfletning i Word I næste dialogboks gøres følgende: Find mappen hvori flettefilen blev gemt Dobbeltklik på flettefilen Klik i Vælg metode Indstil filtype til Tekstfiler I næste dialogboks bekræftes datakilden, klik her ”OK” til ”Tekstfiler(*.txt)” og dernæst på knappen Redigér hoveddokument: Nu optræder en ny værktøjslinie i Word: Ved hjælp af knappen Indsæt fletfelt kan flettefelterne indsættes i hoveddokumentet. Dokumentet er parat til at blive flettet, når flettefelterne er sat ind i hoveddokumentet: Herved flettes hoveddokumentet med adresseoplysningerne fra CRM-DIRECT - til et nyt selvstændigt dokument, som kan ses i Vis Udskrift - og skrives ud.