Microsoft® Office Excel® 2007-kursus

Præsentationer af emnet: "Microsoft® Office Excel® 2007-kursus"— Præsentationens transcript:

1 Microsoft® Office Excel® 2007-kursus
[Navnet på dit firma] præsenterer: Microsoft® Office Excel® 2007-kursus [Note til underviser: Se det sidste dias, hvis du vil have hjælp til at tilpasse denne skabelon. Du kan også finde ekstra tekst til lektionerne i noteruden på nogle dias]. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

2 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Kursusindhold Oversigt: Gøre data tilgængelige Lektion: Dele Excel-data på et SharePoint- websted Lektionen inkluderer en liste med foreslåede opgaver og et sæt testspørgsmål. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

3 Oversigt: Gøre data tilgængelige
Bruger dit firma et Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0-websted eller et Office SharePoint Server websted? Hvis du vil sætte mere end én person ad gangen i stand til at opdatere data fra samme sted, vil du måske gerne vide, hvordan du eksporterer Excel- data til SharePoint-webstedet. Her vil du finde ud af, hvordan du anbringer data på den delte placering. Når data findes på en delt placering, som alle kender, behøver ingen vente på at foretage ændringer, hvis en anden arbejder med dataene. Forestil dig f.eks., at du har en liste med navne i Excel. Du har brug for ekstra oplysninger fra disse personer. Du kunne eksportere navnene til dit SharePoint-websted, hvor alle kan tilføje deres egne oplysninger uden at skulle bekymre sig om, hvorvidt andre tilføjer oplysninger på samme tid. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

4 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Formål med kurset Forberede data til eksport til SharePoint-webstedet ved at konvertere dataene til en tabel. Eksportere en Excel-tabel til en SharePoint-liste. Redigere data på SharePoint-listen. Opdatere Excel-tabellen for at inkorporere ændringer fra SharePoint-listen. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

5 Dele Excel-data på et SharePoint-websted
Lektion Dele Excel-data på et SharePoint-websted

6 Dele Excel-data på et SharePoint-websted
Hvorfor eksportere Excel-data til et SharePoint-websted i stedet for at dele data ved at bruge eller ved at placere data i en netværksmappe et eller andet sted? Et SharePoint-websted er en delt placering på internettet, hvor personer med den rette tilladelse kan få adgang til data ved at bruge en webbrowser. Tag nu SharePoint-listen på billedet. Hver medarbejder kan tilføje sine data, når det passer vedkommende uden at skulle vente, mens en anden arbejder med listen. På billedet ses en SharePoint-liste (den kan opfattes som en webbaseret tabel). En gruppe medarbejdere har indvilget i at afholde kursuspræsentationer i frokostpausen. Richard har allerede oplyst datoen for og titlen på sin præsentation. Nu skal du få alle andre på listen til at gøre det samme. Hvis du er interesseret i at få mere at vide om SharePoint-produkter og teknologier, kan du finde henvisninger til oplysninger om SharePoint Services 3.0 og SharePoint Server 2007 på det oversigtskort, der er et link til sidst i kurset. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

7 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Oprette en tabel Når du vil eksportere listen med navne til dit SharePoint-websted, begynder du i Excel, hvor du skal gøre data klar til at blive eksporteret. Det gør du ved at konvertere dataene til en Excel-tabel. Derved tilføjes tabelformatering, der ændrer dataenes udseende. Endnu vigtigere lige nu er det, at det også sætter dig i stand til at eksportere data til et SharePoint- websted. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

8 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Oprette en tabel Når du vil oprette en tabel, begynder du med at placere markøren i dataene. Derefter skal du under fanen Indsæt i gruppen Tabeller klikke på Tabel. Når du klikker på OK, føjer Excel skygge til hver anden række data. Excel føjer også AutoFilter-pile til kolonnerne. Du behøver ikke bruge dem til noget. AutoFilter-pile er blot en del af alle tabeller. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

9 Hente webadressen til dit SharePoint-websted
Før du kan eksportere tabellen til et SharePoint-websted, skal du bruge webadressen (URL'en) på SharePoint- webstedet. Det er nyttigt at lægge mærke til URL-adressen, som er placeret øverst, på adresselinjen. Du behøver kun at lægge mærke til teksten før “/default.aspx”, i dette eksempel “ Hvis du ikke allerede har webstedets webadresse eller URL, kan du få den fra it-afdelingen eller en kollega. Hvis dette eksempel var til dit firma, skulle du lægge mærke til “ Vigtigt!  Du skal have tilladelse til at oprette en liste på SharePoint-webstedet for at kunne eksportere tabellen. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

10 Eksportere tabellen: Del I
Du er nu klar til at overføre tabellen til SharePoint- webstedet. På fanen Design under Tabelværktøjer, som vises, når du opretter en tabel, skal du i gruppen Eksterne tabeldata… …klikke på Eksporter… …og derefter klikke på Eksporter tabel til SharePoint-liste. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

11 Eksportere tabellen: Del II
Guiden Eksporter tabel til SharePoint- liste starter. Skriv eller indsæt URL-adressen på SharePoint-webstedet. Skriv et navn på listen, f.eks. Kursuspræsentationer. Skriv en kort beskrivelse af, hvad listen skal bruges til. Husk, at du kun har brug for teksten før “/default.aspx”, så hvis din URL-adresse er vil listens webadresse være Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

12 Eksportere tabellen: Del II
Guiden Eksporter tabel til SharePoint- liste starter. Beslut, om det senere skal være muligt at opdatere tabellen i Excel med ændringer, der er foretaget af SharePoint-listen. I så fald skal du markere afkrydsningsfeltet Opret en skrivebeskyttet forbindelse til den nye SharePoint-liste. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

13 Eksportere tabellen: Del II
Guiden Eksporter tabel til SharePoint- liste starter. Klik på Næste i dialogboksen for at kontrollere, at typen af data i hver kolonne genkendes korrekt. Klik derefter på Udfør. Excel eksporterer automatisk tabellen som en liste til SharePoint-webstedet. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

14 Se din nye liste på SharePoint-webstedet
Der vises et link til listen i dialogboksen Windows SharePoint Services. Du kan enten klikke på OK for at lukke dialogboksen eller klikke på på linket i dialogboksen for at få vist listen. Den åbnes på SharePoint-webstedet i dataarkvisning, som ligner et regneark, klar til, at alle kan føje deres oplysninger til listen. Uden at de behøver at åbne Excel! Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

15 Fortælle andre, hvor listen er
Næste skridt er at informere andre om, hvor listen findes på dit SharePoint- websted. Det kan du gøre på to måder. Send et link til listen. Du kan se listens URL-adresse på adresselinjen øverst i webbrowseren. Føje listen til linjen Hurtig start i SharePoint i venstre side af de fleste SharePoint-websteder. Bemærk i valgmulighed 1, at linket i URL-adressen omfatter ordet “lister”. Det skyldes, at listen automatisk placeres i mappen Lister på webstedet, hvor alle SharePoint-listerne gemmes. Koden “%20” i linket står for et mellemrum i en URL-adresser. Hvis du vælger valgmulighed 2, kan andre klikke på linket under Lister på linjen Hurtig start for at gå til Kursuspræsentationer. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

16 Revidere SharePoint-listen
Med listen i dataarkvisning kan alle med tilladelse til det blot skrive i de relevante områder for at tilføje deres data. Wendy kan f.eks. skrive dato og navn på sin præsentation. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

17 Opdatere data i Excel-tabel
Forstil dig, at andre nu har føjet deres oplysninger til SharePoint-listen. Du kan selvfølgelig se de reviderede data i SharePoint- listen. Hvis du vil, kan du desuden opdatere tabellen i Excel, så du  også kan se revideringerne i Excel, forudsat at du markerede afkrydsningsfeltet vedrørende en skrivebeskyttet forbindelse, da du eksporterede listen. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

18 Opdatere data i Excel-tabel
Forstil dig, at andre nu har føjet deres oplysninger til SharePoint-listen. Når du vil opdatere dataene, skal du under fanen Design under Tabelværktøjer i gruppen Eksterne tabeldata klikke på Opdater. Dataene i Excel opdateres. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

19 Opdatere data i Excel-tabel
Kan man efter at have brugt Opdater og hentet opdateringer fra en SharePoint-liste til Excel foretage ændringer i Excel og sende dem til SharePoint-listen? Det er desværre ikke muligt. Data kan kun redigeres på SharePoint-webstedet og afspejles i Excel, ikke omvendt. Eller du kan foretage ændringer i Excel og derefter eksportere tabellen som en ny SharePoint-liste med et andet navn. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

20 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Versionen er vigtig I dette kursus beskrives, hvordan du eksporterer Excel-data til en SharePoint-liste i Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007. Tingene kan se anderledes ud, hvis du bruger en tidligere version. Hvordan ser du, hvilken version du har? Spørg den person, der er ansvarlig for webstedet. Hvis du er den ansvarlige person, så spørg den person, som har konfigureret serveren, sandsynligvis en person i it-afdelingen. Tro det eller ej, det er et almindeligt spørgsmål. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

21 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Forslag til øvelser Oprette en tabel. Eksportere tabellen til et SharePoint-websted. Føje listens navn til linjen Hurtig start på SharePoint-webstedet. Revidere listens data. Opdatere Excel-tabellen. Slette SharePoint-listen. [Note til underviser: Hvis du har Microsoft Excel 2007 installeret på computeren, kan du klikke på hyperlinket i diasset og gå videre til en onlineøvelse. I øvelsen kan du arbejde med hver af disse opgaver i Excel med vejledning undervejs. Vigtigt! Hvis du ikke har Excel 2007, kan du ikke få adgang til vejledningerne til øvelserne]. Onlineøvelse (kræver Excel 2007 og adgang til et websted baseret på Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007 samt tilladelse til at oprette en liste). Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

22 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Testspørgsmål 1 Når du vil overføre data til en SharePoint-liste, er det første trin at eksportere dem. (Vælg ét svar). Sandt. Falsk. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

23 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Testspørgsmål 1: Svar Falsk. Det første trin er at oprette en tabel i Excel. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

24 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Testspørgsmål 2 Efter du har eksporteret tabellen til en SharePoint-liste, foretager du ændringer af Excel-tabellen. Du kan opdatere SharePoint-listen med disse ændringer. (Vælg ét svar). Sandt. Falsk. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

25 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Testspørgsmål 2: Svar Falsk. Du kan opdatere Excel-tabellen med ændringer fra SharePoint-listen, men ikke omvendt. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

26 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Testspørgsmål 3 Du skal have tilladelse til at oprette en SharePoint-liste. (Vælg ét svar). Sandt. Falsk. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

27 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Testspørgsmål 3: Svar Sandt. Spørg den person, som har konfigureret serveren, sandsynligvis en person i it-afdelingen. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

28 Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted
Oversigtskort En oversigt over dette kursus finder du på oversigtskortet. Dele Excel-data ved at eksportere dem til et SharePoint-websted

29 Bruge skabelonen Denne skabelon til Microsoft Office PowerPoint® indeholder kursusmateriale, der beskriver, hvordan data i Microsoft Office Excel® gøres tilgængelige for mere end én person ad gangen, ved at eksportere dem til et Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0-websted eller Office SharePoint Server 2007-websted. Skabelonen kan bruges til gruppeundervisning og tilpasses efter behov. Skabelonens indhold er baseret på Microsoft Office Online-kurset med titlen “Dele Excel-data med andre ved at eksportere dem til et SharePoint-websted”. Skabelonfunktioner Titeldias: I det første dias er der pladsholdertekst, som du kan overskrive med navnet på dit firma. Du kan også slette tekstboksen helt, hvis du ikke ønsker denne tekst. Animationer: Der anvendes brugerdefinerede animationseffekter i hele præsentationen. Det er blandt andet effekterne Kig, Stræk, Opløs og Skaktern. Alle effekter kan afspilles i tidligere versioner helt tilbage til Microsoft PowerPoint Du kan ændre animationseffekter ved at gå til menuen Diasshow, klikke på Brugerdefineret animation og bruge de viste indstillingsmuligheder. Hvis denne præsentation indeholder en Macromedia Flash-animation: Før du kan afspille Flash-filen, skal du aktivere et Microsoft ActiveX-objekt ved navn Shockwave Flash Object på computeren. Det gør du ved at hente den nyeste version af Adobe Flash Player fra Adobes websted. Advarsel om lagring af Flash-animationerne: Flash-animationerne kan afspilles i versionerne fra PowerPoint Hvis du vil gemme skabelonen i PowerPoint 2007, skal du gemme den i det tidligere PowerPoint-filformat: PowerPoint præsentation (*.ppt)  eller PowerPoint skabelon (*.pot).  (Filtyperne vises i dialogboksen Gem som ved siden af Filtype). Hvis du gemmer den i et PowerPoint 2007-filformat, f.eks. PowerPoint-præsentation (*.pptx) eller PowerPoint-skabelon(*.potx), bevares animationerne ikke i den gemte fil. Diasovergange: Overgangen Vifte nedad anvendes gennem hele showet. Hvis du foretrækker at bruge en anden overgang, skal du gå til menuen Diasshow, klikke på Diasovergang og bruge de viste indstillingsmuligheder. Hyperlinks til onlinekursus: Skabelonen indeholder hyperlinks til onlineudgaven af dette kursus. Hyperlinkene fører til de praktiske øvelser til hver lektion og til det oversigtskort, der er udgivet til dette kursus. Bemærk! Du skal have Excel 2007 installeret for at kunne få vist øvelserne og adgang til et websted baseret på Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server Hvis du ikke har Excel 2007, kan du ikke få adgang til vejledningerne til øvelserne. Sidehoveder og sidefødder: Skabelonen indeholder en sidefod med kursustitlen. Du kan ændre eller fjerne sidefødder i dialogboksen Sidehoved og sidefod (åbnes fra menuen Vis). BRUGE SKABELONEN Se noteruden, eller få vist hele notesiden (menuen eller fanen Vis), hvis du vil have mere detaljeret hjælp til skabelonen.