Informationsmøde Udbud af Biler, Esbjerg Kommune Danhostel Esbjerg den 20. august 2013

Præsentation Esbjerg Kommune Octavian Lengyel - Funktionsleder for maskiner og materiel Line Christiansen – Udbudsjurist Stine Rahr – Chef for Udbud & Indkøb Esbjerg Erhvervsudvikling Jesper Bonnén - Erhvervskonsulent

Orienteringsmøde Agenda  Formålet med dagens møde  Hvad siger reglerne?  Gennemgang af ukonditionsmæssige tilbud  Hvad skal være bedre eller anderledes i udbudsmaterialet?  Hvordan får vi de bedste tilbud fra jer?  Det fremtidige udbud – tips og ideer  Spørgsmål?  Tak for i dag

Formålet med dagens møde Orientering  Formålet er at lave bedre udbudsmaterialer, og at der opnås en bedre forståelse af udbudsmaterialer  Målet med mødet er at undgå ukonditionsmæssige tilbud  Baggrund:  2 udbud  Begge gange 4 ukonditionsmæssige tilbud  Seneste udbud • Ingen biler overholdte kravene ved afprøvningen • Afhjælpning via forhandling: o Alene 1 tilbudsgiver overholdt kravene

Formålet med dagens møde Udfordring  Det koster tid og penge for jer, og det koster for kommunen  8 medarbejdere deltog ved afprøvning  4 medarbejdere har været med til at lave udbudsmateriale, deltaget i spørgemøde, og har deltaget i forbindelse med afprøvning.  Der er brugt minimum 2 ugers arbejde hos én medarbejder på at lave tilbudsevaluering – fremsende skrivelser ved afslag – forhandling og annullation.  Ovennævnte 4 medarbejdere har været inddraget i evalueringen.  10 tilbudsgivere har brugt tid på at udarbejde tilbudsmateriale.  For minimum 5 af jer, ville dette ikke have resulteret i en kontrakt.  Kommunen fik 0 kontrakter ud af 5.

Hvad siger reglerne? Udbudsdirektivet  Offentlige myndigheder skal overholde reglerne om EU-udbud og nationale udbud  Formålet er at skabe konkurrence på lige vilkår  Dette sikres ved disse EU-retlige principper:  Gennemsigtighed  Ligebehandling

Hvad siger reglerne? Gennemsigtighed  Offentlighed om kontrakter  Anvendelse af procedurerne i direktivet  Grundlaget for udbuddet skal offentliggøres  Den offentlige myndighed er forpligtet af grundlaget

Hvad siger reglerne Ligebehandling  Er ikke at fordele kontrakterne ligeligt  Beskytte interesserne for de erhvervsdrivende  Lige vilkår i konkurrencen  Ensartede informationer og på samme tid  Varetagelse af saglige hensyn i henhold til udbudsgrundlaget  Proceduren skal overholdes – alene anvendelse af offentliggjorte kriterier  Vurdering på objektiv og ensartet grundlag  Forhandlingsforbud

Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering 2.2 Formkrav  Send ikke tilbud pr. mail  Send 1 skriftlig eksemplar  Husk elektronisk version af tilbudsliste i Excel  LUKKET forsendelse (se afsnit 2.6)  Vedlæg udfyldt bilag 2 og 4 Sådan så tilbuddene ud:  1 tilbud var afleveret i åbent chartek  1 tilbud var afleveret i ringbind (ingen kuvert)  4 tilbud havde ikke elektronisk tilbudsliste i Excel  1 havde ikke vedlagt bilag 4  2 havde ikke positivt angivet at acceptere vedståelsesfristen

Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering 2.15 Tilbudsgivers forbehold  Krav: Bilen skal leveres med vinterdæk  Ved markering af opfyldelse af krav angivet følgende:  Service aft.  Problem: Serviceaftale er en option  Krav: Vilkårene i udbudsmaterialet skal accepteres  Tilbuddet vedlagt egen serviceaftale med vilkår i strid med kravene i udbudsmaterialet.  Ikke skrevet under på at acceptere vilkårene i bilag 4  Ikke angivet i hvilket omfang denne serviceaftale skulle finde anvendelse  Henviser til at serviceaftalen er med i tilbuddet.  Problem: Alle skal behandles på samme vilkår og i henhold til udbudsgrundlaget  En havde ændret bilag 9

Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering 2.16 Udvælgelseskriterier ”Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning.” Hvad betyder det?

Hvad siger reglerne? Udbudsdirektivets art Kontrakter tildeles på grundlag af kriterierne i artikel 53 og 55 under hensyn til artikel 24, efter at de ordregivende myndigheder har undersøgt, om de økonomiske aktører, der ikke er udelukket i henhold til artikel 45 og 46, er egnede; en sådan egnethedsundersøgelse udføres i overensstemmelse med kriterierne om økonomisk og finansiel formåen, faglig og teknisk viden eller evne som omhandlet i artikel og om nødvendigt i overensstemmelse med de ikke-diskriminerende regler og kriterier, der er nævnt i stk. 3.

Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering 2.16 Udvælgelseskriterier Økonomisk og finansiel kapacitet: (art. 47) I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens seneste underskrevne årsrapport i dens fulde omfang. Såfremt tilbudsgiver er nyetableret og ikke kan medsende årsrapport, skal der medsendes en aktuel soliditetserklæring fra tilbudsgivers hovedpengeinstitut eller revisor. Det er et krav, at tilbudsgiver har positiv egenkapital. Sådan så tilbuddene ud:  1 havde ikke vedlagt noget regnskab  1 havde vedlagt et udkast  1 havde vedlagt et regnskab, som efter regnskabsåret, næppe var det seneste

Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering 2.16 Udvælgelseskriterier fortsat Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring, police eller certifikat, med en dækningssum på minimum kr. 5 mio. Sådan så tilbuddene ud:  1 havde ikke vedlagt nogen dokumentation for forsikring. Teknisk kapacitet: (art. 48) Beskrivelse af værkstedernes kvalitetssikringssystem, herunder uddannelse af personale. Sådan så tilbuddene ud:  1 havde ikke vedlagt nogen beskrivelse overhovedet  1 havde ikke nævnt noget om uddannelse  I flere tilbud, var det noget som skulle søges frem

Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering 3. Kravspecifikation  Det tilbudte skal leve op til kravene.  Husk at markere, at der leves op til kravene på tilbudslisten. Kommunen konstaterede ved afprøvningen manglende overholdelse af følgende krav:

Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering

Delaftale 2  En bil var for lang i forhold til mindstemål  2 biler overholdt ikke kravet om CD-afspiller  Dette krav var ikke fraveget for delaftale 2, (spørgsmålet angik alene delaftale 1)

Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering Delaftale 3  Annulleret da alene 1 tilbud  Dog ikke leveret med 5 døre ved afprøvning  Vi ville også her have undersøgt nærmere om airbags

Ukonditionsmæssige tilbud, bemærkninger om vurdering

Hvad skulle have været anderledes eller bedre? Kommunen starter: Afprøvning  Unødvendigt at bilen skulle modsvare kravspecifikationen fuldstændigt ved afprøvning  Især på farver, nøgle o. lign  Kommunen burde have ændret kravet om CD-afspiller for alle delaftaler

Hvad skal være anderledes eller bedre? BRING IT ON

Det fremtidige udbud – tips og ideer Hvordan får vi lavet et bedre udbud?

Spørgsmål ?

Tak for i dag

Kontakt Octavian Lengyel, Line Christiansen, Stine Rahr, Jesper Bonnén,